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Operations & Procurement Manager
Location
United States
Posted
49 days ago
Salary
0
Seniority
Senior
Job Description
Operations & Procurement Manager
The Hello Team
• Oversee the execution of multiple interior design projects from concept through completion • Manage project timelines, procurement, vendor coordination, and client communication • Act as the central point of coordination across drafters, contractors, vendors, and internal teams • Oversee purchasing, financial tracking, and logistics while maintaining accurate documentation and systems • Enable the Lead Designer/CEO to focus on creative work by taking ownership of operational, administrative, and communication tasks • Create and manage purchase orders; track deposits, balances, invoices, collections, and due dates • Coordinate freight, receiving warehouses, deliveries, and installation logistics • Manage vendor relationships to ensure responsiveness, alignment, and professionalism • Act as the primary point of contact: manage calls, messages, WhatsApp, and forwarded phone line • Provide client updates, send proposals, and handle new client intake
Job Requirements
- Proficient level of English (written and spoken)
- Proficient level of Spanish (written and spoken) highly preferred
- Strong communicator, confident working with clients, teams, vendors, and contractors
- Experience in project management, client success, operations, procurement, logistics, or similar roles
- Proficiency in QuickBooks, with solid numerical and tech capability
- Proficiency with Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) and Google Sheets
- Interior design firm experience is strongly preferred
- Purchasing/procurement experience highly preferred
- Familiarity with design platforms (Studio Designer, Design Files, Materio) is a plus
- Ability to work independently, manage multiple projects, and protect leadership time
- Comfortable with standard business tools, including email, spreadsheets, and document management
- Experience with task and project management tools (e.g., Asana, Trello, Monday.com) to track tasks, deadlines, and workflows is a plus
- Out-of-the-box thinker, proactive, assertive, and accountable with strong follow-up skills
- Calm under pressure with the ability to prioritize in a fast-paced environment
- Ability to make sound operational decisions
- Highly organized, adaptable, detail-oriented, and systems-minded
- Strong ownership of project details, including budgets, vendor status, approvals, and deliverables
- Ability to work U.S. Eastern Time (New York) business hours and adapt to business needs
- Interested in long-term career opportunities
- Reliable computer (Windows 10 or newer), two monitors, and stable high-speed internet
Benefits
- 100% remote work
- Great work environment with potential for growth
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Purchasing Associate
Fresh PrintsAmerica's fastest growing collegiate custom apparel company six years in a row.
• Respond to product sourcing requests from the sales team, finding the best possible options across domestic suppliers and overseas manufacturers • Evaluate recommendations not just on availability and price, but on product fit • Build and maintain a supplier knowledge base • Conduct regular market research, studying brands, trends, and retail aesthetics • Identify recurring product gaps • Document sourcing knowledge • Support outreach to new overseas manufacturers and domestic suppliers
Role Description Du hast Lust, hinter die Kulissen eines dynamischen Scale-ups zu blicken und einen echten Beitrag zum Ausbau unserer zentralen Services zu leisten? Dann bist du bei uns genau richtig. Als Werkstudent*in im Shared Services Team unterstützt du uns bei operativen Prozessen, übernimmst eigene Aufgabenbereiche und lernst, wie zentrale Services in einem wachsenden Unternehmen gestaltet und optimiert werden. - Operations: Unterstützung bei der operativen Abwicklung unserer Shared Services (z. B. zentrale Fahrzeugbeschaffung und -verwaltung, Einkauf von B&C-Artikeln). - Optimierung: Eigenständige Abstimmung mit internen Stakeholdern (unsere Standorte) und externen Partnern (Lieferanten, Geschäftspartner) zur Weiterentwicklung unserer Services. - Reporting & Analysen: Erstellung von Preisvergleichen, Vorbereitung von Lieferantenverhandlungen sowie Unterstützung bei Reportings und Auswertungen. - Ad-hoc-Themen: Übernahme kleiner eigener Projekte und vielseitigen Aufgaben wie Recherchen oder die Aufbereitung von Präsentationen. Qualifications - Du bist noch mindestens zwei Semester an einer deutschen Hochschule im Studiengang BWL, Wirtschaftsingenieurwesen o.