• Manage calendar, scheduling, and meeting coordination for the Director of Operations • Prepare correspondence, reports, presentations, and internal communications • Coordinate meetings, including agendas, materials, and minutes • Screen and prioritize incoming communications and requests • Maintain organized records, files, and documentation systems • Serve as a central point of coordination between Operations, HR, Payroll, and Finance • Support onboarding logistics including scheduling and new hire setup • Assist with expense management, purchasing, and budget tracking • Coordinate employee-related administrative processes and documentation • Track compliance items such as certifications, registrations, and required filings • Coordinate internal meetings, leadership sessions, and operational reviews • Arrange travel, accommodations, and logistics for Director • Assist with coordination and planning of frontline employee events • Support employee engagement initiatives and recognition programs • Coordinate onboarding materials, welcome items, and internal communications • Maintain internal directories, databases, and systems

• Manage pre-litigation personal injury cases from intake through treatment progression and case readiness • Serve as the primary point of contact for clients while ensuring timely communication and proper case development • Maintain frequent communication with clients regarding treatment status and case progression • Monitor and follow up on client medical treatment progress and provider compliance • Communicate with insurance adjusters regarding claim status and property damage matters • Manage and prioritize an active caseload while ensuring timely progression of each matter • Ensure all case documentation is accurately saved, organized, and maintained within the case management system

• Schedule patient appointments and send reminders • Handle patient inquiries via phone, email, and text communication • Provide professional, compassionate, and timely patient support • Coordinate communication between patients and healthcare providers • Manage and maintain patient records with accuracy and confidentiality • Organize administrative documentation and communication workflows • Compile medical research and prepare reports as needed • Manage email and text correspondence, including sorting, prioritizing, responding, and sending newsletters • Process insurance claims and verify patient insurance coverage • Provide billing support and assist with medical invoicing • Support healthcare administrative and operational workflows as needed

Role Description Du bist der menschliche Kern eines KI-gestützten Vermittlungsprozesses. MediSteg bringt approbierte internationale Ärztinnen und Ärzte an deutsche Kliniken — und du stellst sicher, dass jeder Schritt dieses Prozesses sowohl menschlich exzellent als auch technisch sauber ist. Du bist Gesprächspartnerin für Ärzte/-innen in einem der wichtigsten Schritte ihrer Karriere. Und du baust gleichzeitig die Automatisierungen, die MediSteg skalierbar machen. Aufgaben - People & Prozess - Koordination und Vor-/Nachbereitung von Erstgesprächen zwischen Ärzten/-innen und Kliniken - Begleitung und Logistik von Hospitationen - Kommunikation mit Ärzten/-innen auf Englisch und Deutsch durch den gesamten Prozess - Onboarding-Begleitung platzierter Ärzte/-innen in den ersten 6 Monaten am Standort - Pflege der Kandidaten/-innendaten in HubSpot/Airtable mit hoher Disziplin und Sorgfalt - Automatisierung & Tech - Aufbau und Pflege von Prozessautomatisierungen (N8N / Make / HubSpot-Workflows) - Integration von KI-Tools (Claude) in Kandidaten- und Klinik-Kommunikation - Eigenständige Identifikation von Prozessbrüchen und Umsetzung von Lösungen - Mitgestaltung des Tech-Stacks in einem frühen Stadium (Google Workspace, Slack, Airtable) Qualifications - 2–4 Jahre Erfahrung in Operations, Customer Success, Recruiting oder Projektmanagement mit direktem Personenkontakt - Termintreue — Verbindlichkeit ist nicht verhandelbar: Du sagst, was du tust, und tust, was du sagst - Ergebnis- und Erfolgsorientierung — Du misst dich an Output, nicht an Aktivität - Empathie und professionelle Kommunikation auf Augenhöhe mit Fachärzten - Technisches Grundverständnis und nachweisliche Offenheit für Automatisierungstools - Deutsch fließend, Englisch sehr gut (C1+) - Strukturiertes, eigenständiges Arbeiten ohne Micromanagement Requirements - Erste eigene Automatisierungsprojekte mit N8N, Make, Zapier oder ähnlichen Tools - Erfahrung mit HubSpot oder einem vergleichbaren CRM - Hintergrund im Gesundheits-, Medizin- oder stark regulierten Umfeld - Weitere Sprachen (Arabisch, Rumänisch, Georgisch) von Vorteil Benefits - Echte Mitgestaltung einer KI-Plattform von Anfang an - Direkter Zugang zu Gründer und kleinem, ambitioniertem Team - Moderner Tech-Stack (Claude, N8N, Google Workspace, HubSpot) - Flexible Arbeitsgestaltung