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Administrative Receptionist
Location
United States
Posted
4 days ago
Salary
$1.0K - $1.1K / month
Seniority
Mid Level
No structured requirement data.
Job Description
Administrative Receptionist
Job Duck
Role Description We are seeking a highly organized and customer-focused Administrative Receptionist to join our team. This role is ideal for someone who enjoys multitasking, providing excellent service, and supporting daily operations in a fast-paced environment. As the first point of contact for clients and team members, you will play a key role in ensuring smooth communication, efficient scheduling, and accurate record-keeping. This position also offers strong opportunities for professional growth and expanded responsibilities over time. Schedule: Monday to Friday 8:30 AM – 5:30 PM EDT Monthly Compensation: 1,015 to 1,100 USD Responsibilities include, but are not limited to: - Provide general receptionist and administrative support to the team - Manage email correspondence and respond in a timely manner - Maintain and update CRM systems with accurate client and appointment information - Take detailed notes and maintain organized records - Schedule appointments and manage calendars - Answer, screen, and route calls to appropriate team members - Handle approximately 20 inbound and outbound calls daily, ensuring professionalism and efficiency Qualifications - Strong communication skills (verbal and written) - Excellent organizational and multitasking abilities - Comfortable working with CRM systems and basic office tools - Detail-oriented with strong note-taking skills - Professional demeanor and customer-service mindset - Ability to handle a moderate daily call volume Requirements - Languages: English, Spanish Company Description For ambitious, culturally diverse, curious minds seeking booming careers, Job Duck unlocks and nurtures your potential. We connect you with rewarding, remote job opportunities with US-based employers who recognize and appreciate your skills, allowing you to not just survive but thrive. As a lifestyle company, we ensure that everybody working here has a fantastic time, which is why we’ve earned the Great Place to Work Certification every year since 2022!
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Assistant Regional Management - Mental Health & Addiction
MEDIAN Unternehmensgruppe & Co. KGMEDIAN Deutschland ist Teil der MEDIAN Group, einem der führenden europäischen Anbieter auf dem Gebiet der medizinischen Rehabilitation und der psychischen Gesundheit. Mit mehr als 120 Einrichtungen in ganz Deutschland bietet MEDIAN ein dynamisches und innovatives Umfeld für Beschäftigte in den unterschiedlichsten Fach- und Servicebereichen mit vielfältigen Einstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten. Als Spezialist für Rehabilitation und Teilhabe begleiten wir unsere Patientinnen und Patienten auf dem Weg zur Genesung und zurück in den Alltag – ganz nach unserem Leitsatz „Das Leben leben“.
Role Description Du willst nicht nur analysieren, sondern Verantwortung übernehmen? Der Geschäftsbereich Mental Health & Addiction vereint Akutpsychiatrie, Akutpsychosomatik, psychosomatische Rehabilitation und spezialisierte Suchtkliniken an Standorten in ganz Deutschland. Als Referent der Regionalgeschäftsführung bist du nah am Geschehen: Du arbeitest eng mit unseren Klinikleitungen zusammen, unterstützt die Regionalgeschäftsführung bei der Steuerung des Klinikportfolios und begleitest unsere Standorte in operativen und strategischen Fragestellungen. Dabei bist du Ansprechpartner, Sparringspartner und Schnittstelle zugleich. Du erkennst Handlungsbedarfe, begleitest Veränderungsprozesse und trägst dazu bei, unsere Kliniken fachlich, organisatorisch und wirtschaftlich erfolgreich aufzustellen. Deine Aufgabenschwerpunkte - Unterstützung der Regionalgeschäftsführung operativ und strategisch mit eigenen Impulsen - Analyse, Aufbereitung und Interpretation von Kennzahlen und KPI-Daten zur Entwicklung fundierter Handlungsempfehlungen - Unterstützung bei der Wirtschaftsplanung sowie bei der Erstellung, Steuerung und Nachverfolgung von Budgets - Vorbereitung von Kostenträgerverhandlungen einschließlich Datenanalysen und entscheidungsrelevanter Unterlagen - Eigenständige Steuerung von klinikübergreifenden Projekten – von der Konzeption bis zur Umsetzung - Steuerung, Begleitung und Nachverfolgung von Investitionsvorhaben - Prüfung und Freigabe von Rechnungen unter Einhaltung definierter Prozesse und Richtlinien - Aktive Steuerung des Personalbestands in enger Zusammenarbeit mit HR, einschließlich Monitoring, Personalplanung und Reporting Qualifications - Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Gesundheitsökonomie oder kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Weiterbildung - Erfahrung im Controlling, in der Assistenz auf Leitungsebene oder im Gesundheitswesen von Vorteil - Erfahrung in der