• Provide high-level administrative support to the Executive Management Team • Oversee calendar scheduling, travel arrangements, and expense reporting • Draft, format, and distribute internal and external communications • Arrange meetings, record and maintain meeting minutes • Assist with special projects and additional administrative tasks • Collaborate with teams to create and update procedures • Assist the Office of the CEO Senior Manager in all HR-related areas • Support the recruitment process, including shortlisting candidates • Manage promotions, salary adjustments, and raises • Maintain and update employee files • Work with the People Director to ensure HR policies are compliant • Assist with performance reviews • Manage the Learning Management System (LMS)

• Internal Filing System: Maintain and update client records; organize digital files for easy retrieval and compliance. • Document Management : Save invoices and related documents into the Document Management System in accordance with company protocols. • Email Management: Manage incoming and outgoing communications to ensure timely responses and proper documentation. • Pre-Renewal Coordination: Allocate renewal tasks and issue pre-renewal templates, emails, and schedules. • Renewal Processing: Obtain renewal terms highlighting changes and claims history. • Quoting: Source comparative quotes using current client data and claim history. • Debtor Management : Retrieve debtor reports and send statement reminders. • Claims Tracking: Monitor and manage claims within the CRM system, ensuring accurate and up-to-date records.

Role Description Werde Teil unseres Teams als Executive Associate (m/w/d) ab sofort, Vollzeit, Berlin oder Remote (innerhalb Deutschlands). - Prozesse gestalten: Du entwickelst und optimierst die Abläufe unserer Kundenberatung, sorgst für klare Strukturen und stellst sicher, dass alles reibungslos läuft. - Kundenkommunikation: Du bist die zentrale Ansprechperson für unsere Kundinnen – professionell, empathisch und serviceorientiert – und baust Vertrauen und langfristige Beziehungen auf. - Terminkoordination: Du organisierst Meetings, Beratungen und interne Termine effizient und behältst auch bei komplexen Kalendern den Überblick. - Eventmanagement: Du planst, koordinierst und betreust unsere Events – sowohl in Deutschland als auch ggf. international – von der Idee bis zur Umsetzung. - Rechnungswesen: Du erstellst Rechnungen, überwachst Zahlungen und stellst sicher, dass alle Finanzprozesse sauber und transparent ablaufen. - Zahlungsmanagement: Du kümmerst dich um Zahlungen, Mahnwesen und Liquiditätsübersicht – verlässlich und genau. - Onboarding von Kundinnen: Du begleitest neue Kundinnen vom ersten Kontakt bis zur aktiven Zusammenarbeit und sorgst für einen reibungslosen Start in unsere Finanzplanung. Qualifications - Du übernimmst Verantwortung und arbeitest eigenständig, strukturiert und lösungsorientiert. - Du denkst stets kundenzentriert und serviceorientiert – Details entgehen dir nicht. - Du bist souverän im Umgang mit anspruchsvollen und vermögenden Kundinnen. - Du kommunizierst klar, empathisch und professionell und baust Vertrauen auf. - Du hast Freude daran, Prozesse zu gestalten, zu optimieren und zu automatisieren. - Du arbeitest gerne eng mit der Geschäftsführung zusammen und denkst unternehmerisch mit. - Du hast Interesse an persönlichen Finanzen und ein Gespür für die emotionalen Aspekte von Finanzentscheidungen. - Du bringst ein hohes Qualitätsbewusstsein mit und bist ein echter Umsetzungsprofi. - Du bist motiviert, ein wachsendes Unternehmen aktiv mitzugestalten und gemeinsam erfolgreich zu machen. - Erfahrung mit Vermögensaufbau, Absicherung und Investieren ist ein Plus. - Erfahrung oder Berührungspunkte mit Finanzbildung sind ebenfalls ein Vorteil. Benefits - Die Möglichkeit, einen wertvollen Beitrag zu #femaleempowerment zu leisten. - Das Gründen eines Start-ups innerhalb eines Start-ups: Du kannst von Anfang an mit dabei sein. - Kurze Entscheidungswege und eine „Ship-it“-Mentalität – spannende Projekte setzen wir schnell um. - Eine steile Lernkurve mit vielen Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung. - Anspruchsvolle Aufgaben mit großem Gestaltungsspielraum und hoher Eigenverantwortung – von Anfang an. - Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit attraktiver Vergütung. - Eine Top-Betriebliche Altersvorsorge, die über dem gesetzlichen Mindestsatz liegt – ohne Gebühren. - Hochwertige Ausstattung für deinen Arbeitsplatz. Wir stellen dir Laptop, Zubehör und alles, was du für produktives Arbeiten brauchst, zur Verfügung. - Work-Life-Balance mit geregelten Arbeitszeiten und flexibler Wahl deines Arbeitsplatzes, ob Homeoffice, remote oder unser Büro in Berlin. - Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld. - Wir bieten Eltern bezahlte Kinderkrankheitstagen und schaffen somit Rahmenbedingungen, die Kinder und Karriere vereinbar machen. - Mobilitätsunterstützung – wir unterstützen dich bei der Fahrt zur Arbeit, z. B. mit BahnCard oder Deutschlandticket-Zuschuss. - Weihnachten und Jahresende sind für die Liebsten da, deshalb sind der 24. und 31. Dezember zusätzliche Urlaubstage. - Tolle Team-Events, bei denen wir uns Zeit nehmen, zusammenzukommen und es uns richtig gut gehen zu lassen. - Arschlochfreie Zone & Gewaltfreie Kommunikation. - Teil einer bekannten Brand zu sein, die ein schnell wachsendes, smartes Unternehmen ist, das noch viel vorhat.

