The Clinton Health Access Initiative, Inc. (CHAI) is a global health organization committed to our mission of saving lives and reducing the burden of disease in low-and middle-income countries. We work at the invitation of governments to support them and the private sector to create and sustain high-quality health systems. CHAI was founded in 2002 in response to the HIV/AIDS epidemic with the goal of dramatically reducing the price of life-saving drugs and increasing access to these medicines in the countries with the highest burden of the disease. Over the following two decades, CHAI has expanded its focus. Today, along with HIV, we work in conjunction with our partners to prevent and treat infectious diseases such as COVID-19, malaria, tuberculosis, and hepatitis. Our work has also expanded into cancer, diabetes, hypertension, and other non-communicable diseases, and we work to accelerate the rollout of lifesaving vaccines, reduce maternal and child mortality, combat chronic malnutrition, and increase access to assistive technology. We are investing in horizontal approaches to strengthen health systems through programs in human resources for health, digital health, and health financing. With each new and innovative program, our strategy is grounded in maximizing sustainable impact at scale, ensuring that governments lead the solutions, that programs are designed to scale nationally, and learnings are shared globally. At CHAI, our people are our greatest asset, and none of this work would be possible without their talent, time, dedication and passion for our mission and values. We are a highly diverse team of enthusiastic individuals across 40 countries with a broad range of skillsets and life experiences. CHAI is deeply grounded in the countries we work in, with the majority of our staff based in program countries. CHAI is an Equal Opportunity Employer, and is committed to providing an environment of fairness, and mutual respect where all applicants have access to equal employment opportunities. CHAI values diversity and inclusion, and recognizes that our mission is best advanced by the leadership and contributions of people with diverse experience, backgrounds, and culture.
Executive Assistant
Location
Worldwide
Posted
1 day ago
Salary
0
Seniority
Mid Level
No structured requirement data.
Job Description
Executive Assistant
Clinton Health Access Initiative
Role Description CHAI is seeking an Executive Assistant to support a small group of senior leaders within global operations. This is a shared role supporting three executives, and at its core is reliability: owning a system that tracks requests and commitment through to completion so that nothing is dropped and nothing has to be chased. Beyond day-to-day scheduling and administration, success is defined by follow-through, clear prioritization when the three leaders’ demands compete, and proactive communication when a timeline is at risk. The role is fully remote and will require strong self-management, clear communication, and the ability to juggle competing priorities across multiple stakeholders. This role is initially structured as a 3-month engagement, with the possibility of extension to a longer-term arrangement based on organisational needs and the candidate's contributions. Responsibilities - Reliability and Shared Process - Build and own a shared process, jointly with the three leaders, that captures requests and commitment and tracks it through to completion. - Run a regular review of open and completed items with the leaders, so priorities stay explicit and no commitment resurfaces without being acknowledged. - Own commitments end to end: drive them to completion, and raise any slip early with a revised plan rather than waiting to be asked. - Calendar Management and Scheduling - Manage and coordinate calendars for three senior leaders, proactively resolving conflicts and prioritising based on their respective needs. - Schedule internal and external meetings, including those requiring coordination with partners, government stakeholders, and counterparts across multiple time zones. - Prepare comprehensive trip itineraries, ensuring all meetings, logistics, and key information are consolidated and ready in advance of travel. - Anticipate scheduling needs and act without waiting to be asked. - Protect designated focus and priority time, and push back on low-value or oversized meeting requests rather than simply accommodating them. - Finance