Doctoral Studies Coordinator

Location

France

Posted

1 day ago

Salary

0

Seniority

Mid Level

No structured requirement data.

Job Description

Doctoral Studies Coordinator

Université Sorbonne Paris Nord

Role Description Le pôle études doctorales de la direction de la recherche a pour missions d’assurer le secrétariat administratif et pédagogique du troisième cycle (doctorat et HDR), de l’inscription à la soutenance, de dispenser des formations aux doctorants et candidats à l’HDR, d’organiser les différents événements pour les doctorants et d’assurer la gestion administrative des campagnes de contrat doctoraux et des missions d’enseignement. Conseil, expertise et pilotage - Apporter son expertise dans l'analyse des dossiers études doctorales et les instruire - Proposer des solutions techniques et organisationnelles pour améliorer le fonctionnement du pôle - Représenter sa hiérarchie dans différentes réunions ou groupes de travail en interne et en externe - Suivre l'évolution de la réglementation dans le domaine des études doctorales - Apporter une aide technique et administrative aux projets et événements portés par les doctorants, les écoles doctorales - Aider à la mise en place d'une plateforme de dématérialisation des procédures liées aux études doctorales - Participer à l'élaboration du contrat quinquennal d'établissement et coordonner le volet études doctorales - Participer aux conseils des écoles doctorales et au collège des écoles doctorales - Administration fonctionnelle de la plateforme des doctorants Coordination des formations doctorales et HDR - Assister les directions adjointes des écoles doctorales dans la mise en œuvre des formations doctorales et HDR - Mettre en œuvre une offre de formation diversifiée - Elaborer, suivre et ajuster le budget des formations - Mettre en place un réseau de formateurs, recherche, recrutement et suivi des formateurs (enseignants-chercheurs et vacataires) - Instruire les dossiers des vacataires, valider les services des enseignants - Accompagner les activités de la gestionnaire des formations doctorales Gestion administrative et financière des contrats doctoraux et missions d’enseignements - Préparer les campagnes annuelles des missions d'enseignement et paramétrer Sirius - Assurer le suivi des besoins des composantes et des candidatures des doctorants pour les missions d'enseignement - Assurer la liaison avec les différentes composantes et référents des doctorants contractuels avec mission d'enseignement - Préparer les dossiers pour les commissions de recrutement - Participer aux commissions de recrutement et assurer le suivi des affectations - Transmettre les informations et dossiers à la direction des ressources humaines pour établir les contrats, les avenants aux contrats - Prendre en charge les conventions relatives aux contrats doctoraux - Assurer un suivi administratif et financier des contrats doctoraux, des missions d'enseignement et des modalités de reversement - Alimenter un tableau de suivi des contrats doctoraux - Référente de la partie missions d'enseignements de Sirius Qualifications - Connaissance de l’environnement professionnel (enseignement supérieur et recherche) - Organisation d’une unité de recherche - Structures de l’établissement - Appliquer la règlementation applicable au domaine et respecter les procédures, suivre l’évolution de la réglementation comptable et financière et des techniques comptables - Savoir définir des indicateurs, élaborer des tableaux de bord, savoir analyser les résultats - Savoir rendre accessible les documents présentés selon le public destinataire - Connaissance des infrastructures de recherche nationales et européennes - Savoir animer et encadrer une équipe, prévenir et gérer les conflits ou situations complexes - Organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure - Savoir utiliser les logiciels de bureautique et les outils du domaine d’activité (Sifac) - Planifier les activités et les échéances - Maîtriser les techniques de communication écrite et orale - Réaliser des synthèses, rédiger des rapports et des documents - Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires - Maîtriser un ensemble de règles et de procédures en gestion administrative et financière Requirements - Diplomatie et qualités relationnelles - Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe - Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique - Excellentes capacités en management et communication - Avoir un sens de l'analyse et être force de proposition - Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail - Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées Location Localisation : 99 Avenue Jean Baptiste Clément 93430 Villetaneuse Application Elements Documents à transmettre : Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

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