Role Description We are looking for an Executive Assistant to support a C-level leader in a fast-paced, high-growth environment. This role goes beyond traditional administrative support and focuses on bringing structure to initiatives, coordinating cross-functional work, and ensuring execution across multiple parallel projects. The ideal candidate is highly organized, proactive, and comfortable operating in a dynamic setting, working closely with senior leadership and stakeholders across the organization. - Manage executive calendar, priorities, and daily operational workflow. - Structure ideas and initiatives into clear action plans. - Track multiple initiatives and follow up with stakeholders on progress. - Build and maintain a centralized roadmap across ongoing projects. - Coordinate cross-functional communication across business units. - Prepare presentations, internal materials, and leadership updates. - Organize travel, visas, and related logistics. - Manage executive communications and follow-ups across Slack, email, and meetings. - Help systematize workflows and improve operational efficiency. - Support hiring and other operational initiatives as needed. - Improve workflows using AI tools and automation where applicable. Qualifications - Proven experience as an Executive Assistant supporting C-level leadership in a fast-paced or startup environment. - Ability to manage multiple projects simultaneously and track progress across teams. - Strong organizational and prioritization skills with high attention to detail. - Experience turning high-level ideas into structured action plans and follow-ups. - Ability to coordinate cross-functional stakeholders and drive execution. - Strong ownership and proactive approach to problem solving. - Ability to operate independently with minimal guidance. - Advanced English. - Strong Excel skills. - Ability to prepare executive-level presentations. - Experience managing complex calendars, travel, and logistics. - Experience coordinating visas and international travel arrangements. - Experience in AdTech, digital marketing, or technology companies. - Based in Cyprus or available to work within CET time zone. Benefits - USD compensation that values your expertise. - Work from anywhere: Fully remote to suit your lifestyle. - 31 days of paid time off: 21 days of annual leave + 10 days of sick leave, because your health and work-life balance matter. - Growth-focused environment: Access to learning resources and clear pathways for growth. - Fun team events: Virtual cooking classes, yoga sessions, team quizzes and more. - A culture of trust: We cut the red tape — results over rules always. Open talk, ownership, and getting things done together. Steps of the Selection Process - Screening Interview (45 minutes) – Initial conversation with a recruiter. - Case Study Assignment – Complete a task designed to showcase your skills. - Interview with Co-Founder (60 minutes) – A high-level conversation to explore your professional values, motivation, and how your vision aligns with the company’s mission and long-term goals. - Offer – If successful, you’ll receive an offer to join our team.