Université Sorbonne Paris Nord

Role Description Le pôle études doctorales de la direction de la recherche a pour missions d’assurer le secrétariat administratif et pédagogique du troisième cycle (doctorat et HDR), de l’inscription à la soutenance, de dispenser des formations aux doctorants et candidats à l’HDR, d’organiser les différents événements pour les doctorants et d’assurer la gestion administrative des campagnes de contrat doctoraux et des missions d’enseignement. Conseil, expertise et pilotage - Apporter son expertise dans l'analyse des dossiers études doctorales et les instruire - Proposer des solutions techniques et organisationnelles pour améliorer le fonctionnement du pôle - Représenter sa hiérarchie dans différentes réunions ou groupes de travail en interne et en externe - Suivre l'évolution de la réglementation dans le domaine des études doctorales - Apporter une aide technique et administrative aux projets et événements portés par les doctorants, les écoles doctorales - Aider à la mise en place d'une plateforme de dématérialisation des procédures liées aux études doctorales - Participer à l'élaboration du contrat quinquennal d'établissement et coordonner le volet études doctorales - Participer aux conseils des écoles doctorales et au collège des écoles doctorales - Administration fonctionnelle de la plateforme des doctorants Coordination des formations doctorales et HDR - Assister les directions adjointes des écoles doctorales dans la mise en œuvre des formations doctorales et HDR - Mettre en œuvre une offre de formation diversifiée - Elaborer, suivre et ajuster le budget des formations - Mettre en place un réseau de formateurs, recherche, recrutement et suivi des formateurs (enseignants-chercheurs et vacataires) - Instruire les dossiers des vacataires, valider les services des enseignants - Accompagner les activités de la gestionnaire des formations doctorales Gestion administrative et financière des contrats doctoraux et missions d’enseignements - Préparer les campagnes annuelles des missions d'enseignement et paramétrer Sirius - Assurer le suivi des besoins des composantes et des candidatures des doctorants pour les missions d'enseignement - Assurer la liaison avec les différentes composantes et référents des doctorants contractuels avec mission d'enseignement - Préparer les dossiers pour les commissions de recrutement - Participer aux commissions de recrutement et assurer le suivi des affectations - Transmettre les informations et dossiers à la direction des ressources humaines pour établir les contrats, les avenants aux contrats - Prendre en charge les conventions relatives aux contrats doctoraux - Assurer un suivi administratif et financier des contrats doctoraux, des missions d'enseignement et des modalités de reversement - Alimenter un tableau de suivi des contrats doctoraux - Référente de la partie missions d'enseignements de Sirius Qualifications - Connaissance de l’environnement professionnel (enseignement supérieur et recherche) - Organisation d’une unité de recherche - Structures de l’établissement - Appliquer la règlementation applicable au domaine et respecter les procédures, suivre l’évolution de la réglementation comptable et financière et des techniques comptables - Savoir définir des indicateurs, élaborer des tableaux de bord, savoir analyser les résultats - Savoir rendre accessible les documents présentés selon le public destinataire - Connaissance des infrastructures de recherche nationales et européennes - Savoir animer et encadrer une équipe, prévenir et gérer les conflits ou situations complexes - Organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure - Savoir utiliser les logiciels de bureautique et les outils du domaine d’activité (Sifac) - Planifier les activités et les échéances - Maîtriser les techniques de communication écrite et orale - Réaliser des synthèses, rédiger des rapports et des documents - Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires - Maîtriser un ensemble de règles et de procédures en gestion administrative et financière Requirements - Diplomatie et qualités relationnelles - Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe - Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique - Excellentes capacités en management et communication - Avoir un sens de l'analyse et être force de proposition - Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail - Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées Location Localisation : 99 Avenue Jean Baptiste Clément 93430 Villetaneuse Application Elements Documents à transmettre : Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

Role Description - Soutenir la responsable sur les missions de scolarité et de planning - Gérer les réservations des équipements informatiques pour les enseignants et les étudiants en situation de handicap - Fournir un soutien administratif aux secrétariats pédagogiques - Accueillir et informer les usagers Scolarité : Sous la responsabilité de la responsable de la scolarité et du planning : - Suivre les modifications et les annulations d'inscriptions ainsi que les demandes de transferts départ - Assurer le suivi des campagnes de recrutement via E-candidat et Etudes en France pour les étudiants étrangers - Gérer les candidatures spontanées Planning : Sous la responsabilité de la responsable de la scolarité et du planning : - Affecter les salles sur HyperPlanning en binôme avec la responsable - Attribuer les badges invités et les cartes professionnelles - Gérer les droits sur Matrix Logistique : - Réserver, vérifier et mettre à disposition le matériel informatique pour les étudiants en situation de handicap - Réserver le matériel (vidéoprojecteurs, PC, etc.) pour les enseignants et le mettre à leur disposition - Gestion des salles de cours, et de celles dédiées aux enseignants et aux vacataires (casiers, photocopieurs, affichages…) En collaboration avec l’assistante de direction : - Gérer et distribuer le matériel nécessaire pour les examens (copies d’examens, brouillons, clés USB, fournitures diverses) - Gérer et distribuer les fournitures annuelles Pédagogie : - Apporter un soutien aux secrétariats pédagogiques au besoin (saisie de notes, planification, organisation des examens...) Accueillir et informer les usagers : - Accueillir physiquement les étudiants et les enseignants - Renseigner les usagers - Répondre aux demandes (téléphone, courriel, courrier postal) Outils spécifiques à l’activité : Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée, E-candidat, HyperPlanning, Etudes en France, Matrix et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Mozilla, Thunderbird, Teams… Poste à pourvoir au 1er septembre 2026. Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD). Rémunération grille contractuels B = 1568 euros net/mois. Télétravail possible à partir de 6 mois d'ancienneté sur le poste. Qualifications - Connaître le fonctionnement de l’enseignement supérieur - Connaître les règles de scolarité - Avoir une connaissance générale de la gestion administrative - Avoir une connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion administrative de la fonction publique Requirements - Maîtriser l’expression écrite et orale ainsi que les techniques d’accueil - Savoir rechercher l’information et la transmettre - Maîtriser les outils bureautiques (Word et Excel) ainsi que les applications informatiques de gestion pédagogique (Apogée, HyperPlanning, E-candidat Moodle…) - Avoir le sens des relations avec le public (savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise) - Avoir l’esprit d’équipe en sachant s’impliquer dans un travail de groupe - Savoir être rigoureux et méthodique, disponible dans les moments de pointe - Savoir respecter la confidentialité - Savoir prendre des initiatives - Savoir travailler en autonomie Location Localisation : 99 Avenue Jean Baptiste Clément 93430 Villetaneuse Application Elements Documents à transmettre : Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.