• Manage complex executive diaries, prioritising competing demands and deadlines • Arrange all travel, accommodation and detailed itineraries for senior leaders • Prepare high-quality board packs, executive reports and presentations • Screen, draft and manage sensitive executive correspondence with full discretion • Organise company events, off-sites and board meetings to the highest standard • Act as key point of contact between executives and internal and external stakeholders

• Coordinate and manage scheduling to ensure smooth daily operations. • Handle incoming customer service calls as a primary responsibility, providing timely and professional support. • Lead collections efforts, serving as the primary point of responsibility for outstanding accounts. • Perform bookkeeping duties, including recording invoices, processing requisitions, and preparing monthly financial reports. • Prepare and generate accurate estimates (training will be provided). • Manage daily administrative tasks and handle basic intake tasks. • Prepare reports and conduct research as needed. • Keep daily operations organized and running efficiently. • Draft, edit, and proofread emails, documents, and presentations. • Manage communication, including answering calls, and performing follow-ups. • Maintain and update contact lists and databases. • Assist in organizing virtual events and team meetings if necessary. • Track deadlines and ensure timely completion of tasks and projects. • Provide reminders and status updates to team members and stakeholders. • Assist with travel arrangements, when required. • Help identify and implement process improvements to enhance team efficiency. • Perform general administrative and data-related tasks as needed. • Perform other tasks related to the position.

Title: Senior executive Assistant Location: Seattle, WA Job Description: The Senior Executive Assistant provides high-level administrative support to senior executives, ensuring seamless daily operations in a fast-paced, high-demand environment. This role manages complex calendars, prioritizes competing requests, coordinates executive meetings and events, and serves as a key liaison between leadership and internal/external stakeholders. Key Responsibilities: - Manage and prioritize complex executive calendars and scheduling logistics - Coordinate high-volume meetings, prepare agendas and materials, and track action items - Handle confidential information with discretion and professionalism - Draft, proofread, and edit executive correspondence and reports - Anticipate needs, resolve scheduling conflicts, and adapt to last-minute changes - Support special projects, event planning, and cross-functional initiatives Qualifications: - 5+ years of experience supporting senior or executive-level leadership - Strong organizational, communication, and problem-solving skills - Ability to manage multiple priorities under tight deadlines - Proficiency in Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint) This role requires exceptional judgment, attention to detail, and the ability to operate independently while maintaining executive alignment and confidentiality. Location: Downtown Seattle (Hybrid) Duration: 2 months Pay: $42.94 per hour

Role Description Du bist die rechte Hand und der Sparringspartner für unser (Founder) Team. In dieser herausfordernden und abwechslungsreichen Position unterstützt Du proaktiv die Geschäftsführung und das Team bei strategischen Aufgabenstellungen sowie in allen Bereichen des operativen Tagesgeschäfts. - Du übernimmst und steuerst eigenständige Projekte (Schwerpunkt unser 3 jähriges Förderprojekt). - Du führst die verwaltungstechnische Projektkoordination und -kommunikation mit Projektpartnern durch. - Du bist für die Steuerung und das Controlling des Förderprojektes verantwortlich. - Du erstellst Zwischenberichte und die Budgetplanung. - Du übernimmst die Terminplanung und Reisemanagement für interne und externe Teilnehmer*innen. - Du verwaltest Partnerschaften auf operativer und strategischer Ebene. Qualifications - Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung oder ein Studium im kaufmännischen Bereich. - Du hast erste Erfahrungen in der Administration von Forschungsprojekten und im Projektcontrolling. - Du arbeitest gerne selbstständig und bist dabei hochgradig ergebnisorientiert. - Du bist energetisch und suchst keine Position zum Verwalten, sondern möchtest selbst gestalten! - Durch die tägliche Anwendung bist du routiniert im Umgang mit Microsoft Office, Slack, Google Suite, etc. - Idealerweise hast du erste relevante Berufserfahrung im Bereich der strategischen Unternehmensentwicklung, in der Beratung, Workation/Coworking, Community Building, Startup als GründerIn oder Venture Capital. Benefits - Du spielst eine Schlüsselrolle für den Erfolg der nächsten Generation von erfolgreichen Startups. - Du entwickelst mit uns ein erstklassiges Netzwerk von Organisationen und Personen in der Startup-Welt. - Wir setzen auf kurze Kommunikationswege, ein offenes Miteinander, arbeiten eng und motiviert an gemeinsamen Zielen und wachsen täglich über uns hinaus. Sei dabei und gestalte die Arbeitskultur aktiv mit. - Eigenverantwortung mit spürbarem Impact für neue Ventures und Geschäftsmodelle. - Du kommst in den Genuss langfristiger persönlicher Entwicklungsmöglichkeiten und einer fairen Vergütung.