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Senior HR & Payroll Functional Analyst
Location
United Kingdom
Posted
88 days ago
Salary
£57.6K / year
Seniority
Senior
Job Description
Senior HR & Payroll Functional Analyst
Capita
• You will operate as a senior payroll subject‑matter expert within a large HR & Payroll shared service environment, with direct accountability for payroll integrity during change • Processing and overseeing end‑to‑end payroll activity in a high‑volume environment, including starters, leavers, contractual changes, allowances, overtime, absences, deductions, retros and corrections • Applying expert knowledge of UK payroll legislation (PAYE, NI, statutory payments, pensions, salary sacrifice, tax treatment of expenses and benefits, overpayment recovery) to ensure payroll outputs are fully compliant • Acting as a technical escalation point for complex payroll cases, legislative interpretation issues and high‑risk pay scenarios, owning issues through to resolution • Supporting payroll cut‑off activity, pre‑payroll validation, post‑payroll reconciliation and variance analysis, ensuring discrepancies are identified and resolved before payment • Supporting and safeguarding payroll during large‑scale transitions to new platforms, including hands‑on involvement in multiple payroll parallel runs • Validating and reconciling complex pay calculations across legacy systems, investigating variances and ensuring alignment of results • Identifying, analysing and resolving data integrity issues impacting payroll calculations, statutory deductions and net pay outcomes • Ensuring payroll accuracy, compliance and employee confidence are maintained throughout cutover, go‑live and early‑life support • Contributing to the creation and evolution of the HR & Payroll Service Blueprint and High‑Level Operating Model, ensuring payroll processing realities and legislative requirements are fully embedded • Supporting workshops with HR, Payroll, client and third‑party SMEs to ensure service designs are operationally viable, compliant and scalable • Ensuring service designs align to ERP (e.g. Oracle Fusion) capabilities, minimising unnecessary bespoke configuration and protecting payroll control frameworks • Creating and maintaining payroll‑focused SOPs, process maps, workflows and control documentation that accurately reflect live payroll operations • Developing and executing payroll test scenarios and scripts, supporting system testing, payroll parallel runs and service validation • Supporting detailed service transition planning, including multiple dress rehearsals ahead of go‑live, ensuring payroll risks are anticipated and mitigated • Supporting hypercare activity post‑transition, owning payroll‑related issues and stabilising services in early operational life • Leading deep‑dive analysis into payroll errors, failure demand and control weaknesses, implementing practical, sustainable improvements • Acting as a hands‑on senior operator, providing guidance, coaching and quality assurance for Analysts and junior colleagues. • Upholding high standards of accuracy, compliance and professionalism across all payroll‑related outputs.
Job Requirements
- Strong hands‑on experience processing payroll end‑to‑end in a large, high‑volume HR & Payroll shared service or outsourced environment
- Expert knowledge of UK payroll legislation, with the confidence to interpret and apply rules correctly in complex scenarios
- Proven experience with: Payroll run activity and cut‑off management
- Pre‑ and post‑payroll controls
- Retrospective adjustments
- Payroll error resolution and overpayment handling
- Experience supporting large‑scale payroll transitions to new platforms, including parallel running, complex calculation validation and data reconciliation
- Experience working in environments where HR and Payroll are tightly integrated and pay‑impacting changes flow directly into payroll
- Experience supporting major systems transitions or service transformations (e.g. legacy to Oracle)
- Background in public sector or highly regulated environments (e.g. Civil Service, NHS, large local authorities) or similarly complex organisations
- Ability to confidently create and maintain: Payroll‑focused SOPs
- End‑to‑end payroll process maps and workflows
- Payroll test scripts and validation scenarios
- Strong analytical capability, particularly in payroll variance analysis, root‑cause investigation and data integrity issues
- Ability to manage multiple priorities in a deadline‑driven, payroll‑critical environment, especially around cut‑off and pay dates
- Exceptional attention to detail, with a proven track record of delivering accurate payroll outcomes under pressure
- Strong communication skills, with confidence working across HR, Payroll, Finance and programme teams
- Proactive, solutions‑driven approach, with the ability to support and mentor junior colleagues.
