​​Looking for Philippines-based candidates Job Role: Virtual Assistant Compensation range: $1,500 AUD - $2,000 AUD / Monthly Engagement type: Independent Contractor Agreement Work Schedule: This role is expected to align with the AU business hours (approx. 8 AM - 5 PM AEST, Monday to Friday) for collaboration, but as a contractor, you’ll have flexibility in how you manage your time. Who We Are: At Hunt St, we help Australian companies hire top remote talent in the Philippines. For this role, you will be engaged directly by the client as an independent contractor. We are not an outsourcing agency. All of our roles are 100% remote so you'll be able to work from home. Who The Client Is: We are a boutique Sydney-based construction firm specialising in architect-led, high-end residential projects along with select commercial work. Our projects are known for exceptional craftsmanship, precise detailing, and a deliberate quality-first approach that consistently delivers award-calibre outcomes. Role Overview:  This role provides comprehensive administrative and operational support to the Director and Office Manager within a fast-paced small business environment. The position is structured to prioritise high-impact executive support (approximately 60% of time) while also ensuring the smooth day-to-day functioning of office operations (approximately 40% of time). The successful candidate will act as a central coordination point across communication, systems, and processes, helping improve efficiency, maintain organisation, and support business growth. Key Responsibilities:  Who They'll Support The VA will split their time between two people: Director — needs to free up 20+ hours per fortnight currently lost to email, admin, CRM, and meeting follow-ups so he can focus on business development and winning work. Office Manager  — needs repetitive data, admin, and compliance tasks taken off her plate so she can focus on contract administration during busy project periods. Supporting the Director (~60% of time): - Email inbox management — triage, categorise, flag priorities, draft routine replies using templates - HubSpot CRM — update pipeline, log client interactions, generate weekly reports and dashboards - Meeting administration — process transcripts (Fireflies/Fathom) into action items, distribute to team, track follow-ups - SOP documentation — convert voice notes and screen recordings (Loom) into written standard operating procedures - Social media management — schedule Instagram posts, manage content calendar, respond to comments and DMs - Recruitment support — post job ads on SEEK, screen applications against criteria, prepare shortlist summaries - Research and document preparation — competitor research, tender formatting, proposal preparation, presentation support - Calendar management — schedule meetings, protect focus time blocks, coordinate with clients and subcontractors Supporting the Office Manager (~40% of time): - Fuel card statements — compile and compare petrol usage across company vehicles (monthly) - Vehicle insurance and servicing — source quotes, prepare cost comparisons (quarterly) - Payroll administration — chase missing timesheets from site staff via email/Teams, reconcile timesheet data, liaise with external bookkeeper for pay run processing - Training and compliance reminders — track expiry dates for tickets/licences, book refresher courses, send reminders to staff - Data entry, filing, and digital archiving - Stationery and office supplies — research options, prepare orders for approval - General administrative support — timesheets, site-related document requests, ad hoc tasks as directed

Role Description Vos missions en quelques mots : - Suivi du budget et appui à l’élaboration des notes, courriers ou documents de présentation (Word, Excel, Powerpoint). - Appropriation de divers outils (Pléiades, Naos, ParCour…). - Classement de documents et bonne organisation du répertoire partagé du département. - Accompagnement des évolutions logistiques et administratives du département. - Travail en étroite collaboration avec des correspondants identifiés au sein d’autres départements de la Dila. Enjeux : - Respect des règles internes en matière de commande publique ou de gestion des ressources humaines. - Faire preuve de discrétion et de loyauté. - Capacité d’autonomie, d’initiative et d’auto-organisation dans le cadre défini de compétences. - Être identifié et reconnu comme interlocuteur privilégié des partenaires internes et externes. Le(La) titulaire du poste dépend hiérarchiquement du responsable du département et travaille étroitement auprès de l’adjoint au responsable. Qualifications - Assurer l’ensemble des activités logistiques et administratives concourant au fonctionnement du département. Requirements - Assurer l’assistance logistique pour le département : - Gestion de l’information à destination ou en provenance du département. - Préparation logistique des réunions et/ou manifestations diverses internes et externes. - Gestion des déménagements et aménagements de bureaux. - Accueil et prise de contact avec des interlocuteurs internes et externes. - Préparation des missions et gestion des ordres de mission du département. - Suivi des parapheurs destinés à la signature de la direction. - Participer à la gestion administrative du département : - Gestion des ressources humaines du département. - Suivi du budget alloué au département. - Gestion des fournitures et bon fonctionnement des imprimantes. - Gestion des cartes de visite. - Gestion des abonnements et ouvrages documentaires du département. - Apporter un soutien aux travaux d’une section dans un cadre défini. - Assurer une mission de correspondant QVCT pour le département. Benefits - Localisation : 26 Rue Desaix, 75015 Paris, France. Company Description Documents à transmettre : - Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

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