• Calendar Management: Coordinate a constantly shifting schedule across multiple organisations and stakeholders • Inbox Management: Draft responses, prioritise communications, and ensure timely follow-ups • Meeting Support: Capture notes, track action items, and ensure follow-through • Administrative Support: Handle day-to-day operational tasks to free up executive time • Stakeholder Coordination: Liaise with internal teams, contractors, and external partners • Board & Leadership Support: Assist with preparing board materials, reports, and presentations • Process Management: Maintain systems and ensure consistency (especially where others won’t!) • Ad Hoc Projects: Support initiatives such as audits, retreats, and operational projects

• Manage and review Medicaid mental health documentation, specifically TRP (Therapeutic Rehabilitation Program) requirements • Ensure documentation completeness and compliance, identifying missing or incorrect information • Handle denied claims follow-up and resolution • Perform insurance verification and eligibility checks (Medicaid-focused) • Support medical billing and revenue cycle management, with potential to take on full billing responsibilities • Process prior authorization requests as needed • Maintain and update patient records in EHR (Tebra), including keeping treatment plans updated every 3 months. • Provide general administrative support to the practice • Coordinate with providers to ensure documentation aligns with Medicaid standards

• Manage executive calendars based on priorities and guardrails, confidently resolving conflicts and protecting focus time • Own recurring workflows such as meeting coordination, action tracking, and follow-ups to ensure work progresses consistently • Ensure meetings are well-prepared and run smoothly, including coordinating logistics, confirming attendees, and sharing materials in advance • Drive follow-through on action items, nudging stakeholders and flagging risks when work is at risk of slipping • Coordinate across stakeholders to gather inputs, schedule efficiently, and keep day-to-day work moving forward • Manage travel and expenses end-to-end with strong attention to detail and efficiency • Communicate clearly and appropriately based on context, including drafting coordination messages and handling sensitive information with discretion • Maintain organized systems and documentation so information is easy to find and workflows are repeatable • Use tools and technology (including AI) to streamline workflows, improve efficiency, and reduce manual work • Identify and implement small process improvements that reduce friction and improve execution over time • Exercise judgment confidently, resolving most day-to-day issues independently and escalating when there is ambiguity, risk, or sensitivity

Role Description Zur direkten Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir dich als vielseitigen Allrounder (m/w/d), der Dinge voranbringt. Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) bist du die rechte Hand der Geschäftsführung und sorgst dafür, dass Themen effizient vorangetrieben werden. Du hältst den Überblick, denkst mit und übernimmst Verantwortung – von operativen Aufgaben bis hin zu eigenständigen Projekten. Aufgaben - Du unterstützt die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und hältst ihr aktiv den Rücken frei. - Du übernimmst Recherchen und bereitest fundierte Entscheidungsgrundlagen vor. - Du planst und organisierst Events und Projekte – von der Idee bis zur Umsetzung (auch mal am Wochenende). - Du unterstützt bei administrativen Themen, z. B. bei der vorbereitenden Lohnbuchhaltung. - Du übernimmst eigenständig kleinere und größere Projekte und bringst diese zuverlässig ins Ziel. - Du sorgst dafür, dass Themen strukturiert, priorisiert und effizient umgesetzt werden. - Egal ob vorbereitende Lohnbuchhaltung, schnelle Ad-hoc-Recherche oder die Planung und Umsetzung eines großen Messeauftritts – du packst mit an, übernimmst Verantwortung und hast Lust auf genau diese Abwechslung. - Du arbeitest eng, vertrauensvoll und direkt mit der Geschäftsführung zusammen. Qualifications - Du bist ein echter Generalist und hast Spaß an abwechslungsreichen Aufgaben. - Du arbeitest selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert. - Du hast erste Erfahrungen im Assistenz-, Projekt- oder Operations-Bereich. - Du stellst die richtigen Fragen und legst gern direkt los. - Du bist dir für keine Aufgabe zu schade und hast eine klare Hands-on Mentalität. - Du kannst gut priorisieren und behältst auch bei vielen Themen den Überblick. - Du bist zuverlässig, diskret und arbeitest vertrauensvoll. - Du teilst unsere Philosophie. - Du hast idealerweise bereits Erfahrungen im Personalbereich. - Du hast einen Wohnsitz in Deutschland. Benefits - Du kannst Dir aussuchen, ob Du uns in Teil- oder Vollzeit unterstützt. - 100 % Remote – arbeite von überall in Deutschland. - 30 Urlaubstage im Jahr. - Ein motiviertes, engagiertes Team mit einer gemeinsamen Mission. - Regelmäßige Team-Events. - Monatliche Sachbezüge über Edenred. - Attraktive Mitarbeiter-Rabatte. - Die Möglichkeit, einen direkten Einfluss auf den Erfolg eines nachhaltig ausgerichteten Unternehmens zu nehmen.