• Manage pre-litigation personal injury cases from intake through treatment progression and case readiness • Serve as the primary point of contact for clients while ensuring timely communication and proper case development • Maintain frequent communication with clients regarding treatment status and case progression • Monitor and follow up on client medical treatment progress and provider compliance • Communicate with insurance adjusters regarding claim status and property damage matters • Manage and prioritize an active caseload while ensuring timely progression of each matter • Ensure all case documentation is accurately saved, organized, and maintained within the case management system

• Schedule patient appointments and send reminders • Handle patient inquiries via phone, email, and text communication • Provide professional, compassionate, and timely patient support • Coordinate communication between patients and healthcare providers • Manage and maintain patient records with accuracy and confidentiality • Organize administrative documentation and communication workflows • Compile medical research and prepare reports as needed • Manage email and text correspondence, including sorting, prioritizing, responding, and sending newsletters • Process insurance claims and verify patient insurance coverage • Provide billing support and assist with medical invoicing • Support healthcare administrative and operational workflows as needed

Role Description Du bist der menschliche Kern eines KI-gestützten Vermittlungsprozesses. MediSteg bringt approbierte internationale Ärztinnen und Ärzte an deutsche Kliniken — und du stellst sicher, dass jeder Schritt dieses Prozesses sowohl menschlich exzellent als auch technisch sauber ist. Du bist Gesprächspartnerin für Ärzte/-innen in einem der wichtigsten Schritte ihrer Karriere. Und du baust gleichzeitig die Automatisierungen, die MediSteg skalierbar machen. Aufgaben - People & Prozess - Koordination und Vor-/Nachbereitung von Erstgesprächen zwischen Ärzten/-innen und Kliniken - Begleitung und Logistik von Hospitationen - Kommunikation mit Ärzten/-innen auf Englisch und Deutsch durch den gesamten Prozess - Onboarding-Begleitung platzierter Ärzte/-innen in den ersten 6 Monaten am Standort - Pflege der Kandidaten/-innendaten in HubSpot/Airtable mit hoher Disziplin und Sorgfalt - Automatisierung & Tech - Aufbau und Pflege von Prozessautomatisierungen (N8N / Make / HubSpot-Workflows) - Integration von KI-Tools (Claude) in Kandidaten- und Klinik-Kommunikation - Eigenständige Identifikation von Prozessbrüchen und Umsetzung von Lösungen - Mitgestaltung des Tech-Stacks in einem frühen Stadium (Google Workspace, Slack, Airtable) Qualifications - 2–4 Jahre Erfahrung in Operations, Customer Success, Recruiting oder Projektmanagement mit direktem Personenkontakt - Termintreue — Verbindlichkeit ist nicht verhandelbar: Du sagst, was du tust, und tust, was du sagst - Ergebnis- und Erfolgsorientierung — Du misst dich an Output, nicht an Aktivität - Empathie und professionelle Kommunikation auf Augenhöhe mit Fachärzten - Technisches Grundverständnis und nachweisliche Offenheit für Automatisierungstools - Deutsch fließend, Englisch sehr gut (C1+) - Strukturiertes, eigenständiges Arbeiten ohne Micromanagement Requirements - Erste eigene Automatisierungsprojekte mit N8N, Make, Zapier oder ähnlichen Tools - Erfahrung mit HubSpot oder einem vergleichbaren CRM - Hintergrund im Gesundheits-, Medizin- oder stark regulierten Umfeld - Weitere Sprachen (Arabisch, Rumänisch, Georgisch) von Vorteil Benefits - Echte Mitgestaltung einer KI-Plattform von Anfang an - Direkter Zugang zu Gründer und kleinem, ambitioniertem Team - Moderner Tech-Stack (Claude, N8N, Google Workspace, HubSpot) - Flexible Arbeitsgestaltung

• Manage calendars, scheduling, appointments, and rescheduling • Coordinate meetings, Zoom calls, workshops, and speaking engagements • Organise domestic and international travel arrangements and itineraries • Manage inboxes, communications, and operational priorities • Maintain accurate records, systems, and documentation • Support daily business operations and workflow management • Anticipate needs and proactively resolve issues • Liaise professionally with clients regarding scheduling and appointments • Support onboarding and client communication processes • Ensure a premium client experience with timely and professional communication • Maintain confidentiality and high attention to detail in all interactions • Build and manage workflows inside Go High Level (GHL) • Create landing pages, automations, funnels, forms, and campaigns • Manage CRM systems and client databases • Use ClickUp (or similar tools) for task and project management • Support continuous system optimisation and process improvement • Coordinate retreats, workshops, masterminds, online events, and luxury experiences • Manage event logistics, schedules, timelines, and communications • Support both online and in-person event execution • Assist with attendee coordination, planning, and preparation • Opportunity to attend and support international retreats and events