Provide comprehensive executive support by managing calendars, coordinating meetings and events, and facilitating communication with stakeholders. Ensure efficient operations, handle travel arrangements, and support project management for key...

• Review and sign documents required for the UK bank account opening. • Assist with maintaining basic company records and compliance documentation.

• Manage inbound and outbound calls, including handling client enquiries. • Book initial consultations and client appointments. • Manage and maintain the Principal’s diary and schedule. • Input client details into the LEAP system and open client files. • Draft cost agreements and assist with legal documentation. • Diarise follow-ups and ensure timely client communication. • Provide general administrative support to the Principal. • Perform website updates and basic content management tasks. • Conduct ASIC searches as required.

Role Description La Direction des Ressources Humaines et de la Transformation (DRHT) est actuellement organisée de la manière suivante : - Un département Développement RH, avec un pôle Recrutement et un pôle Accompagnement Professionnel et Développement des Compétences - Un pôle Paie – Carrière (PPC) - Un département Méthodes et Processus - Un pôle Gestion Budgétaire et Administrative - Un pôle Communication interne Six chargés de mission sont en charge de dossiers transversaux : - Dialogue social et droit social - Contrôle de gestion RH - Conseil en organisation - Volets métier et fonctionnel des SIRHT - GPRH - Inclusion – diversité – égalité professionnelle – QVCT Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice des ressources humaines et de la transformation, membre du Comité de direction d’IDFM, l’assistant-e a en charge : - L’accueil physique, téléphonique et par courriel du secrétariat de la Directrice - La gestion de l’agenda de la Directrice et si besoin celui des managers de la direction - L’organisation et la préparation de réunions en lien avec les assistantes de la DG, des autres directions et/ou avec les partenaires internes ou externes - La rédaction/mise en forme de courriers, documents, comptes-rendus nécessaires au fonctionnement de la direction - La gestion du courriers (arrivée départ) avec le logiciel ELISE - Le suivi des courriers de la directrice - La gestion des fournitures et soutien logistique pour la direction - La gestion des demandes de congés et transmission des informations à la Directrice RHT - La mise à jour de l’organigramme IDFM et des organigrammes par direction - L'organisation des réunions des instances de dialogue social - D'assurer la qualité des notes ou documents En lien avec les autres départements /pôles de la direction : - Appui au pôle communication interne et au département méthode et processus pour l’organisation d’évènements divers, y compris la recherche et la réservation de salles pour des réunions extérieures - Participation à l’organisation des évènements internes de la direction, dont les moments de convivialité ou les accueils – intégration des nouveaux arrivants - Appui aux équipes RH sur dossiers sensibles ou confidentiels - En lien avec le Pôle GBA-RHT, l’assistant-e de direction est le premier contact entre les agents IDFM et la DRHT - En lien avec les autres assistant-e de direction : participation active au réseau des assistantes de direction d’IDM Qualifications - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Outlook, PowerPoint, Excel, publipostage) - Maîtrise des procédures administratives - Techniques de secrétariat - Classement et archivage - Connaissance des instances de dialogue social et de l’environnement RH de la fonction publique territoriale Requirements - Discrétion - Excellente expression orale et rédactionnelle - Esprit d’équipe et bon relationnel - Anticiper, organiser, gérer - Faire preuve de fiabilité - Gérer le stress - Rendre compte, alerter - Expérience avérée d’assistanat de direction dans une structure dans la FPT