• Managing the AP inbox and entering all invoices received daily into Workday to ensure correct coding as well as timely processing and payment. • Processing the weekly payment batches and ensuring timely approval for release. • Maintaining payment schedules and making online payments for suppliers who are managed outside of Workday. • Process 400+ monthly invoices received in the AP Outlook inbox by entering them into Workday with the appropriate coding. • Process weekly payment batches for invoices and expense reports including preparing associated reports for management. • Process ad hoc payment requests. • Manage AP Inbox to ensure invoices are all entered and any inquiries have been addressed or escalated in a timely manner. • Maintain supplier profiles within Workday including updating supplier information as needed. • Phone call verification of banking information for any new suppliers or supplier change requests. • Approve new suppliers set up by other team members, ensuring accurate tax information and banking details. • Work with other teams to obtain information and required documentation regarding new suppliers. • Work with the Accounting team to ensure critical invoices are received and entered for month-end. • Work with FP&A and Accounting teams to ensure invoices are coded according to the department-level budgets.

Role Description En tant que chargé. chargée de contrôle et de mise en paiement des dépenses, vous: - Réalisez les missions de contrôle des factures de l’établissement public : - Contrôle des ordres de dépenses au regard de la validité des pièces justificatives. - Traitement des règlements de l’initiation de l’opération au contrôle des retours de paiements. - Réalisez les missions de contrôle avant paiement des notes de frais des collaborateurs de l’établissement public : - Contrôle avant exécution des demandes de remboursement au regard de la validité des pièces justificatives mise à disposition dans l’application CONCUR. - Validation et mise en paiement des notes de frais conformément aux procédures en vigueur au sein de l’EP. - Suivi de production quotidien des flux entre Concur et AFP, suivi des bandes de paiement ainsi que gestion des éventuelles anomalies. - Assurez l’assistance CONCUR : - Accompagnement des utilisateurs Concur dans leur utilisation de ce SI en actualisant régulièrement les supports de formations. - Fonctions d'administration/paramétrage de Concur (mapping des natures d'achat/ lignes budgétaires). - Administrez le référentiel fournisseurs dans le système AFP et contribuez à assurer la fiabilité de la base fournisseurs : - Réalisation des contrôles prévus dans les procédures (notamment la complétude des dossiers, la validité des pièces justificatives, vérifications dans SEPA MAIL…). - Mise à jour des comptes et suivi des tiers fournisseurs en relation avec les PEP et/ou les différentes directions de l’EP. - Suivi de production des flux entre le Référentiel PERSONNE (RP) et AFP ainsi que gestion des éventuelles anomalies. - Contribuez à la mise en œuvre des évolutions des Systèmes d’Information (SI) du service : - Participation à l’expression des besoins et des spécifications fonctionnelles générales dans le cadre du développement de projets fonctionnels impactant les systèmes de gestion AFP et Concur (notamment dans le cadre du projet e-facturation). - Collaboration à la définition, aux tests et au suivi des évolutions du fonctionnement de Concur en lien avec la MOA. - Mise en œuvre des contrôles post-démarrage. - Intervenez dans les travaux transversaux du périmètre : - Participation à la rédaction et à la mise à jour des procédures et des modes opératoires. - Contribution à la production du tableau de bord. Ces missions reflètent l’essentiel de l’activité à ce jour mais sont susceptibles d’ajustements au regard des évolutions futures du Département. Qualifications - Connaissance des procédures de dépenses - Maîtrise des outils bureautiques (notamment Excel) - Aisance sur l'utilisation d'outils métiers : formations internes possibles sur Concur et AFP - Capacité à travailler avec rigueur et précision (dossiers sensibles) - Capacité à travailler en équipe tout en étant autonome dans la gestion de ses tâches - Sens relationnel et de la pédagogie - Sens de l'organisation et gestion des priorités - Sens du travail en équipe

• Manage end-to-end AP processes across multiple hotel entities • Ensure timely and accurate invoice processing • Execute payment and supplier coordination • Prepare weekly and monthly payment runs • Perform supplier statement reconciliations and resolve discrepancies • Handle supplier inquiries professionally and efficiently • Maintain accurate financial records across multiple hotel entities • Support month-end close activities, including AP accruals and reporting

• Ensure invoice images and supporting documents are accurate • Enter invoice details into ERP using accounts payable 3-way match process • Investigate and resolve problems and inquiries • Assist with other Ad Hoc Accounts Payable duties • Calculate and apply accurate payment terms to vendor invoice entries • Review entries for duplication • Interact with outside vendors • Provide elevated customer support at Month End and Year End