ä. immatrikuliert. - Du kannst uns ab dem 1. Mai 6-12 Monate Vollzeit im Rahmen eines Praktikums oder als Werkstudent für 15-20 Stunden pro Woche unterstützen. - Erste praktische Erfahrungen im Einkauf, Projektmanagement oder einer ähnlichen Rolle sind von Vorteil. - Strukturiertes, sorgfältiges und selbstständiges Arbeiten. - Sicher im Umgang mit MS Office und Google Suite, schnelle Auffassungsgabe bei neuen Tools. Benefits - Du hast die Möglichkeit in unseren brandneuen Büros in der Hamburger Innenstadt, Berlin & München zu arbeiten und/oder remote. - Nutze dein technisches Equipment auch abseits der Arbeit in deiner Freizeit. - Du bist Teil eines schnell wachsenden Unternehmens mit viel Entwicklungspotenzial, wo du eigenständig etwas aufbauen kannst und deinen Impact spürst. - Bewege dich in flachen Hierarchien, übernimm schon während deiner Einarbeitung Verantwortung und arbeite direkt mit Teilen des Managements zusammen. - Mit deiner Arbeit unterstützt du den Megatrend “Energie- und Mobilitätswende” und leistest einen konkreten Beitrag zum nachhaltigen Umbau unserer Energie-Infrastruktur. - Sei aktiv und nutze das Angebot von über 7.600 Sportpartnern mit dem EGYM-Wellpass. - Ob Citybike oder E-Bike – mit unserem Jobrad-Leasing bleibst du flexibel und bist umweltfreundlich unterwegs. - Profitiere von Benefits & Rabatten durch Futurebens. Company Description Bei 1KOMMA5° bauen wir Europas führende Energie-Software-Plattform “Heartbeat” und schaffen so ein virtuelles Kraftwerk, das Photovoltaik, Stromspeicher, Wärmepumpen und Ladesäulen der Kunden verknüpft und so die Rentabilität vernetzter Kundenanlagen deutlich erhöht. Wir bieten Kunden zudem einen "One-Stop-Shop" für den Kauf und die Installation individueller und intelligenter Energie-Systemlösungen, damit jeder Haushalt schnell und professionell klimaneutral wohnen, heizen und mobil sein kann. Gleichzeitig arbeiten wir in unserer Technologie-Sparte an der Weiterentwicklung und dem Ausbau der Heartbeat-Software, um Kunden weltweit mit dem Strommarkt zu vernetzen und so immer den günstigsten und saubersten Stromtarif anbieten zu können.
**What You'll Do:** - Manage the end-to-end lifecycle of global logistics service providers (LSPs), including sourcing, onboarding, performance management, and contract termination - Identify and source new warehouse facilities and logistics partners aligned with business growth and operational requirements - Lead RFIs/RFQs, rate negotiations, and annual re-negotiations to ensure cost-efficiency, service quality, and supply security - Develop and manage supplier contracts, pricing structures, and procurement frameworks in line with company policies and regulatory requirements - Build and maintain strong supplier relationships, monitoring performance (e.g. QBRs), KPIs, and cost savings, and implementing corrective actions where needed - Coordinate the setup and implementation of new service centres, distribution hubs, and logistics operations globally, including ramp-up and ramp-down planning - Standardise and optimise procurement processes, tools, and documentation, contributing to digitalisation and continuous improvement initiatives - Act as a key cross-functional partner, aligning procurement activities with business forecasts, operations, maintenance, and development projects - Support warehouse and supply chain process improvements to enhance efficiency, scalability, and operational performance - Manage procurement-related administration, including rate uploads, invoice and claims resolution, and infrastructure coordination (e.g. hardware, temperature mapping) - Serve as an escalation point for operational and structural issues across warehouse and logistics networks
Procurement Specialist
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• Receive and process purchase requests for IT hardware parts • Collaborate with end-users to gather specific replacement information • Initiate and track procurement orders using electronic forms (Eform) • Utilize SAP for auditing purposes, entering order information, and generating invoice numbers