and Administration - Track receipts and prepare and submit expense reports accurately and on time on behalf of supported executives. - Process invoice payments and ensure financial administrative tasks are completed to a high standard. - Maintain accurate records and support general administrative tasks as needed. - Stakeholder Coordination - Act as a reliable and professional point of contact for internal and external stakeholders on behalf of supported leaders. - Coordinate logistics for large multi-stakeholder meetings and calls, including across international country teams. - Manage correspondence and follow-ups with discretion, ensuring nothing falls through the cracks. - Acknowledge requests promptly and keep stakeholders updated on status, escalating early when something is at risk. Qualifications - Bachelor's degree plus 3–5 years of relevant executive or senior administrative support experience. - Demonstrated experience supporting multiple senior executives simultaneously, with a consistent track record of delivery. - Track record of building and maintaining systems that keep work organised and visible to others, and of following through on commitments without being chased. - Highly motivated to work independently, self-manage, and seek resolutions with limited oversight. - Detail-oriented with strong organisational skills and the ability to manage competing demands across multiple stakeholders. - Ability to manage sensitive information and communications with discretion and sound judgement. - Strong written and verbal communication skills, with a professional approach to correspondence at all levels. - Proven ability to work efficiently in a fast-paced, remote environment. - High proficiency with Microsoft Office Suite and Google Workspace; familiarity with expense and scheduling platforms a plus. - Previous experience working with a decentralised or international team is highly desirable. - Deep understanding and commitment to CHAI's mission, culture, and values; ability to represent CHAI with professionalism both internally and externally. How Success Is Measured - Requests are acknowledged quickly and closed reliably. - Slips are rare, flagged early, and met with a fix to the underlying process rather than a repeated promise. - This role is well-suited to someone who takes genuine pride in making others' working lives easier, follows through without needing to be chased, and understands that the value of great executive support lies in what never has to be asked twice.
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IT Executive Assistant
NightOwl Consulting Philippines Inc.Connecting Companies With World-Class Talent.
• Manage the CIO’s calendar and coordinate scheduling across designated IT and Training leaders, proactively resolving conflicts, protecting focus time, and organizing recurring leadership meetings, including monthly Senior Leadership Team sessions. • Prepare meeting agendas, capture and distribute notes, track action items, and follow up on outstanding deliverables to ensure timely completion. • Draft, edit, and manage correspondence on behalf of the CIO and designated leaders; triage incoming requests and direct them to the appropriate stakeholders. • Coordinate domestic and international travel arrangements, develop detailed itineraries, and process expense reports for the CIO and designated leadership team members. • Support contract administration, vendor onboarding, and renewal processes in partnership with procurement teams; monitor key dates and route documentation for review and approval. • Maintain departmental records, distribution lists, organizational charts, and shared documentation, ensuring accuracy, version control, and appropriate access permissions. • Monitor deliverables, milestones, and deadlines across IT initiatives; coordinate cross-functional collaboration and provide leadership with clear visibility into project status and progress. • Handle sensitive personnel, security, financial, and vendor information with the highest level of professionalism, confidentiality, and compliance with company data security policies. • Perform other duties and responsibilities as assigned.
Team Assistant / Executive Assistant (m/f/d)
Project Bay Workation Hotel UG (haftungsbeschränkt)Project Bay ist Deutschlands Nummer 1 Startup für Workation und baut gerade eine internationale Bandbreite an Standorten auf für die perfekte Verbindung von Arbeit und Urlaub.
