Role Description Zur Unterstützung der Geschäftsleitung suchen wir eine zuverlässige, strukturierte und digital versierte Assistenz, die Aufgaben schnell versteht, sauber priorisiert und eigenständig vorantreibt. - Terminplanung und Kalenderkoordination für die Geschäftsleitung - Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen - Pflege von Aufgabenlisten, Wiedervorlagen und Projektständen - Strukturierte Bearbeitung administrativer Vorgänge - Erstellung von Entwürfen für E-Mails, Schreiben, kurze Unterlagen und interne Notizen - Recherche zu Unternehmen, Ansprechpartnern, Projekten und Marktumfeldern - Verständliche Aufbereitung von Informationen und Entscheidungsgrundlagen - Unterstützung bei der Organisation von Kundenprojekten - Koordination interner Abstimmungen - Pflege digitaler Ablagestrukturen - Unterstützung bei Präsentationen, Angeboten und einfachen Projektmanagement Aufgaben - CRM Pflege und vorbereitende administrative Tätigkeiten - Unterstützung bei der Rechnungsvorbereitung nach Vorgabe Qualifications - Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift - Erfahrung als Assistenz, Virtual Assistant, Office Manager, Projektassistenz oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion - Sehr zuverlässige, diskrete und verbindliche Arbeitsweise - Ausgeprägtes Organisationstalent und klare Prioritätensetzung - Schnelle Auffassungsgabe und eigenständiges Mitdenken - Sicherer Umgang mit E-Mail, Kalender, Office Anwendungen und Cloud Ablagen - Idealerweise Erfahrung mit Projektmanagement Systemen oder CRM Tools - Professionelle schriftliche Kommunikation - Sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen - Selbständige Arbeitsweise im Remote Umfeld - Hoher Qualitätsanspruch und konsequente Umsetzungskraft Benefits - Vollständig remote Zusammenarbeit - Flexible Ausgestaltung als Freelancer Tätigkeit oder geringfügige Beschäftigung - Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung - Einblick in Strategie, Unternehmensaufbau, Kundenprojekte und operative Steuerung - Moderne Beratungsumgebung mit klaren Abläufen und kurzen Entscheidungswegen - Verantwortungsvolle Assistenzrolle mit langfristiger Entwicklungsperspektive - Professionelle Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Role Description We are seeking a highly organized, proactive, and professional Executive Assistant to the CEO to support the daily operations and strategic initiatives of our growing company. This role requires someone who can manage multiple priorities in a fast-paced environment while maintaining confidentiality, professionalism, and strong attention to detail. The ideal candidate is resourceful, dependable, and capable of anticipating the needs of executive leadership. This role is not a traditional 9-to-5 position and requires a high level of flexibility and responsiveness. The Executive Assistant should be available to support business needs outside of standard working hours, including occasional evenings and weekends. - Manage and maintain the CEO's calendar, appointments, meetings, and travel arrangements - Coordinate internal and external communications on behalf of the CEO - Prepare reports, presentations, meeting agendas, and correspondence - Support client communications within the automotive manufacturing industry - Organize meetings, conference calls, and company events - Maintain confidential business records and sensitive information - Track projects, deadlines, and follow-up items to ensure timely completion - Assist with office administration, expense tracking, and operational support - Communicate professionally with clients, employees, and leadership teams - Help streamline processes and improve operational efficiency - Perform additional administrative and executive support duties as assigned - Provide occasional personal assistance to the CEO, including handling personal appointments, managing select personal accounts or bills, coordinating purchases, and assisting with day-to-day tasks as needed Qualifications - Previous experience as an Executive Assistant, Administrative Assistant, Office Manager, or similar role preferred - Strong organizational and multitasking abilities - Excellent verbal and written communication skills - Proficiency in Microsoft Office Suite, Google Workspace, and scheduling platforms - Ability to handle confidential information with professionalism and discretion - Strong problem-solving skills and attention to detail - Ability to work independently and prioritize tasks effectively - Professional demeanor and strong interpersonal skills Requirements - Experience supporting executive leadership - Experience in staffing, recruiting, manufacturing, or logistics industries is a plus - Familiarity with temporary staffing operations or workforce management - Experience working in fast-paced manufacturing or industrial environments

• Monitor multiple inboxes to triage and respond to client questions and concerns • Perform ad hoc payment, invoice management, file management, etc • Manage a calendar including scheduling, meetings, and travel arrangements • Serve as a contact between employees, clients, and external partners • Prepare/ edit correspondence, communications, presentations, reports, and other docs • Coordinate meetings, set agendas, take minutes, and prepare follow ups / action items • Perform other ad-hoc tasks with limited instruction as needed • Assist with project management tasks (track deadlines/ coordinate to ensure success) • Assist with business administrative and personal tasks as needed • Create SOPs and other documentation as needed

• Prepares and assembles medical record documentation/charts for physician • Ensures medical record compliance by self-documentation attestation • Updates patient history, physical exam, and other pertinent health information in the patient • Prepares and sends all documentation to physician for review and approval via authentication of detailed data entry and facility-specific procedures • Monitors the duration of basic lab results and screening procedures • Complies with hospital and medical facility policies, including those relating to HIPAA and Joint Commission • Performs other clerical duties and tasks to improve provider productivity and clinic workflow as assigned • Demonstrate understanding necessary to assess, review and apply criteria