Role Description Wir suchen für unseren Klienten - Firma T.Eilers & Partner - Personal für die Assistenz für Büromanagement (m/w/d) - Remote oder im Büro. Die Dienstleistung der Firma T.Eilers & Partner ist die Unternehmerberatung mit dem Ziel, die Einnahmen und Ausgaben unserer Kunden optimal zu gestalten. Der Fokus liegt auf kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie deren privaten Haushalten. Sie legen großen Wert auf eine strukturierte Organisation und effiziente Abläufe – genau hier kommst du ins Spiel! Wenn du gerne organisierst, den Überblick behältst und kommunikativ bist, dann bist du bei uns genau richtig! Wichtig: Diese Position erfordert einen Wohnsitz oder Zweitwohnsitz in Deutschland. Du kannst jedoch komplett remote aus dem Home Office arbeiten. Unsere digitale Zusammenarbeit erfolgt über Zoom, das wir dir kostenfrei bereitstellen. - Organisation und Strukturierung interner sowie externer Abläufe - Terminplanung und Event-Management (Sitzungen, Meetings, Büroorganisation) - Koordination und Kommunikation mit Bestandskunden, Bewerbern und Kollegen - Empfang und Weiterleitung von Anfragen (Telefon, E-Mail & Chat) Qualifications - Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise - Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten - Sicherer Umgang mit MS Office & digitalen Tools - Affinität zu Zahlen und ein sicheres Sprachgefühl in der schriftlichen Kommunikation - Wohnsitz oder Zweitwohnsitz in Deutschland Benefits - Kostenlose Programme & Tools (Zoom, MS Office, Adobe Acrobat Reader DC, Canva, Videogestaltung) - Weiterbildungsmöglichkeiten (z. B. Präsentationstraining, professionelle Zoom-Meetings leiten) - Flexibles Arbeiten: Teilzeit (ab 8 Std./Woche) oder Vollzeit möglich - Verdienst: Je nach Qualifikation und Arbeitsumfang zwischen 530 € (Minijob) und 2.750 € monatlich (Vollzeit)

• CRM Management via HubSpot • Review HubSpot automations • Organize workflows and system setup • Handle internal communication and coordination inside HubSpot • Provide administrative assistant support • Manage and organize documents • Schedule Zoom meetings and take notes • Coordinate with clients professionally • Provide basic social media support • Use Google and Microsoft 365 tools as needed

• Serve as a Case Manager for assigned matters. • Monitor automated workflows and ensure processes remain on track. • Maintain accurate case information and documentation. • Coordinate communications with clients, negotiators, and third parties. • Utilize AI tools to support daily legal operations. • Manage calendars and important deadlines. • Maintain an inventory of filed documents and case activity. • Manage and organize incoming emails. • Triage emails and prioritize action items. • Return client phone calls and provide case updates. • Identify and flag urgent legal matters. • Respond to negotiators, vendors, and opposing counsel.

• Perform administrative support activities • Organize files • Manage inventory of office supplies • Assist in preparing and typing documents, reports, spreadsheets, and presentations • Support document organization and filing • Assist with scheduling and organizing meetings, events, and team appointments • Provide reception support and direct visitors and clients • Collaborate with the team in carrying out various administrative tasks • Assist in organizing and maintaining physical office spaces • Contribute suggestions and ideas to improve administrative processes • Adhere to company deadlines and procedures