Role Description Il/elle aura pour missions principales la participation au montage, pilotage et bilans des projets Erasmus relevant de l’action 1, leur gestion administrative et financière ainsi que la gestion de plusieurs aides à la mobilité (Erasmus+, MESR, ressources propres), l’entretien de la cartographie de partenariats externes formation. Il/elle est placé.e sous l’autorité hiérarchique de la Responsable du service développement européen et international formations. Qualifications - Connaissance souhaitée du programme Erasmus ainsi que des principaux programmes internationaux et européens de coopération - Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur français ainsi que de l'environnement international et des systèmes d'enseignement étrangers - Gestion de projet - Maîtrise des outils de gestion et de communication informatiques, des logiciels courants de bureautique, la connaissance du logiciel de gestion de la scolarité AURION serait un plus - Compréhension et expression écrite et orale en anglais de niveau B2 - Capacité d’expression écrite - Capacité à partager l’information, à transférer les connaissances et à rendre compte - Capacité d’autonomie, grande rigueur, réactivité et initiative - Capacité à gérer des urgences dans un cadre de gestion complexe - Capacité d'écoute, de dialogue et d'adaptation à différents interlocuteurs, travail en équipe Requirements - Niveau d’études : Bac+3 minimum - Niveau 6 Licence/diplômes équivalents Benefits - Amélioration continue/qualité : - Construction d'outils et suivi d'indicateurs pour le périmètre du poste - Participation au paramétrage de l'outil interne de gestion des aides à la mobilité, rédaction de procédures associées - Exploitation des données dans le cadre d'un processus d'amélioration continue, réalisation de tableaux de bord - Entretien de la cartographie des partenariats externes formation - Gestion de projets de mobilité Erasmus+ : - Rédaction des réponses aux appels d'offre, des rapports de suivi, actions de communication, bilans des projets et propositions d'amélioration - Veille à l'application et au respect des procédures du Programme - Gestion des outils du Programme - Participation à l'implantation de l'initiative Carte Européenne au sein de l'établissement - Gestion des aides à la mobilité : - Gestion du processus d'attribution : préparation des commissions, des documents post-jury, suivi des versements, accompagnement des bénéficiaires - Suivi du budget (+1M€) - Analyse d'enquêtes de satisfaction/rapports de fin de séjour, proposition d'axes d'amélioration - Autres : - Participation aux missions du réseau national des relations internationales - Organisation de la logistique relative aux réunions, déplacements ou évènements concernant le SDEI - Aide ponctuelle aux autres postes, selon les besoins du service Company Description Localisation : 2 cours des Arts et métiers 13617 AIx-en-Provence Éléments de candidature Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

• Provide comprehensive administrative support to the CEO, including calendar management, meeting coordination, travel arrangements, and document preparation. • Manage and prioritize the CEO’s and COO’s schedules, ensuring they have all necessary information and materials for each meeting or task. • Act as a primary point of contact to screen and manage calls, emails, and correspondence directed to the CEO and COO. • Assist in the management and follow-up of special projects, including research tasks, coordination with other departments, and ensuring deadlines are met. • Support the CEO with personal projects, including administrative tasks related to his household and family matters. • Coordinate domestic and international travel, including booking flights, rental cars, and accommodations. • Verify travel requirements such as visas, permits, or any additional documentation needed based on the destination. • Prepare detailed travel itineraries for the CEO and other team members when necessary. • Research and book venues for meetings, conferences, or corporate events. • Handle procurement of office supplies, apartment items, amenities, and small furnishings. • Request, review, and compare quotes; select vendors and follow up on purchase orders and deliveries. • Monitor and maintain adequate inventory levels for both office supplies and apartment needs. • Perform general administrative tasks such as organizing documents, tracking pending items, and providing logistical support for internal processes.

• Provide comprehensive administrative support to the CEO, including calendar management, meeting coordination, travel arrangements, and document preparation. • Act as a primary point of contact to screen and manage calls, emails, and correspondence directed to the CEO and COO. • Assist in the management and follow-up of special projects, including research tasks, coordination with other departments, and ensuring deadlines are met. • Support the CEO with personal projects, including administrative tasks related to his household and family matters. • Coordinate domestic and international travel, including booking flights, rental cars, and accommodations. • Prepare detailed travel itineraries for the CEO and other team members when necessary. • Handle procurement of office supplies, apartment items, amenities, and small furnishings. • Perform general administrative tasks such as organizing documents, tracking pending items, and providing logistical support for internal processes.

• Manage filtering email communications, complex calendar scheduling and meeting coordination for the COO. • Capture and distribute meeting notes, action items, and follow-ups. • Create and polish slide presentations and supporting materials for meetings and internal communications. • Prepare and submit expense reports accurately and in a timely manner. • Coordinate domestic and international travel, including flights, lodging, itineraries, and logistics. • Develop and maintain internal documentation such as: • Standard Operating Procedures (SOPs) • Training materials and onboarding guides • Process documentation and internal knowledge resources • Help ensure consistency and organization across shared documentation systems. • Serve as a liaison for local employees, contractors, and vendors. • Provide backup support for Facilities and Office Management, including: • Vendor coordination • Office logistics and day-to-day needs • Supporting a positive workplace experience • Provide backup support for HR, including local onboarding logistics for new hires.