• Manage and organize emails and administrative correspondence • Schedule appointments, material deliveries, and crew assignments • Coordinate material takeoffs • Communicate with insurance companies regarding claims and documentation • Maintain accurate CRM records, notes, and client files • Help improve and automate internal workflows and processes • Assist with the setup and maintenance of the company's training platform and internal website • Handle inbound and outbound phone calls professionally • Provide general administrative and executive support as needed

Role Description Du bist die rechte Hand, das Organisationsgenie und der wichtigste Sparringspartner für unser Gründer-Team. In dieser abwechslungsreichen Position ist deine Hauptmission klar: - Uns im operativen Tagesgeschäft maximal den Rücken freizuhalten, damit wir uns auf das strategische Wachstum konzentrieren können. - Du bist ein echtes Multitalent, denkst proaktiv mit und packst genau dort an, wo es gerade brennt. Deine Aufgaben im Detail: - Daten- & Office-Management: Du baust und pflegst übersichtliche Tabellen (Google Sheets/Excel), erstellst professionelle, ansprechende Präsentationen (Google Slides/PowerPoint) und hältst unsere internen Systeme strukturiert. - Finanzadministration & Sales-Support: Du unterstützt uns im Daily Business, schreibst Angebote, erstellst Rechnungen und übernimmst vorbereitende Aufgaben für unsere Buchhaltung. - Kommunikation & Schnittstelle: Du bist das sympathische Aushängeschild nach außen. Du tätigst wichtige Anrufe und telefonierst bzw. korrespondierst absolut stilsicher mit unseren Partnern, Dienstleistern und Kunden. - Event- & Reisemanagement: Von der Idee bis zur Umsetzung: Du planst und organisierst unvergessliche Workations, Teamevents sowie die allgemeine Termin- und Reisekoordination für interne und externe Teilnehmer. - Operatives Allround-Management: Von A wie Anrufe bis W wie Workation-Planung – du übernimmst eigenständig wechselnde Ad-hoc-Projekte und administrative To-dos, die im Startup-Alltag anfallen. Qualifications - Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder bringst durch relevante Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management- oder Startup-Umfeld das nötige Handwerkszeug mit. - Du bist ein echter Generalist, liebst die Abwechslung und denkst immer einen Schritt voraus. Monotone Routinen sind nichts für dich. - Du arbeitest hochgradig selbstständig, zuverlässig und behältst auch dann die Ruhe und den Überblick, wenn viele verschiedene To-dos parallel anstehen. - Durch die tägliche Anwendung bist du absolut routiniert im Umgang mit der Google Suite (insb. Sheets & Slides), MS Office, Slack und ähnlichen digitalen Tools. - Du hast eine positive Ausstrahlung, bist serviceorientiert und hast echte Freude am direkten (telefonischen) Kontakt mit Partnern und Kunden. - Du suchst keine Position zum reinen Verwalten. Du bist energetisch, lösungsorientiert und möchtest aktiv anpacken, um spürbaren Impact zu liefern. Benefits - Du spielst eine Schlüsselrolle für den Erfolg der nächsten Generation von erfolgreichen Startups. - Du entwickelst mit uns ein erstklassiges Netzwerk von Organisationen und Personen in der Startup-Welt. - Wir setzen auf kurze Kommunikationswege, ein offenes Miteinander, arbeiten eng und motiviert an gemeinsamen Zielen und wachsen täglich über uns hinaus. - Eigenverantwortung mit spürbarem Impact für neue Ventures und Geschäftsmodelle. - Du kommst in den Genuss langfristiger persönlicher Entwicklungsmöglichkeiten und einer fairen Vergütung sowie Sachzuwendungen. Company Description Project Bay ist Deutschlands Nummer 1 Startup für Workation und baut gerade eine internationale Bandbreite an Standorten auf für die perfekte Verbindung von Arbeit und Urlaub.

• Answer all incoming patient calls promptly and professionally. • Convert inbound marketing leads into scheduled appointments through confident and consultative conversations. • Build rapport with prospective patients, answer questions about treatments and services, and help overcome objections. • Schedule, confirm, reschedule, and manage patient appointments. • Deliver an exceptional patient experience from the very first interaction. • Verify dental insurance eligibility and benefits. • Submit insurance claims accurately and promptly. • Process insurance predeterminations and eligibility checks. • Follow up on denied, unpaid, or delayed insurance claims. • Prepare claim corrections, resubmissions, and appeals as needed. • Monitor and manage accounts receivable (AR) aging. • Perform billing-related administrative tasks and communicate with insurance carriers regarding claim status. • Manage daily front office operations within the practice. • Conduct patient recall and reactivation campaigns. • Maintain accurate patient records and documentation. • Perform data entry and administrative tasks using Ascend. • Support the team with additional front office and operational responsibilities as needed.

**Who We Are****The Boutique COO works with business owners and founders who are looking to expand their network of expertise and grow their businesses. We match intentionally and filter both clients and professionals, making sure they are serious, reliable and collaborative. Our network members aren’t competing with dozens of others for the same clients. **Who Our Clients Are Looking For** **Experts in their field:** You have a demonstrated history of success in operations, administrative support, and or executive assistant roles. You have your own clients or past freelance engagements. **Confident Communicators: **You have strong written and verbal skills and the ability to adapt your communication style to a variety of client priorities and personalities. **Self-Starters: **You are comfortable with jumping into open-ended problems as a problem solver. You can confidently assess the best courses of action, recommend clear paths to solution, and implement solutions with little to no oversight. **Skilled Project Managers: **You seamlessly adapt to changes, stay on top of deadlines, and are able to skillfully manage multiple priorities. **Tech-Savvy Doers:** You are comfortable with a variety of web-based applications and platforms commonly used in day-to-day business operations, including using AI tools thoughtfully. You are confident jumping into new systems and learning quickly and independently. **What Work with Our Clients Looks Like** - Managing and executing projects on behalf of clients - Excelling at time management and meeting deadlines - Fluidly providing a variety of virtual assistant services such as scheduling, emailing, lead conversion, research, data entry, and more - Adjusting seamlessly to clients’ changing priorities, needs and deadlines using their business values and processes as a guiding principle - Connecting with many different personality types and communication styles **What to Expect** - A roster of 2-5 ongoing clients - you get to choose which clients you take on - A flexible schedule. Our clients are mostly looking for weekday availability with most client-expected project turnaround times being within 1-2 days - 100% remote work with limited opportunities for onsite work