Role Description - Manage the CEO's calendar, appointments, meetings, and travel arrangements - Screen and prioritize emails, calls, and correspondence - Prepare reports, presentations, meeting agendas, and executive summaries - Coordinate with internal teams, clients, vendors, and external stakeholders - Track key projects and ensure deadlines are met - Assist with bookkeeping, invoicing, expense tracking, and financial documentation when needed - Maintain confidential records and sensitive business information - Create and improve SOPs, workflows, and administrative processes - Handle special projects and serve as the CEO's right hand in day-to-day operations Qualifications - 5+ years of experience as an Executive Assistant, Chief of Staff, Operations Coordinator, or similar high-level administrative role - Previous experience supporting a CEO, Founder, Managing Partner, or C-level executive - Experience working in an accounting firm, CPA firm, bookkeeping company, financial services firm, or professional services environment is highly preferred - Exceptional organizational and time management skills - Strong written and verbal communication skills - Advanced proficiency with Google Workspace and Microsoft Office - Experience with accounting and business management software such as QuickBooks, Xero, Karbon, Canopy, TaxDome, or similar platforms is a plus - Ability to manage multiple priorities with minimal supervision - High level of discretion, professionalism, and attention to detail Requirements - The ideal candidate is resourceful, anticipates needs before they arise, and can operate as a strategic partner to the CEO. - You are comfortable handling executive-level responsibilities, coordinating across departments, and keeping operations running smoothly behind the scenes.

Role Description Für die kommende Wachstumsphase suchen wir keine klassische Assistenz, sondern eine rechte Hand für den Gründer. In dieser Rolle arbeiten Sie direkt mit dem Gründer zusammen und übernehmen organisatorische, administrative und operative Themen, damit er sich vollständig auf Wachstum, Strategie, neue Projekte und Unternehmensentwicklung konzentrieren kann. Wir suchen eine Person, die nicht nur Aufgaben verwaltet, sondern Verantwortung übernimmt, Probleme eigenständig löst und Themen zuverlässig vorantreibt. - Kommunikation mit Anwälten, Steuerberatern, Versicherungen und Dienstleistern - Reiseplanung und Reiseorganisation - Terminmanagement und Koordination - Nachverfolgung von Fristen, offenen Aufgaben und Projekten - Recherche zu geschäftlichen und privaten Themen - Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen - Vergleich und Auswahl von Dienstleistern - Verwaltung und Organisation wichtiger Dokumente - Unterstützung bei internationalen Projekten - Koordination verschiedenster organisatorischer Herausforderungen Ein Beispiel aus dem Alltag: Der Gründer benötigt einen spezialisierten Steuerberater in Portugal. Sie recherchieren passende Ansprechpartner, führen erste Gespräche, vergleichen die Optionen und präsentieren konkrete Empfehlungen inklusive Vor- und Nachteilen. Nach der Entscheidung organisieren Sie die Umsetzung. Qualifications - Erfahrung in einer Rolle mit hoher Eigenverantwortung, z. B. als Executive Assistant, Personal Assistant, Operations Manager, Office Manager oder vergleichbar - Ausgeprägte Organisationsfähigkeit - Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise - Sehr gute Deutschkenntnisse - Gute Englischkenntnisse - Professionelle Kommunikation mit externen Partnern - Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion - Sicherer Umgang mit digitalen Tools - Fähigkeit, Probleme eigenständig zu lösen und Themen konsequent zu Ende zu bringen - Wichtiger als Abschlüsse oder Zertifikate ist uns, dass Sie Verantwortung übernehmen, mitdenken und zuverlässig Ergebnisse liefern. Benefits - Direkte Zusammenarbeit mit dem Gründer - Langfristige Zusammenarbeit - Vollständig remote - Hohe Eigenverantwortung ab dem ersten Tag - Internationale Projekte - Abwechslungsreiche Aufgaben mit direktem Einfluss - Zusammenarbeit auf Freelancer-Basis - Geplant sind ca. 30–40 Stunden pro Woche mit langfristiger Perspektive - Keine festen Kernarbeitszeiten – Ergebnisse zählen, nicht Anwesenheit - Budgetrahmen je nach Erfahrung und Qualifikation: ca. 3.500 € bis 5.500 € pro Monat Company Description Dreamlight Labs GmbH ist Ihr führender Event Organiser für unvergessliche Konzerterlebnisse im Anime-, Gaming- und Popkultur-Bereich. Als deutschlandweit agierendes Unternehmen zeichnen wir uns durch beeindruckende Bühnen-Settings und ein intimes Ambiente aus, das jeden Auftritt zu einem besonderen Erlebnis macht. Unsere Konzerte, bei denen Piano- und Streicherensembles im Mittelpunkt stehen, bieten eine einzigartige Verbindung von Musik und Popkultur, die Fans und Musikliebhaber gleichermaßen begeistert.

• Work closely with the CEO and leadership team • Support operations, human resources, finance, legal, and administrative functions • Manage competing priorities with professionalism and efficiency • Serve as a trusted partner to leadership • Help improve organizational effectiveness • Drive projects from concept through execution • Maintain confidentiality and discretion in all matters

Role Description The role of the Executive Assistant at 4-Horn Management LLC is a key position in our company, providing high-level administrative support to our executive team. The individual in this role will need to be exceptionally organized, capable of multi-tasking, and have a professional demeanor with the capacity to communicate effectively across all levels of the organization. - Manage executive's calendars, appointments and travel arrangements. - Prepare and edit communications, presentations and other documents. - Manage and maintain executives' schedules, appointments and travel arrangements. - Coordinate project-based work and ensure timely completion. - Maintain professional relationships with clients and staff both internally and externally. - Arrange and coordinate meetings and events, creating agendas and taking meeting minutes when necessary. - Adhere to compliance with applicable rules, regulations, and laws. Qualifications - Minimum of 5 years of experience as an Executive Assistant or similar administrative role. - Bachelor's degree in Business Administration or related field. - Exceptional organizational skills and the ability to prioritize tasks effectively. - Excellent written and verbal communication skills. - Advanced proficiency with Microsoft Office Suite, particularly Word, Outlook, PowerPoint, and Excel. - Discretion and confidentiality, as the role involves access to sensitive information. - Ability to work independently, demonstrating problem-solving skills and initiative. Benefits - Competitive compensation package with annual bonuses tied to company performance. - Progressive health, vision and dental plan. - Generous vacation time and paid holidays. - Company-matched retirement savings plan. - Continual professional development, education, and training opportunities. - Flexible work schedule with work-from-home options afford a strong work-life balance.