• Manage inboxes and calendars for Senior Leadership Team members with strong prioritization • Coordinate meetings, including scheduling, preparation, and follow-up • Track action items and ensure timely execution • Provide light travel coordination as needed • Organize and maintain shared drives and documentation systems • Support contract lifecycle management, including tracking, filing, and renewals • Assist with maintaining corporate entity documentation and records • Maintain litigation and legal matter trackers • Populate, update, and maintain Monday.com boards for visibility and tracking • Partner closely with legal, finance, and operations stakeholders • Ensure leadership has quick access to accurate, well-organized information • Support internal processes that improve visibility and accountability across teams

• Manage the CEO’s high-volume inbox, including prioritization, drafting responses, and flagging action items • Own complex calendar management across multiple time zones • Prepare daily and weekly executive briefings, agendas, and pre-read materials • Anticipate executive needs and proactively resolve issues before escalation • Maintain strict confidentiality when handling sensitive leadership information • Coordinate frequent domestic and international travel, including multi-leg itineraries • Manage flights, accommodations, ground transportation, and detailed travel plans • Ensure seamless travel execution with minimal last-minute disruptions • Act as the point person for travel changes and urgent logistics • Join select executive meetings as needed • Track action items and decisions from meetings • Coordinate follow-ups across internal teams to ensure execution • Provide light project coordination to support leadership initiatives • Organize and maintain executive documents and shared drives • Ensure files, notes, and resources are easy to access and up to date • Maintain version control and structured documentation systems

Role Description Assistante(e) de direction, vous travaillerez en étroite collaboration avec l'équipe de direction et serez rattachée directement à la Secrétaire Générale. Missions principales en gestion et comptabilité : - Gérer les droits constatés : restauration et hébergement des élèves - Gérer les aides élèves : bourses et fonds sociaux - Saisir et suivre les recettes pour les 3 budgets : formation initiale, formation continue, formation par apprentissage - Suivre les 3 budgets en lien avec la secrétaire générale et l'agent comptable (outils d'analyse et d'aide à la décision) - Suivre la partie financière des projets pédagogiques - Gérer la taxe d'apprentissage et de sa campagne de diffusion - Accueillir le public pour la restauration - Saisir et suivre les dépenses de restauration - Gestion de la régie Missions principales RH : - Récupérer les données de paie et effectuer la saisie de 1er niveau (vacations, données agent...) - Suivre les contrats de la formation initiale en lien avec le ministère : récupération et transmission des documents, suivi des signatures, préparation des documents de fin de contrat - Suivre les contrats de la formation continue et de l'apprentissage : rédaction des contrats, préparation des documents de fin de contrat - Suivre les arrêts maladie : transmission, saisie des attestations de salaire pour la CPAM - Assurer la logistique du déplacement des agents (OM, réservations, justificatifs, etc.) Qualifications - De formation Bac +2/3 en secrétariat de direction, gestion administrative, comptabilité ou ressources humaines - Expérience confirmée dans un environnement scolaire ou administratif public souhaitée - Connaissance des procédures RH/comptables du secteur public appréciée Requirements - Rigueur et sens de l'organisation - Discrétion et respect de la confidentialité - Diplomatie et capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés (direction, enseignants, élèves, parents, professionnels) - Réactivité, adaptabilité et autonomie dans la gestion des priorités - Esprit d'équipe et sens du service public

• Email management and professional correspondence • Diary/calendar management and scheduling • Prioritising tasks effectively and working independently • Weekly check-in with the client (minimal supervision required)