• Own delivery operations at a fast-growing UK content agency • run the weekly control sheet • coordinate editors, shooters, account managers, and support staff • assign and rebalance work • chase blockers aggressively • enforce deadlines • spot operational risks before clients feel them • make sure work is moving every single day • Build and own the weekly delivery control sheet across all active clients • Turn shoots, footage, client requests, and internal discussions into clear actions fast • Enforce deadlines and follow up aggressively when work is slipping • Identify blockers early and make sure every blocker has an owner and next action • Keep work flowing across clipping, editing, approvals, revisions, and delivery • Run operational and production allocation meetings with clarity and control • Maintain operational hygiene across boards, folders, workflows, and production tracking • Reduce chaos, confusion, bottlenecks, and reactive firefighting as the company scales

• Provide administrative support for insurance operations and client services • Maintain and update policy records, client information, and operational documentation • Process insurance-related documentation, applications, and policy updates • Coordinate communication between clients, carriers, and internal departments • Monitor operational workflows to ensure timely processing and compliance • Assist with reporting, data entry, and record management tasks • Respond to client inquiries and resolve administrative issues professionally • Track deadlines, renewals, and outstanding documentation requirements • Support process improvement initiatives and operational efficiency • Ensure compliance with company policies and industry regulations

Role Description Als Admin & Operations Manager bist du Teil unserer Special Forces. Deine Mission: Du sorgst dafür, dass das gesamte lovelifepassport-Ökosystem reibungslos läuft. Du bist der Architekt unserer betriebssicheren Automatisierungen und Datenflüsse, der interne Prozesse vereinfacht und sicherstellt, dass die Datenqualität immer stimmt. DEINE MISSION BEI UNS: - Du bist der Architekt unserer Airtable-Datenbank. - Von der Konzeption neuer Datenmodelle und Dashboards über die Automatisierung von Prozessen bis hin zur Sicherstellung der Performance – du stellst sicher, dass unser zentrales System reibungslos und effizient funktioniert. - Du baust und pflegst komplexe Automatisierungsszenarien (z.B. mit Make oder Zapier), die unsere Prozesse miteinander verbinden. - Du überwachst diese aktiv, behebst Fehler und sorgst dafür, dass alle Abläufe fehlerfrei laufen. - Datenanalyse & Insights: Du verantwortest die Erstellung und Pflege von Dashboards, die unsere wichtigsten Kennzahlen (KPIs) visualisieren. - Du stellst sicher, dass alle unsere Systeme und Tools (z.B. Stripe, Google Workspace, Slack) nahtlos miteinander kommunizieren. - Du überwachst die Schnittstellen und sorgst dafür, dass unsere Technologie reibungslos ineinandergreift. - Qualitätssicherung & Dokumentation: Du erstellst und pflegst klare Anleitungen (SOPs) und Change-Logs, um unsere Prozesse nachvollziehbar zu machen. - Nach wichtigen Vorfällen erstellst du Postmortems und informierst Stakeholder über alle relevanten Änderungen. - Du verwaltest die Zugriffsrechte und Rollen unserer Teammitglieder. - Du sorgst dafür, dass das On- und Offboarding sicher und reibungslos verläuft und alle unsere Prozesse den grundlegenden DSGVO-Standards entsprechen. Qualifications - Du bist ein Profi im Umgang mit Airtable. - Du kennst dich mit komplexen Datenmodellen aus (Links, Lookups, Rollups) und bist in der Lage, Interfaces, Automatisierungen und Skripte zu erstellen. - Du beherrschst Tools wie Make (oder Zapier) im Schlaf. - Du hast Erfahrung mit Power BI und bringst Kenntnisse in Datenmodellierung, DAX und Deployment mit. - Du verstehst die Grundlagen von APIs (REST, Webhooks) und kannst einfache Skripte in JavaScript oder TypeScript schreiben. - Du hast außerdem Erfahrung mit den Admin-Basics von Google Workspace und Slack und weißt, wie man Git zur Versionsverwaltung nutzt. - Du hast ein tiefes Verständnis für saubere Dokumentation und übernimmst die volle Ownership für deine Projekte. - Du arbeitest selbstständig und kommunizierst schnell und präzise. - Kenntnisse in Python/SQL, Retool/Streamlit, GCP/Azure-Basics, Monitoring (Statuspage, UptimeRobot), CAPI/Pixels, von Vorteil. - Wir setzen mindestens Deutschkenntnisse auf C1-Niveau voraus. Benefits - 🏝️ Work from anywhere | Wir sind ein globales Remote-Team, das Freiheit lebt und Ergebnisse liefert. - 🚀 Individuelle Wachstumspläne | Bei uns bekommst du keinen Job, sondern eine Karriere, die dich challengt. - 🎯 High-Performance durch OKRs & KPIs | Du misst dich an klaren Zielen, nicht an Anwesenheit. - 🌍 Unlimited Vacation Policy | Volle Freiheit, solange du deine Ergebnisse bringst. - ☀️ Exklusive Team Retreats | Wir bringen das Remote-Team regelmäßig an inspirierenden Orte zusammen. - ⚡ Workshops & Sparring auf Top-Level | Direkten Zugang zu Gründern mit 35 Mio. € Track Record. - 🔥 Radikales Teamgefühl | Wir feiern Erfolge, challengen uns gegenseitig und wachsen gemeinsam. - 💎 Ownership statt Hierarchie | Deine Ideen zählen mehr als dein Titel. - 🌐 Expert Access | Regelmäßige Sessions mit internationalen Expert:innen zu Themen wie Business, Reisen & Leben im Ausland – Wachstum geht nämlich über die Arbeit hinaus.

• Lead the development and execution of the commercial operations strategy aligned with corporate and commercial objectives. • Build and operationalize launch readiness plans to support the company’s first and future product launches. • Partner with Commercial leadership to support annual brand planning, strategic planning, and long-range commercial forecasting. • Ensure operational readiness across sales, marketing, market access, patient services, and analytics functions. • Establish scalable infrastructure, processes, governance, and KPIs to support commercial growth. • Design and optimize field force infrastructure including territory alignment, targeting, call planning, deployment strategy, and performance management. • Lead incentive compensation design and administration while ensuring compliance and alignment with business objectives. • Oversee CRM systems, commercial platforms, dashboards, and reporting tools to support field execution and customer engagement. • Develop sales enablement capabilities and operational processes to maximize field effectiveness and customer experience. • Build and lead commercial analytics capabilities including forecasting, market research, competitive intelligence, and performance reporting. • Establish executive dashboards and reporting processes to support data-driven decision making. • Oversee implementation and optimization of commercial systems and technologies, including CRM, data warehouses, analytics platforms, and digital engagement tools. • Ensure strong data governance, operational efficiency, and business continuity across commercial systems and processes. • Serve as a strategic partner to the Chief Commercial Officer and Commercial Leadership Team.