Role Description Du bist die rechte Hand und der Sparringspartner für unser (Founder) Team. In dieser herausfordernden und abwechslungsreichen Position unterstützt Du proaktiv die Geschäftsführung und das Team bei strategischen Aufgabenstellungen sowie in allen Bereichen des operativen Tagesgeschäfts. - Du übernimmst und steuerst eigenständige Projekte (Schwerpunkt unser 3 jähriges Förderprojekt). - Du führst die verwaltungstechnische Projektkoordination und -kommunikation mit Projektpartnern durch. - Du bist für die Steuerung und das Controlling des Förderprojektes verantwortlich. - Du erstellst Zwischenberichte und die Budgetplanung. - Du übernimmst die Terminplanung und Reisemanagement für interne und externe Teilnehmer*innen. - Du verwaltest Partnerschaften auf operativer und strategischer Ebene. Qualifications - Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung oder ein Studium im kaufmännischen Bereich. - Du hast erste Erfahrungen in der Administration von Forschungsprojekten und im Projektcontrolling. - Du arbeitest gerne selbstständig und bist dabei hochgradig ergebnisorientiert. - Du bist energetisch und suchst keine Position zum Verwalten, sondern möchtest selbst gestalten! - Durch die tägliche Anwendung bist du routiniert im Umgang mit Microsoft Office, Slack, Google Suite, etc. - Idealerweise hast du erste relevante Berufserfahrung im Bereich der strategischen Unternehmensentwicklung, in der Beratung, Workation/Coworking, Community Building, Startup als GründerIn oder Venture Capital. Benefits - Du spielst eine Schlüsselrolle für den Erfolg der nächsten Generation von erfolgreichen Startups. - Du entwickelst mit uns ein erstklassiges Netzwerk von Organisationen und Personen in der Startup-Welt. - Wir setzen auf kurze Kommunikationswege, ein offenes Miteinander, arbeiten eng und motiviert an gemeinsamen Zielen und wachsen täglich über uns hinaus. Sei dabei und gestalte die Arbeitskultur aktiv mit. - Eigenverantwortung mit spürbarem Impact für neue Ventures und Geschäftsmodelle. - Du kommst in den Genuss langfristiger persönlicher Entwicklungsmöglichkeiten und einer fairen Vergütung.
Executive Assistant (M/F/D) | StartUp (>4 years on the market) Founders Associate | Full Remote / Hybrid Frankfurt
deinetuete.deKlimaneutrale & individuelle Verpackungen für kleine bis mittelständische Unternehmen
Role Description Wir sind ein aufstrebendes und wachstumsstarkes Start-up in der Food-Packaging Industrie, das nach leidenschaftlichen und freundlichen Teammitgliedern sucht, um unseren Founder und die Geschäftsführung im daily business zu unterstützen. Unsere Mission? Wir wollen die größte nachhaltige Verpackungsplattform für individuell bedruckte To-Go-Verpackungen in Europa aufbauen! - Unternehmensaufbau: Sei Teil des Kernteams und unterstütze uns dabei, deinetuete als führenden Anbieter für nachhaltige, individuell bedruckte To-Go-Verpackungen in Europa zu etablieren. - Kundenservice: Du unterstützt unsere Kunden bei Fragen zu Aufträgen, Lieferzeiten, Rechnungen, Produkten und allgemeinen Anliegen – freundlich, lösungsorientiert und verbindlich. - Backoffice & Administration: Du unterstützt im operativen Tagesgeschäft, hältst Strukturen sauber, koordinierst interne Abläufe und sorgst dafür, dass Aufgaben zuverlässig erledigt werden. - Accounting: Du unterstützt bei vorbereitenden buchhalterischen Aufgaben, prüfst Unterlagen, bereitest Rechnungen und Belege vor und arbeitest eng mit unserem Steuerbüro bzw. internen Ansprechpartnern zusammen. - Founders Associate: Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung zusammen, bereitest Themen vor, koordinierst Aufgaben, recherchierst Informationen und hilfst dabei, operative Entscheidungen schneller umzusetzen. - Prozessentwicklung: Du erkennst wiederkehrende Probleme, entwickelst bessere Abläufe mit und hilfst dabei, unser Unternehmen effizienter, strukturierter und skalierbarer zu machen. Qualifications - Kontaktfreudigkeit: Du bist ein Kommunikationstalent und kannst schnell neue Beziehungen aufbauen, sei es am Telefon, per E-Mail oder persönlich. Langfristige Kundenbindungen sind für dich selbstverständlich. - Betriebswirtschaftliche