Benefits
- 23 days’ holiday (rising to 27) with the opportunity to buy extra leave
- The opportunity to take a paid day out of the office, volunteering for our charity partners or a cause of your choice
- Auto-enrolment to our company pension
- Life assurance
- A cycle2work scheme
- 15 weeks’ fully paid maternity, adoption and shared parental leave
- Paternity pay of two weeks
- Voluntary benefits designed to suit your lifestyle – from discounts on retail and socialising, to health & wellbeing, travel and technology
- Access to our Employee Network Groups, which represent every strand of diversity and allow colleagues to connect and learn from each other on an open, inclusive platform
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Payroll Specialist
StradaWe’re Strada, a global pioneer in payroll, human capital, and financial management solutions.
• Manage payroll preparation and calculations accurately and efficiently, ensuring timely and correct payment processing • Maintain, monitor, and update complex employee and payroll data within SAP HR • Handle and resolve issues related to Personnel Administration, Time Management, and Payroll • Advise clients on the implementation and application of employment law • Act as a SAP HR key user for clients: gather change requests, prepare functional analyses, and support testing activities • Prepare and generate reports using SAP HR • Interact daily with clients and internal departments via phone and email • Build and maintain strong, trust-based relationships with clients
Payroll Associate, Italian
StradaWe’re Strada, a global pioneer in payroll, human capital, and financial management solutions.
• Responsible for support and execution of payroll activities • Monitor ticket queues and ensure timelines are met • Produce and understand payroll reports • Participate in projects and activities as assigned
Senior Payroll Associate
StradaWe’re Strada, a global pioneer in payroll, human capital, and financial management solutions.
• Independently process Payroll End to End to ensure they are delivered as per the agreed processing calendar(s) and to the agreed KPIs • Independently perform Data Management or Customer Service activities as per the agreed calendar and KPIs • Support Statutory and Year End Reporting to the agreed calendar(s) and to the agreed KPIs • Use Payroll expertise to advise upon client queries/issues • Ensure a strong understanding of country specific legislation and tasks • Support and knowledge transfer Apprentices and/or Associates on Data Management or Customer Service activities • Ensure Tickets and Calls are responded within SLA timescales and to a high standard • Support System Maintenance Testing • Liaise and transact with Third Parties • Complete SOC Controls on time and with the necessary evidences • Support and contribute to root cause analysis • Conduct Knowledge Transfer sessions • Maintain DWIs to ensure processes are up to date and reflective of the service • Report all system issues/defects correctly and log tickets • Highlight to Service Manager any deviations from the standard scope of service • Ability to recognize and deal appropriately with sensitive and confidential information • Contribute to team meetings and raise any issues immediately to your Service Manager • Ensure you are up to date with all STRADA HR announcements and communications • Build good relationships with all lines of businesses where appropriate • Participate in projects and activities as needed and assigned
Payroll Accountant
m/w/dBei Via entwickeln wir Technologien, die die Mobilität auf der ganzen Welt zum Besseren verändern. Unser Fokus liegt auf dem Bereich Transit-Tech, denn wir sind überzeugt, dass die Zukunft des Transports in der geteilten, dynamischen und öffentlichen Mobilität liegt. Unser Ansatz reduziert Kohlenstoffemissionen in überlasteten Städten, verringert die Abhängigkeit von privaten Autos und ermöglicht allen Menschen den Zugang zu effizienten und erschwinglichen Möglichkeiten der Fortbewegung. Wir haben die erste End-to-End Lösung für Städte und Verkehrsbetriebe entwickelt und bieten erstklassige Software, Service-Design und betriebliches Know-how, um Mobilität für alle grundlegend zu verbessern. Wir bei Via sind bestrebt, ein vielfältiges, integratives und authentisches Arbeitsumfeld zu schaffen. Wenn Du Dich für diese Stelle interessiert, aber Deine bisherigen Erfahrungen nicht perfekt mit jeder Anforderung in der Stellenbeschreibung übereinstimmen, laden wir Dich ein, Dich trotzdem zu bewerben. Vielleicht bist Du genau die richtige Person für diese oder andere Positionen. Wir schätzen diverse Teams und bei Via sind alle willkommen - egal, was Dein Hintergrund ist, wir freuen uns auf Deine Bewerbung. Bereit für die Fahrt? Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Role Description Als Lohn- und Gehaltsabrechner (m/w/d) für Via Deutschland wirst du den gesamten Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess für Via’s 900+ Mitarbeiter in der Region verwalten – von der Vorbereitung, der Pflege der Unterlagen bis hin zur monatlichen Finanzberichterstattung. Du wirst die Gehaltsabrechnungsfunktion in Via’s schnell wachsenden Unternehmen in Europa mitgestalten und dabei mit Kollegen aus Via’s Finanzteam weltweit zusammenarbeiten. - Steuerung des monatlichen Gehaltsabrechnungsprozesses in Deutschland in Zusammenarbeit mit dem externen Lohnabrechnungspartner. - Enge Zusammenarbeit mit Via’s Finanz- und Personalteams zur Sicherstellung einer genauen und rechtzeitigen Abbildung der Gehaltsabrechnungen. - Verständnis der deutschen Steueranforderungen, Änderungen der Lohn- und Steuergesetze sowie anderer regulatorischer Änderungen. - Regelmäßige Prüfungen der Gehaltsdaten zur Gewährleistung der Genauigkeit der Mitarbeiter Zahlungsinformationen. - Entwurf und Implementierung von Prozessverbesserungen und internen Kontrollen für den Gehaltsabrechnungsprozess. - Sicherstellung der rechtzeitigen und genauen Berechnung und Meldung von Abzügen für Sozialleistungen und Steuern. - Leitung aller Aspekte des monatlichen Finanzberichterstattungsprozesses im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung. - Hauptansprechpartner für Mitarbeiter bei Fragen zur Bezahlung. - Übernahme von Ad-hoc-Projekten und anderen Aufgaben zur Unterstützung des breiteren Teams. - Ausübung des höchsten Maßes an Vertraulichkeit in Bezug auf alle Gehaltsinformationen und Datenschutzinitiativen der Mitarbeiter. Qualifications - Mindestens 3 Jahre relevante Erfahrung in der Gehaltsabrechnung in Deutschland. - Technikaffin mit starkem Verständnis der HRIS-Systemlandschaft wie P&I, Loga und fortgeschrittenen Kenntnissen in Microsoft Excel. - Fähigkeit, Gehaltsabrechnungsaufgaben vollständig, genau und rechtzeitig mit minimaler Aufsicht auszuführen. - Leidenschaft für Prozessverbesserungen und die Entwicklung innovativer Lösungen. - Detailorientiert und bestrebt, jede Aufgabe mit höchster Genauigkeit zu erledigen. - Nachgewiesene Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internen Teams und im Jonglieren mehrerer Prioritäten. - Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten. - Fließend in Deutsch und Englisch, weitere Sprachen sind von Vorteil. - Bereitschaft, einmal im Monat nach Berlin zu reisen, um gemeinsam mit dem Team vor Ort zu arbeiten. Benefits - Die Zugehörigkeit zu einem Unternehmen, das für sein Engagement im Bereich des sozialen Nutzens ausgezeichnet wurde. - Gehaltsspanne: 70.000-80.000€ pro Jahr, einschließlich Aktienoptionen. - Mitgliedschaft im Urban Sports Club. - Ein schönes Büro im Herzen von Berlin, in Mitte. - 30 Urlaubstage pro Jahr. Company Description Bei Via entwickeln wir Technologien, die die Mobilität auf der ganzen Welt zum Besseren verändern. Unser Fokus liegt auf dem Bereich Transit-Tech, denn wir sind überzeugt, dass die Zukunft des Transports in der geteilten, dynamischen und öffentlichen Mobilität liegt. Unser Ansatz reduziert Kohlenstoffemissionen in überlasteten Städten, verringert die Abhängigkeit von privaten Autos und ermöglicht allen Menschen den Zugang zu effizienten und erschwinglichen Möglichkeiten der Fortbewegung. Wir haben die erste End-to-End Lösung für Städte und Verkehrsbetriebe entwickelt und bieten erstklassige Software, Service-Design und betriebliches Know-how, um Mobilität für alle grundlegend zu verbessern. Wir bei Via sind bestrebt, ein vielfältiges, integratives und authentisches Arbeitsumfeld zu schaffen. Wenn Du Dich für diese Stelle interessiert, aber Deine bisherigen Erfahrungen nicht perfekt mit jeder Anforderung in der Stellenbeschreibung übereinstimmen, laden wir Dich ein, Dich trotzdem zu bewerben. Vielleicht bist Du genau die richtige Person für diese oder andere Positionen. Wir schätzen diverse Teams und bei Via sind alle willkommen - egal, was Dein Hintergrund ist, wir freuen uns auf Deine Bewerbung. Bereit für die Fahrt? Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