Zusammenarbeit mit HR und betriebswirtschaftlichen Steuerungsinstrumenten von Vorteil - Strukturierte, proaktive und eigenständige Arbeitsweise - Hohes Maß an Diskretion und professionelles Auftreten - Reisebereitschaft - Du bist neugierig auf neue Orte und unterschiedliche Klinikkulturen Benefits - Flexible Arbeitsgestaltung - wir arbeiten hauptsächlich Remote - Präsenztermine sind direkt in unseren Kliniken – kein Büroalltag von der Stange - Innovatives und dynamisches Team, das Zusammenarbeit, kurze Entscheidungswege und neue Ideen aktiv fördert - Regelmäßige Teamevents, die den Zusammenhalt stärken und Raum für Austausch auch abseits des Arbeitsalltags bieten - JobRad-Leasing für Deine nachhaltige und gesunde Mobilität - Zahlreiche Mitarbeitervorteile für bekannte Marken (Corporate Benefits) - Betriebliche Altersvorsorge - Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten über unsere MEDIAN Akademie Company Description MEDIAN Deutschland ist Teil der MEDIAN Group, einem der führenden europäischen Anbieter auf dem Gebiet der medizinischen Rehabilitation und der psychischen Gesundheit. Mit mehr als 120 Einrichtungen in ganz Deutschland bietet MEDIAN ein dynamisches und innovatives Umfeld für Beschäftigte in den unterschiedlichsten Fach- und Servicebereichen mit vielfältigen Einstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten. Als Spezialist für Rehabilitation und Teilhabe begleiten wir unsere Patientinnen und Patienten auf dem Weg zur Genesung und zurück in den Alltag – ganz nach unserem Leitsatz „Das Leben leben“.
Assistant Regional Management - Mental Health & Addiction
MEDIAN Unternehmensgruppe & Co. KGMEDIAN Deutschland ist Teil der MEDIAN Group, einem der führenden europäischen Anbieter auf dem Gebiet der medizinischen Rehabilitation und der psychischen Gesundheit. Mit mehr als 120 Einrichtungen in ganz Deutschland bietet MEDIAN ein dynamisches und innovatives Umfeld für Beschäftigte in den unterschiedlichsten Fach- und Servicebereichen mit vielfältigen Einstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten. Als Spezialist für Rehabilitation und Teilhabe begleiten wir unsere Patientinnen und Patienten auf dem Weg zur Genesung und zurück in den Alltag – ganz nach unserem Leitsatz „Das Leben leben“.
Role Description Du willst nicht nur analysieren, sondern Verantwortung übernehmen? Der Geschäftsbereich Mental Health & Addiction vereint Akutpsychiatrie, Akutpsychosomatik, psychosomatische Rehabilitation und spezialisierte Suchtkliniken an Standorten in ganz Deutschland. Als Referent der Regionalgeschäftsführung bist du nah am Geschehen: Du arbeitest eng mit unseren Klinikleitungen zusammen, unterstützt die Regionalgeschäftsführung bei der Steuerung des Klinikportfolios und begleitest unsere Standorte in operativen und strategischen Fragestellungen. Dabei bist du Ansprechpartner, Sparringspartner und Schnittstelle zugleich. Du erkennst Handlungsbedarfe, begleitest Veränderungsprozesse und trägst dazu bei, unsere Kliniken fachlich, organisatorisch und wirtschaftlich erfolgreich aufzustellen. Deine Aufgabenschwerpunkte - Unterstützung der Regionalgeschäftsführung operativ und strategisch mit eigenen Impulsen - Analyse, Aufbereitung und Interpretation von Kennzahlen und KPI-Daten zur Entwicklung fundierter Handlungsempfehlungen und Entscheidungsgrundlagen - Unterstützung bei der Wirtschaftsplanung sowie bei der Erstellung, Steuerung und Nachverfolgung von Budgets - Vorbereitung von Kostenträgerverhandlungen einschließlich Datenanalysen und entscheidungsrelevanter Unterlagen - Eigenständige Steuerung von klinikübergreifenden Projekten – von der Konzeption bis zur Umsetzung - Steuerung, Begleitung und Nachverfolgung von Investitionsvorhaben - Prüfung und Freigabe von Rechnungen unter Einhaltung definierter Prozesse und Richtlinien - Aktive Steuerung des Personalbestands in enger Zusammenarbeit mit HR, einschließlich Monitoring, Personalplanung und Reporting Qualifications - Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Gesundheitsökonomie oder kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Weiterbildung - Erfahrung im Controlling, in der Assistenz auf Leitungsebene oder im Gesundheitswesen von Vorteil - Erfahrung in der Zusammenarbeit mit HR und betriebswirtschaftlichen Steuerungsinstrumenten von Vorteil - Strukturierte, proaktive und eigenständige Arbeitsweise - Hohes Maß an Diskretion und professionelles Auftreten - Reisebereitschaft - Du bist neugierig auf neue Orte und unterschiedliche Klinikkulturen Benefits - Flexible Arbeitsgestaltung - wir arbeiten hauptsächlich Remote - Präsenztermine sind direkt in unseren Kliniken – kein Büroalltag von der Stange - Innovatives und dynamisches Team, das Zusammenarbeit, kurze Entscheidungswege und neue Ideen aktiv fördert - Regelmäßige Teamevents, die den Zusammenhalt stärken und Raum für Austausch auch abseits des Arbeitsalltags bieten - JobRad-Leasing für Deine nachhaltige und gesunde Mobilität - Zahlreiche