Role Description You'll be the operational backbone of a growing company. Think of this as a COO-in-training — you'll own the internal functions that let a services firm run cleanly while the founder and delivery team focus on clients and product. You'll be hands-on across: - Finance - HR - IT administration - Contracts - Compliance - AI-enabled process automation You will be expected to take full ownership of these departments. This role is different from traditional ops. You'll work alongside AI agents that automate key business processes. Your job is to orchestrate those agents, set quality thresholds, and serve as the human approval gate. The workflows you build will directly inform the operational methodology we sell to clients. Qualifications - Master's degree in Business Administration, Finance, Information Systems, Operations Management, or a related field - 2–4 years of professional experience in operations, finance, or a generalist business role - Hands-on experience with at least three of the six areas: Finance, HR, IT Admin, Business Ops, Compliance, AI-Enabled Operations - Prior experience in a technology company or professional services firm (agency, consultancy, or similar) - Comfort using AI tools in professional work - Strong written communication skills - Comfort with ambiguity Requirements - Experience at a company under 50 employees where you wore multiple hats - Familiarity with identity and access management concepts (SSO, RBAC, least-privilege) - Exposure to compliance frameworks (SOC 2, ISO 27001, or similar) - Experience with contract management or working alongside legal counsel - Familiarity with modern business tools (accounting software, HRIS platforms, project management) What you'll do - Finance - Accounts payable/receivable, invoicing, expense management - Monthly financial close and reporting (working with our external accountant) - Cash flow forecasting, budget tracking, and financial modeling - Vendor payment management and contract terms - Human Resources - Onboarding and offboarding employees and contractors - Maintaining employee records, policies, and handbooks - Benefits administration and compliance with employment law - Coordinating with employment counsel on contracts and agreements - IT Administration - Managing employee access across software systems (SSO, identity management, access provisioning and deprovisioning) - Clean user lifecycle management — right access on day one, full revocation on departure - IT procurement (hardware, licenses) and system/subscription inventory - General Business Operations - Contract management — NDAs, MSAs, SOWs, vendor agreements - Vendor evaluation, negotiation, and relationship management - Insurance, corporate filings, and regulatory compliance - Developing and maintaining internal policies (information security, data handling, incident response) - Compliance & Security Posture - Maintaining security policies and ensuring they're followed — not just documented - Access reviews, security awareness, and incident response coordination - Building a compliance program appropriate for a company that handles client infrastructure and data - AI-Enabled Operations - Orchestrate AI agents that automate business processes — invoicing, access provisioning, compliance checks, contract review - Define workflows, set quality thresholds, review outputs at approval gates, escalate when judgment is needed - Continuously improve the processes AI agents automate — the workflows you build inform the methodology we sell to clients

Role Description Durch Digitalisierung und Automatisierung bringen wir das Backoffice unserer Kunden auf Vordermann. Du willst digitale Systeme nicht nur nutzen, sondern wirklich durchdringen, einrichten, optimieren und zum Laufen bringen? Dann bist du bei uns genau richtig. Office Management & Consulting Sabine Zay ist ein innovatives, zu 100 % digitales Unternehmen. Wir sind das Expertenteam für ein effizientes, strukturiertes und voll digitalisiertes Backoffice mit Fokus auf digitale Buchhaltung, Automatisierung und Prozessoptimierung. Unsere Kunden – Unternehmer und Selbstständige – verlassen sich darauf, dass ihre Systeme funktionieren. Und genau dabei brauchst du uns Unterstützung. Die gesamte Kommunikation findet bei uns über Online-Meetings und Dokumentation innerhalb verschiedener Systeme statt, um den Informationsfluss zwischen den Mitarbeitenden zu gewährleisten. Wir suchen dich: Unser Team wächst, daher suchen wir DICH. - Du findest dich schnell in neue Tools ein. - Du hast keine Scheu vor technischen Einstellungen. - Du weißt, wie man Prozesse sauber dokumentiert. - Du verstehst, warum ein Prozess so aufgebaut ist, wie er aufgebaut ist und nicht nur, wie man ihn bedient. - Vielleicht kommst du aus der Büroorganisation oder dem kaufmännischen Bereich. - Vielleicht bist du einfach der Mensch im Bekanntenkreis, den alle fragen, wenn etwas mit dem Computer nicht klappt. - Uns ist egal woher du kommst. Für uns zählt, dass du denkst bevor du klickst, sauber dokumentierst und wirtschaftliche Zusammenhänge verstehst. Ab sofort, 100 % remote, Teilzeit mit flexibler Zeiteinteilung. Qualifications - Nachweisliche Erfahrung im Umgang mit digitalen Tools und SaaS-Anwendungen. - Verständnis wirtschaftlicher Zusammenhänge. - Sicherer Umgang mit CSV-Dateien und tabellarischen Daten. - Eigenverantwortliches, strukturiertes Arbeiten und sorgfältige Dokumentation. - Fähigkeit, Abläufe und Einstellungen verständlich zu erklären, schriftlich wie mündlich. - Bereitschaft, zu 100 % digital zu arbeiten, ohne Papier, ohne Ausnahme. - Erfahrung mit Tools wie Make, Zapier, Lexware Office, Invoice Fetcher o. ä. ist ein Plus, aber kein Muss. Requirements - Du richtest digitale Tools und Systeme für unsere Kunden ein. - Du richtest Schnittstellen zwischen Marktplätzen, Middleware und Buchhaltungssystemen ein und betreust sie laufend. - Du pflegst und optimierst unsere internen Systeme. - Du erstellst und pflegst Anleitungen und Dokumentationen. - Du übernimmst Support-Aufgaben für Kunden rund um ihre eingesetzten Tools. - Du bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung unserer internen Prozesse und Systemlandschaft ein. Benefits - Spannende und vielseitige Aufgaben mit Eigenverantwortung und kurzen Abstimmungswegen. - 100 % remote – Du arbeitest komplett ortsunabhängig innerhalb Deutschlands. - Flexible Arbeitszeiten, die du mitgestalten kannst – inkl. der Möglichkeit zum Freizeitausgleich. - Vielfältige Fortbildungs- und Qualifizierungsangebote. - Arbeitsmittel (Laptop, Diensthandy) werden dir zur Verfügung gestellt. - Wir arbeiten zu 100% digital, ohne Papier. - Moderne Software zur Dokumentation von Aufgaben wird genutzt. - Vorteile von Remote-Arbeit und Zugang zu Informationen für alle. Company Description Office Management & Consulting Sabine Zay ist ein innovatives, zu 100 % digitales Unternehmen. Wir sind das Expertenteam für ein effizientes, strukturiertes und voll digitalisiertes Backoffice – mit besonderem Fokus auf digitale Buchhaltung, Automatisierung und Prozessoptimierung. Unsere Zielgruppe: Unternehmer:innen und Selbstständige, insbesondere aus dem E-Commerce.

