• Manage and review Medicaid mental health documentation, specifically TRP (Therapeutic Rehabilitation Program) requirements • Ensure documentation completeness and compliance, identifying missing or incorrect information • Handle denied claims follow-up and resolution • Perform insurance verification and eligibility checks (Medicaid-focused) • Support medical billing and revenue cycle management, with potential to take on full billing responsibilities • Process prior authorization requests as needed • Maintain and update patient records in EHR (Tebra), including keeping treatment plans updated every 3 months. • Provide general administrative support to the practice • Coordinate with providers to ensure documentation aligns with Medicaid standards

• Manage executive calendars based on priorities and guardrails, confidently resolving conflicts and protecting focus time • Own recurring workflows such as meeting coordination, action tracking, and follow-ups to ensure work progresses consistently • Ensure meetings are well-prepared and run smoothly, including coordinating logistics, confirming attendees, and sharing materials in advance • Drive follow-through on action items, nudging stakeholders and flagging risks when work is at risk of slipping • Coordinate across stakeholders to gather inputs, schedule efficiently, and keep day-to-day work moving forward • Manage travel and expenses end-to-end with strong attention to detail and efficiency • Communicate clearly and appropriately based on context, including drafting coordination messages and handling sensitive information with discretion • Maintain organized systems and documentation so information is easy to find and workflows are repeatable • Use tools and technology (including AI) to streamline workflows, improve efficiency, and reduce manual work • Identify and implement small process improvements that reduce friction and improve execution over time • Exercise judgment confidently, resolving most day-to-day issues independently and escalating when there is ambiguity, risk, or sensitivity

Role Description Zur direkten Unterstützung unserer Geschäftsführung suchen wir dich als vielseitigen Allrounder (m/w/d), der Dinge voranbringt. Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) bist du die rechte Hand der Geschäftsführung und sorgst dafür, dass Themen effizient vorangetrieben werden. Du hältst den Überblick, denkst mit und übernimmst Verantwortung – von operativen Aufgaben bis hin zu eigenständigen Projekten. Aufgaben - Du unterstützt die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und hältst ihr aktiv den Rücken frei. - Du übernimmst Recherchen und bereitest fundierte Entscheidungsgrundlagen vor. - Du planst und organisierst Events und Projekte – von der Idee bis zur Umsetzung (auch mal am Wochenende). - Du unterstützt bei administrativen Themen, z. B. bei der vorbereitenden Lohnbuchhaltung. - Du übernimmst eigenständig kleinere und größere Projekte und bringst diese zuverlässig ins Ziel. - Du sorgst dafür, dass Themen strukturiert, priorisiert und effizient umgesetzt werden. - Egal ob vorbereitende Lohnbuchhaltung, schnelle Ad-hoc-Recherche oder die Planung und Umsetzung eines großen Messeauftritts – du packst mit an, übernimmst Verantwortung und hast Lust auf genau diese Abwechslung. - Du arbeitest eng, vertrauensvoll und direkt mit der Geschäftsführung zusammen. Qualifications - Du bist ein echter Generalist und hast Spaß an abwechslungsreichen Aufgaben. - Du arbeitest selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert. - Du hast erste Erfahrungen im Assistenz-, Projekt- oder Operations-Bereich. - Du stellst die richtigen Fragen und legst gern direkt los. - Du bist dir für keine Aufgabe zu schade und hast eine klare Hands-on Mentalität. - Du kannst gut priorisieren und behältst auch bei vielen Themen den Überblick. - Du bist zuverlässig, diskret und arbeitest vertrauensvoll. - Du teilst unsere Philosophie. - Du hast idealerweise bereits Erfahrungen im Personalbereich. - Du hast einen Wohnsitz in Deutschland. Benefits - Du kannst Dir aussuchen, ob Du uns in Teil- oder Vollzeit unterstützt. - 100 % Remote – arbeite von überall in Deutschland. - 30 Urlaubstage im Jahr. - Ein motiviertes, engagiertes Team mit einer gemeinsamen Mission. - Regelmäßige Team-Events. - Monatliche Sachbezüge über Edenred. - Attraktive Mitarbeiter-Rabatte. - Die Möglichkeit, einen direkten Einfluss auf den Erfolg eines nachhaltig ausgerichteten Unternehmens zu nehmen.

Role Description Work directly with the CEO and the executive team to manage calendars, coordinate meetings, and arrange travel. - Support executive communication by drafting, organizing, and prioritizing internal and external correspondence. - Create systems, processes, and efficiency “hacks” to streamline administrative and operational tasks for leadership. - Plan and coordinate weekly leadership meetings, ensuring agendas, materials, and follow-ups are executed flawlessly. - Help plan and execute company and leadership events, including offsites, retreats, and internal gatherings. - Organize company events, offsites, and conferences from end to end. - Support quarterly leadership meetings and Board of Directors meetings, including logistics, materials, and follow-up tracking. - Serve as a key liaison for investor communications, coordinating updates, managing distribution of materials, and ensuring timely, accurate correspondence between executives and investors. - Anticipate needs, solve problems proactively, and ensure executives and leadership are always set up for success. Qualifications - 5+ years of experience in an executive assistant, senior administrative, or similar high-level support role. - Strong ability to work independently while also collaborating effectively across teams. - Proficiency with Mac and Google Workspace (Docs, Sheets, Calendar, Gmail). - Excellent organization skills with the ability to manage multiple priorities under tight deadlines. - Strong attention to detail and high standards for execution. - Resourceful troubleshooting and problem-solving abilities. - Strong written and verbal communication skills. - Proven ability to handle confidential information with discretion. Requirements - Experience supporting C-level executives in a high-growth or startup environment. - Exposure to grocery, retail, marketplace, or consumer tech industries. - Experience planning company events, leadership offsites, or board-level meetings. - Familiarity with tools for productivity, scheduling, or workflow automation. Benefits - Competitive salary, equity, and comprehensive benefits. - 100% remote work with flexibility and trust. - Mission-driven work that reduces food waste and expands access to affordable food. - A fast-growing, collaborative team with big ambitions. - Real opportunities for career growth and expanded responsibility.