Industry Operations / Executive Assistance Work Arrangement Fully Remote Job Type Full-Time Work Schedule Monday to Friday, 8:30 AM – 5:30 PM Eastern Time Locations Anywhere Remote (must be able to work within Eastern Time hours) About Pearl Talent Pearl works with the top 1% of candidates from around the world and connects them with the best startups in the US and EU. Our clients have raised over $5B in aggregate and are backed by companies like OpenAI, a16z, and Founders Fund. They’re looking for the sharpest, hungriest candidates who they can consistently promote and work with over many years. Candidates we’ve hired have been flown out to the US and EU to work with their clients, and even promoted to roles that match folks onshore in the US. Hear why we exist, what we believe in, and who we’re building for: WATCH HERE Why Work with Us? At Pearl, we’re not just another recruiting firm—we connect you with exceptional opportunities to work alongside visionary US and EU founders. Our focus is on placing you in roles where you can grow, be challenged, and build long-term, meaningful careers. About the Company Our client is a fast-paced, multi-entity organization operating across a recruiting firm, a venture capital syndicate, and an early-stage AI startup. The team is lean, highly collaborative, and focused on execution. Leadership operates on a tightly packed schedule, requiring strong operational support to maintain efficiency across all business units. The environment is dynamic, high-growth, and best suited for individuals who thrive in fast-moving, entrepreneurial settings. Role Overview The Executive Assistant / Operations Coordinator will serve as a critical operational partner supporting senior leadership across multiple business lines. This role is responsible for managing calendars, handling inbox communications, maintaining internal systems, and ensuring seamless coordination across teams. You will work cross-functionally, supporting initiatives across recruiting, venture capital, and startup operations. The role is execution-heavy and requires strong attention to detail, excellent communication skills, and the ability to operate independently after onboarding. This position is ideal for someone highly proactive, organized, and capable of anticipating needs before they arise in a fast-paced environment. Your Impact: - Improve operational efficiency by ensuring calendars, inboxes, and workflows run smoothly - Reduce missed opportunities by maintaining proactive follow-up systems - Enable leadership to focus on high-value work by managing day-to-day execution - Strengthen internal visibility through accurate tracking and CRM updates - Support scalability across multiple ventures by maintaining structure and organization Core Responsibilities Executive Scheduling & Calendar Management – 30% - Manage end-to-end calendar coordination across multiple stakeholders and time zones - Schedule meetings proactively and ensure alignment with priorities - Resolve scheduling conflicts and communicate updates clearly - Maintain forward-looking visibility of leadership availability Inbox Management & Client Communications – 30% - Monitor and respond to emails on behalf of senior leadership - Draft clear, professional client-facing communications - Maintain follow-up cadences to keep conversations progressing - Prioritize and triage incoming messages effectively Organization, Tracking & CRM Support – 20% - Maintain and update Excel-based tracking systems - Support data entry and pipeline management within the ATS - Build and manage task lists and follow-up trackers - Ensure data accuracy and operational visibility Operational Support Across Ventures – 15% - Assist with scheduling and coordination for multiple business units - Support financial data organization and internal documentation - Contribute to business development and outreach coordination tasks - Adapt to shifting priorities across different teams Podcast Logistics Support – 5% - Coordinate scheduling for podcast guests - Send preparation materials and communications - Maintain podcast tracking systems and schedules - Assist with recording session logistics when needed

Du willst wachsen, anpacken und direkt mit Gründern aufbauen – nicht irgendwann, sondern jetzt (20-30 Std./Woche). In Deutschland gibt es Förderprogramme für KMU, Agenturen und Berater, von denen kaum jemand weiß. Wir ändern das – und suchen jemanden, der mit uns daran arbeitet. Aufgaben - Du fängst die Gedanken des Founders auf, strukturierst sie und machst daraus klare nächste Schritte - Du bringst Struktur in laufende Projekte – von der TÜV-Personenzertifizierung über Kompass-Schulungen bis hin zu neuen Kursformaten - Du steigst ins Testing neuer Tools und Apps ein – verstehst was wir aufbauen und gibst strukturiertes Feedback, damit wir schneller vorankommen - Du unterstützt im Marketing- und Sales-Umfeld: Content-Plan, Unterlagen vorbereiten, CRM pflegen, Termine koordinieren - Du organisierst Webinare und Newsletter, koordinierst Beteiligte und sorgst dafür, dass nichts untergeht - Du unterstützt perspektivisch beim Hiring und der Einarbeitung neuer Teammitglieder - Du behältst den Überblick – auch wenn gleichzeitig viel läuft Qualifikation - Du willst wachsen – fachlich, persönlich, mit dem Team - Du bist neugierig, denkst mit und fuchst dich schnell in neue Themen rein - Du kennst Tools wie Miro, Notion oder ähnliche – oder lernst sie in kürzester Zeit - KI-Tools sind für dich kein Fremdwort – du nutzt, was Arbeit smarter macht - Du arbeitest selbstständig, setzt Prioritäten und weißt wann Fokus wichtiger ist als Vollständigkeit - Erste Berufserfahrung im Startup-, Agentur- oder Beratungsumfeld ist ein Plus - Sehr gute Deutschkenntnisse Benefits - 20–30 Std./Woche mit Perspektive auf Vollzeit – flexibel, remote, auch aus dem Ausland (europäische Zeitzone) - Du arbeitest direkt mit dem Founder zusammen – kurze Wege, echte Einblicke - Du erlebst Wachstum hautnah – kein Konzern, kein Wasserfall, sondern echtes Startup-Tempo - Du bist von Anfang an dabei wenn neue Produkte, Tools und Strukturen entstehen - Ein Thema mit Rückenwind: staatliche Förderungen boomen – und wir sind mittendrin Klingt nach dir? Melde dich einfach bei Felix – er ist dein erster Ansprechpartner und freut sich auf dich: 0176 954 22094 (JOIN, Telefon & WhatsApp)