Role Description This role is a Remote Role: This is a fully remote position. Candidates may work from anywhere within the Andalucia area with occasional travel to the rest of the countries. Position Overview: - Generar y detectar oportunidades de venta en nuestros clientes a través de la formación en productos, servicios y técnicas. - Realizar demostraciones, presentaciones y cursos que se desarrollan como parte de la estrategia de marca / canal / cliente. - Dar apoyo al equipo de freelances responsables de impartir formación para la compañía. Major Duties - Crear, organizar e impartir cursos In Salón, In Academy y Online, con el objetivo de formar y generar oportunidades de venta. - Promover nuestra marca y dar a conocerla en nuestros retailers. - Conocer y dominar teóricamente y en la práctica todos los productos del porfolio. - Formación a Clientes y Business Coach en todas nuestras marcas. - Asesorar y formar a los clientes en torno a la estrategia: “Customer Beauty Experience” (Protocolos, Método de Consulta, Diagnóstico, Servicios, Rutinas y Rituales, etc). - Gestiones administrativas de organización de cursos, reserva de salas, reporte, agenda, solución de dudas, viajes, etc. - Realizar presentaciones en público; a clientes, prospectos y/o equipo comercial. - Manejo de redes sociales y skills digitales en el desarrollo de contenidos e implementación de formación online. - Apoyar a los Business Coach / Area Managers en el proceso de captación de un cliente. Puesta en marcha. - Coordinación y colaboración con Trade Marketing para planes específicos ligados a la estrategia de clientes o canal. - Capacidad de detectar nuevas oportunidades de ampliar las marcas/productos que no se trabajan y generar venta adicional. - Gestionar correctamente las dudas, problemas y quejas tanto de clientes internos como externos. - Reportar a Marketing incidencias para proceder a incluirlo en el proceso de “Quality Notifications”. - Realización y/o supervisión del cuestionario de cosmetovigilancia en caso de ser necesario. - Representación del departamento de Educación en reuniones o actos con clientes y/o marketing internacional. - Apoyo a la innovación y coordinación con Marketing en la preparación de lanzamiento de nuevos productos: testación, argumentación comercial y presentaciones. Creación de contenidos atractivos, comparativas. - Dominio, uso particular y training a Clientes y Business Coach en la plataforma de Educación #AlwaysON. Experience - Experiencia previa de al menos 5 años como peluquero. - Al menos 2 años de experiencia en funciones de asesoramiento en productos de peluquería. - Experiencia y manejo de redes sociales. - Experiencia previa como formador, con capacidades comunicativas. - Conocimiento elevado en colorimetría capilar, tricología y diagnóstico. Knowledge, Skills, & Abilities - Disponibilidad para viajar más del 90% del tiempo por todo el territorio nacional. - Orientación al cliente, orientación a resultados, capacidad comunicativa. - Capacidad de trabajo en equipo. - Carnet de conducir B1. - Nivel de inglés medio. Education - Grado superior de peluquería. Key Interfaces - Business Coach. - Area Managers. - Education Team. - Marketing Managers.

• Report to the Supervisor of Operation Specialist and work closely with Avantor’s Lab and Production Services professionals to serve customers by performing customized, mission-based lab work and research protocols. • Support multiple facilities and/or customers in a strategic geographic area. • Act as a backup to other territories and may require travel outside of the designated territory. • Coordinates and leads team efforts and performs work related to customer requirements. • Works closely with management to complete projects such as Standard Operating Procedures, Scopes of Work, and other assorted tasks, along with direct customer interfacing relative to job functions. • Interfaces directly with customer Point-of-Contact, purchasing directors, facility directors, and plant managers etc. to procure lab supplies and materials. • Utilizes Avantor and customer computer systems: SAP, Inventory Manager, Chemical Manager, and/or other customer-specific applications. • Trains Avantor Lab and Production Services associates on all service offerings. • Provides SAP Support (Full customer services, credit rebills, and invoice scrubbing). • Modifies and maintains quality metrics and key performance indicators. • Manages a budget related to expense reports. • Meets revenue, TOE, safety, performance, and quality goals and objectives. • Creates programs for enhanced service efficiencies. • Perform other duties as assigned.