Kenntnisse: Du hast ein abgeschlossenes Studium im Bereich BWL oder vergleichbar und schon praktische Erfahrung gesammelt. - Strukturierte & eigenverantwortliche Arbeitsweise: Du bist gut organisiert, arbeitest selbstständig und behältst den Überblick über deine Aufgaben und Ziele – auch in einem dynamischen Start-up-Umfeld. - Digitale Affinität: Du arbeitest sicher mit CRM-Systemen (z. B. Pipedrive), MS Office und digitalen Tools. - Leidenschaft fürs gemeinsame Projekt: Du bist belastbar, verlässlich, behältst immer den Überblick, löst gern und erfolgreich Herausforderungen und bist bereit für den gemeinsamen Erfolg die "extra Meile" zu gehen. - Deutsch ist deine Muttersprache. Benefits - Ein modernes & dynamisches Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, agilen Methoden und einer offenen Du-Kultur ab Tag eins. - Arbeiten möglich aus ganz Europa - egal wo du lebst. Um die Arbeitserlaubnis und rechtliche Aspekte, solltest du dich bereits gekümmert haben! - Individuelle Entwicklung & Weiterbildung – Wir fördern dein Wachstum mit Trainings, Coachings und einem persönlichen Development-Budget. - Junges & ambitioniertes Team – Wir sind hungrig, motiviert und haben große Ziele! Gemeinsam bringen wir unsere Branche auf das nächste Level. - Flexibilität & Work-Life-Balance sowie HomeOffice – Morgens Yoga, mittags Sport? Mit flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit für Full Remote Home Office kannst du dein Berufs- und Privatleben optimal vereinen. - Gesundes Essen, wann und wo du willst! – Du erhältst 15 Mal im Monat JobLunch, damit du dir dein gesundes Essen nach Hause bestellen oder in der Pause entspannt essen gehen kannst. - Zusätzliche Benefits – Steuerfreier Sachbezug, betriebliche Altersvorsorge und viele weitere Benefits. - Team-Events & Social Days – Wir feiern unsere Erfolge gemeinsam - mach dich auf legendäre Abende gefasst.
Functional Assistant H/F
Agence de service et de paiementPour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.
Role Description Vous ferez partie de l’équipe d’assistance à maitrise d’ouvrage des applications des aides BONUS/LEASING au sein de la Ligne des produits Environnement/Santé Direeps. À ce titre, vous participerez à la conception fonctionnelle au sein d’une équipe projet composée de 8 personnes et serez en relation avec le ministère et les utilisateurs de l’application. Vous proposerez des scénarios d’implémentation (user stories) puis le suivi de leur mise en œuvre. - Définition du besoin utilisateurs et donneurs d’ordre - Identifier et prioriser les exigences du ministère et des utilisateurs, en plaçant l’usager au cœur des besoins. - Rédiger les expressions de besoins et documents associés (notes, instructions, guides utilisateurs…). - Animer les ateliers avec les usagers, le donneur d’ordre et proposer des améliorations des processus. - Valider les spécifications produites par la maîtrise d’œuvre. - Support à l’élaboration du produit et au déroulement du projet. - Participer à la recette (plan, déroulé, analyse des dysfonctionnements). - Appuyer le Product-Owner dans l’élaboration des plans projet (estimations, planification). - Rendre compte de l’avancement. - Préparer les supports et animer les formations des utilisateurs, pour la conduite du changement. Qualifications - Connaissance des spécificités de la méthode agile - Maitrise des outils bureautiques - Aptitude à utiliser des systèmes de gestion - Aptitudes rédactionnelles - Animation d’ateliers opérationnels - Animation de formations Requirements - Capacité d’analyse et de synthèse - Capacité à concevoir des processus - Rigueur, autonomie, méthode et sens de l’organisation - Réactivité - Bonne capacité relationnelle et aptitude au travail en équipe - Esprit d’initiative et sens des responsabilités Benefits - Capacité d’adaptation - Curiosité - Réactivité - Écoute - Autonomie - Savoir alerter - Sens de la communication - Force de proposition Niveau d'études minimum requis - Niveau 4 Baccalauréat Éléments de candidature Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire. Personnes à contacter job.1a869.agencedeservicesetdepaiement@recruitee-email.com