Mitarbeitervorteile für bekannte Marken (Corporate Benefits) - Betriebliche Altersvorsorge - Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten über unsere MEDIAN Akademie Company Description MEDIAN Deutschland ist Teil der MEDIAN Group, einem der führenden europäischen Anbieter auf dem Gebiet der medizinischen Rehabilitation und der psychischen Gesundheit. Mit mehr als 120 Einrichtungen in ganz Deutschland bietet MEDIAN ein dynamisches und innovatives Umfeld für Beschäftigte in den unterschiedlichsten Fach- und Servicebereichen mit vielfältigen Einstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten. Als Spezialist für Rehabilitation und Teilhabe begleiten wir unsere Patientinnen und Patienten auf dem Weg zur Genesung und zurück in den Alltag – ganz nach unserem Leitsatz „Das Leben leben“.
Vacation Planning Assistant
Destination CareersWe are a dynamic travel company committed to delivering seamless and personalized travel planning experiences. We specialize in luxury vacations, destination weddings, honeymoons, cruises, and family getaways. Our team thrives on organization, service, and a shared love of travel.
Role Description We are seeking a dependable and detail-oriented Remote Assistant to support our vacation booking process. In this role, you will work closely with our travel planning team to: - Research destinations - Prepare quotes - Manage reservations - Assist clients with pre- and post-booking communication This is a fully remote position ideal for someone who enjoys organizing, helping others, and being part of a travel-focused team. Qualifications - Previous experience in customer service, hospitality, or administrative support preferred - Strong attention to detail and time management skills - Excellent written and verbal communication abilities - Tech-savvy and comfortable using online tools and booking platforms - Ability to work independently in a fully remote setting - Must be 18 years or older with a reliable computer and internet connection - A passion for travel and helping others plan memorable experiences Requirements - Assist in researching and recommending vacation packages, resorts, cruises, and accommodations - Support the preparation and delivery of travel quotes and proposals - Process and update bookings using supplier and agency tools - Communicate with clients regarding reservation details, changes, or special requests - Maintain accurate records of bookings and client interactions - Monitor supplier promotions and destination updates - Collaborate with team members to ensure excellent client service Benefits - Flexible, remote work environment - Training and ongoing professional development - Access to travel planning tools and industry resources - Supportive team culture with opportunities to grow - Incentive-based performance opportunities and travel perks Work Environment This is a fully remote position with flexible hours. Ideal for individuals who are organized, motivated, and enjoy assisting with travel coordination and client communication.
Role Description Leigh & Co. Events is seeking a motivated, organized, and creative intern to support our Signature Services team. This is an excellent opportunity for someone interested in event planning, design, vendor relations, and behind-the-scenes operations. The intern will gain hands-on experience working alongside our team to bring client events to life while learning the fundamentals of event management and design sourcing. - Assist with general administrative and organizational duties - Research and identify potential vendors, rental companies, and event resources - Support the Signature Services team with decor sourcing and design inspiration - Help gather pricing, availability, and product information for event materials - Maintain vendor databases and organize project files - Assist with proposal preparation and client presentation materials - Coordinate sample requests, product orders, and inventory tracking - Conduct market research on event trends, decor elements, and industry best practices - Support event preparation and logistics as needed - Participate in team meetings and contribute creative ideas Qualifications - Strong organizational and time-management skills - Excellent written and verbal communication abilities - Detail-oriented with the ability to manage multiple tasks - Interest in event planning, design, hospitality, or related fields - Proficient in Google Workspace and/or Microsoft Office - Self-motivated, resourceful, and eager to learn - Experience with Canva, Pinterest, or design software is a plus Requirements - Unpaid internship (20 hours per week) - College credit available; we are happy to provide all required documentation and coordinate with your academic institution - Flexible schedule based on academic requirements and company needs - Fully remote. Opportunity for in-person training as well - Internship duration determined by academic program requirements
