• Lead implementation, configuration, and ongoing management of PandaDoc as Revamp's primary proposal template platform. • Build and maintain a library of proposal templates, content blocks, and reusable assets within PandaDoc. • Train and support team members on PandaDoc workflows and template use. • Manage day-to-day administration of HubSpot, ensuring data integrity across the CRM. • Manage end-to-end bid support for Project Managers, including compliance review. • Conduct research into market trends, client needs, and competitor positioning to inform decisions. • Manage the distribution and synthesis of Client Experience Surveys to inform service improvement efforts.

• Take ambiguous, cross-functional problems ("time-to-activation is too slow," "we don't understand margin by client type," "Partnerships and Success disagree on what 'ready' means") from diagnosis to an installed, measured solution. • Build the quantitative backbone: models, unit economics, funnel and throughput instrumentation, and the definitions and dashboards a function trusts and runs on. • Design operating mechanisms (cadences, ownership, SOPs, decision rules) then reduce the manual load through tooling, automation, and agents. • Partner with functional leaders (Legal/Compliance, Success, Partnerships, Finance) to surface the real underlying need behind the stated ask, build the relationship, and land changes that stick. • Prepare the analysis and narrative behind key leadership decisions; and, more importantly, own the recommendation and its tradeoffs.

• Lead and scale the Business Operations function, defining the team’s charter, mentoring talent, and allocating resources to the highest-impact priorities across the company. • Own the company-wide operating system, including planning cycles (OKRs, annual planning), business reviews, and execution frameworks to ensure organizational alignment and velocity. • Translate corporate strategy into operational execution, bridging the gap between executive vision and day-to-day delivery by ensuring cross-functional teams have clear roadmaps and accountability. • Drive organizational efficiency and health, proactively identifying silos, operational drag, or resource imbalances, and implementing structural solutions to resolve them. • Serve as the primary escalation point for critical execution risks, partnering with senior-level stakeholders to unblock complex programs and drive rapid decision-making. • Establish the 'Gold Standard' for project management and process rigor at Wing, creating toolkits and frameworks that elevate the operational maturity of the entire organization.

Role Description Als Operations & Finance Manager übernimmst du die operativen und finanziellen Grundlagen von ProviPanda - Buchhaltung, Legal-Koordination, HR-Administration und die Organisation im Hintergrund, damit das Geschäft läuft, ohne dass der Gründer alles selbst machen muss. Du reportest direkt an den Gründer & Geschäftsführer und arbeitest eng mit ihm zusammen. Aufgaben - Finance & Admin + Organisation & Reporting - Verantwortung für Moss (Ausgaben-Monitoring, Freigaben, Kontoüberwachung) - Verantwortung für vorbereitende Buchhaltung inkl. Kommunikation mit dem Steuerberater - Verantwortung Factorial (Urlaubsanträge, Time Tracking, Krankheits Einreichung bei den Kassen etc.) - Verantwortung Lohnbuchhaltung Kommunikation (neue Mitarbeiter einrichten, rechtzeitig den Verdienst durchgeben oder Änderungen von allen Mitarbeitern, Krankheitstage durchgeben etc.) - monatliche Provisionsabrechnungen des Sales Teams - Inkasso & Mahnwesen Verantwortung - Planung von Team-Events und Team-Calls & Workations - Wöchentliches Reporting direkt an den Geschäftsführer - Legal & Dienstleister - Kommunikation mit Anwalt, Rechtsschutz, Versicherungen, Dienstleistern, Freelancern (z. B. eigenständige Steuerung von Website-Projekten) - Prüfung und Anpassung von AGB und Datenschutz bei Bedarf - Verantwortung info@ Postfach - Prüfung wichtiger rechtlicher Anliegen und Management davon - Bei allen rechtlichen Anfragen bist Du die erste Ansprechperson - (People & Hiring) - Du hilfst hier wenn es brennt und führst Erstgespräche für neue operative Rollen - Du bereitest für neue Onboardings alles operative & technische vor und bist auch fürs Offboarding von Mitarbeitern verantwortlich - Technisches Onboarding neuer Mitarbeiter, zentrale Ansprechperson bei Fragen - Screening & Erstgespräche im Ops-Hiring, Betreuung von Probetagen im Sales Qualifications - 2–3 Jahre Erfahrung in Buchhaltung, Finance Operations oder allgemeinem Business Operations - Erfahrung mit Stripe, Moss und DATEV ist Best Case — du solltest zumindest mit einem der Tools bereits gearbeitet haben und dich schnell in die anderen einarbeiten können - Lohnbuchhaltung und die Kommunikation mit Steuerberatern ist für dich nichts Neues, du weißt wie das läuft - Du kannst eigenständig Verträge, NDAs und rechtliche Dokumente aufsetzen und anpassen — nicht nur prüfen - Sicherer Umgang mit gängigen Tools wie Slack, Claude, Asana oder vergleichbaren Projekt- und Kommunikationstools - Erfahrung im Umgang mit einem CRM (z. B. Close, HubSpot o. ä.) von Vorteil - Sicherer Umgang mit Zahlen und Verträgen - Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise — auf dein Wort kann man sich verlassen - Diskretion im Umgang mit sensiblen Finanz- und Rechtsthemen - Du arbeitest gerne selbstständig und in einem kleinen, direkten Team Benefits - Ein schnell wachsendes HR-Tech-Startup mit riesiger Vision & starkem Wachstum, das spannende Herausforderungen und Entwicklungsmöglichkeiten bietet. - Ein nettes Team & Umfeld wo die Arbeit Spaß macht und Innovation gefördert wird. - Flache Hierarchien, direkte Verantwortung, echte Mitgestaltung bei Projekten und strategischen Entscheidungen. - Remote-First-Setup mit flexiblen Arbeitszeiten für eine optimale Work-Life-Balance. - Überdurchschnittliches Gehalt mit zusätzlichen Bonusoptionen und weiteren attraktiven Vergünstigungen.