• Manage executive calendars, appointments, and meeting schedules • Coordinate internal and external communications on behalf of leadership • Organize meetings, prepare agendas, and take meeting notes when required • Handle travel arrangements, accommodations, and expense reporting • Prepare reports, presentations, and business documents • Maintain confidential files, records, and sensitive information • Assist with project coordination and follow-up on action items • Screen and prioritize emails, calls, and requests for executives • Support day-to-day administrative and operational tasks • Collaborate with internal teams to ensure smooth workflow and communication

Role Description Wir suchen eine strukturierte, selbstständig arbeitende Assistenz (m/w/d), die die Geschäftsführung organisatorisch entlastet – sowohl im geschäftlichen als auch in ausgewählten privaten Themen. Der Umfang beläuft sich aktuell auf ca. 8 Stunden pro Woche. Einsatzort ist Berlin. Deine Aufgaben - Finance - Unterstützung bei Zahlungsabwicklungen & Banking - Kontenpflege & Klärung buchhaltungsnaher Themen (z.B. Rechnungskorrekturen, Auslagen, Dokumentation) - (Informations-) Schnittstelle zu Steuerberatern, Banken und Behörden - Vorbereitung von Unterlagen für Steuerberater - Unterstützung bei Umsatzsteuervoranmeldungen - Vorbereitung von Jahresabschlüssen - Administration & Verwaltung - Eigenständige Bearbeitung administrativer und organisatorischer Aufgaben - Priorisierung, Nachverfolgung und Strukturierung offener To-dos - Allgemeine Korrespondenz - Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen - Erstellung von Präsentationen, Reports, Protokollen und Entscheidungsvorlagen - Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses - Strukturierung von Projekten - Bearbeitung ausgewählter administrativer Themen im erweiterten Umfeld der Geschäftsführung (Versicherungen etc.) - Nachhalten von OKRs / Unternehmenszielen - Vorbereitung von Investoren-Updates, Partner-Kommunikation etc. Benefits - Flexibles Arbeiten mit freier Zeiteinteilung, 100 % remote möglich - Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung – du bekommst Einblicke statt nur Aufgaben - Raum für eigene Ideen und eigenverantwortliches Arbeiten - Technische Ausstattung nach deinen Wünschen - Regelmäßige Check-ins für Klarheit & Priorisierung Qualifications - Du hast relevante Berufserfahrung in der Assistenz, im Office Management oder vergleichbaren Rollen - Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, strukturierte Arbeitsweise und hohe Eigenständigkeit zeichnen dich aus - Verlässlichkeit, Diskretion und ein professionelles Auftreten - Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch sowie Englisch - Hohe Serviceorientierung, Teamgeist und ein lösungsorientiertes Mindset - Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools Company Description Über meinphysio+: Begleite uns auf unserer Mission, Physiotherapie nachhaltig zu verändern und der Therapie sowie den Therapeuten den Stellenwert zu geben, den sie verdienen. In Zusammenarbeit mit uns steigern unsere Patienten ihre Lebensqualität, sodass sie weiterhin die Aktivitäten genießen können, die sie lieben. Die meinphysio+ GmbH ist ein junges, dynamisches Unternehmen, das in repräsentativen Praxen in Berlin moderne Therapie-Konzepte entwickelt. - Unsere Standorte: - Einsteinufer 63, Berlin Charlottenburg - Französische Straße 15, Berlin Mitte - Greifswalder Straße 207, 10405 Berlin Prenzlauer Berg

Role Description AOA is hiring an Executive Assistant to create the structure and proactive support that helps our CEO spend more of his time, energy, and focus where it creates the greatest value for AOA's growth. This is a high-trust role for someone who enjoys creating order, reducing friction, and helping a busy executive operate with greater clarity. - Own the operating rhythm of the executive office, including: - Daily Executive Briefing - Inbox triage - Calendar protection - AR/AP coordination - Third-party communication - Internal meeting support - Recruiting logistics - Travel coordination - Vendor management - Stakeholder follow-through - Own important administrative and operational domains end-to-end. - Improve the systems around them and help create a more organized, proactive executive office as AOA grows. Qualifications - 5+ years of experience as an Executive Assistant, Senior Administrative Assistant, Operations Coordinator, or similar role supporting a CEO, founder, or senior executive. - Proven ability to own responsibilities end-to-end, operate independently, and follow through without needing to be chased. - Excellent written and verbal communication, with the ability to write warmly, clearly, professionally, and in an executive-ready voice. - Strong judgment around what to handle directly, what to draft for approval, what to defer, and what to escalate. - High comfort with modern email, calendar, document collaboration, and task management tools. - Experience supporting AR, AP, contractor payments, receipts, expenses, or similar finance-adjacent workflows. - Experience coordinating with external partners such as bookkeepers, CPAs, legal counsel, insurance providers, vendors, or consultants. - Strong organizational systems for tasks, owners, due dates, decisions, and follow-through. - High discretion and trustworthiness with confidential financial, personnel, client, and strategic information. - Strong AI fluency; routinely use AI tools as an engine of your work. Requirements - Hourly Rate: $35-$50/hour, based on experience - Hours: Approximately 100 hours/month (~5 hours/day across AOA's 20-day work month) - Schedule: Available during normal business hours (Central Time) - Location: Remote, US-based - Reports to: CEO Benefits - Opportunity to create a significant impact on AOA's growth. - Work in a close-knit team environment. - Access to modern tools to enhance work quality and speed.

• Complex diary and meeting management across multiple time zones • International travel coordination and itinerary management • Assisting with events, dinners and senior stakeholder meetings • Drafting correspondence and maintaining high standards of communication • Liaising with senior external counterparties and internal teams