Join a winning team of innovative thinkers, seasoned mortgage professionals, and financial experts. Build your career at Planet—recognized as a Top Mortgage Employer by National Mortgage Professional. Job Summary The Closing Assistant – Intern will assist with preparing and reviewing mortgage documentation to ensure files are accurate and complete before closing. They will support the team by helping process files and maintaining records. Essential Duties and Responsibilities - Assists with administrative support and research of special projects. - Assists with general data entry. - Perform other duties as assigned to support the closing process, including opening and reviewing orders for title accuracy, managing transaction correspondence, and organizing the administrative documents and scheduling required for a successful closing. Position Requirements Education - High school diploma or equivalent required Experience - None required Functional/Technical Skills - High degree of organizational skill and problem-solving ability - Ability to work as a self-starter - Detail oriented; ability to execute accurately - Strong communication skills - Desire to learn and grow professionally - General computer skills including Microsoft office Environmental/Physical Demands Work is typically performed in a standard office environment. The physical demands described here are representative of those that must be met by an employee to successfully perform the essential functions of this job. While performing the duties of this job, the employee is regularly required to sustain predictable work attendance, communicate with others, frequently required to stand, walk, sit, and use arms, hands and fingers to reach, handle or touch. The employee must occasionally lift and/or move up to 10 pounds. Specific vision abilities required by this job include close vision, and ability to adjust focus. Pursuant to the Americans with Disabilities Act, reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions. This job description is not designed to cover or contain a comprehensive listing of all activities, duties or responsibilities that are required of an employee. The Company reserves the right to amend or modify this document at any time and without notice. Benefits As a temporary worker, you are not eligible for PTO or to participate in our company sponsored benefit programs such as the company sponsored 401(k) program. Planet Home Lending does not accept unsolicited resumes or candidate submissions from recruiters or employment agencies. In the absence of an enforceable, fully executed agreement for a specified position, Planet Home Lending has no obligation to pay any compensation or recruiter fee of any kind. In the event a recruiter, agency or other similar third-party submits a resume or candidate without a valid binding agreement, Planet Home Lending explicitly reserves the right to pursue and hire those candidate(s) without any obligation or compensation to the referring party. Any unsolicited resumes, referrals, or candidate submissions, including those communicated to a member of the Human Resources team or a hiring manager, shall be deemed the property of Planet Home Lending. If you or your agency would like to be considered as a future recruiting partner, please email HR-Recruiting@planethomelending.com.

Du möchtest flexibel, schnell und breit arbeiten — und dabei sehr genau sein? Du jonglierst gerne mehrere Themen parallel, ohne dass dir die Details durchrutschen? Du willst nicht eine Rolle mit klaren Grenzen, sondern eine, in der du heute Reiseplanung, morgen ein Erstgespräch und übermorgen eine Kreditkartenabrechnung machst? Dann lies weiter. Wir sind eine wachsende E-Mail Marketing Agentur und unsere Kunden (E-Commerce Unternehmen) kennst du wahrscheinlich schon aus Die Höhle der Löwen und deinem Instagram-Feed. In den letzten Jahren sind wir auf 30+ Leute gewachsen, und dieses Jahr wollen wir nochmal kräftig dazulegen. Damit das gelingt, brauchen wir jemanden, der Thomas (unserem Geschäftsführer) den Rücken freihält — und der die vielen operativen Fäden zusammenhält, die unser Unternehmen am Laufen halten. Aufgaben - Executive Support: Du kümmerst dich um Reiseplanung für Events, Workations und Geschäftsreisen, trackst Follow-Ups und gibst Thomas Priorisierungs-Support im Tagesgeschäft. - HR & Recruiting: Du steuerst den kompletten Recruiting-Prozess — Stellen online stellen, Lebensläufe prüfen, Erstgespräche führen, Kandidaten übergeben. Dazu das Drumherum: Onboarding neuer Hires, Utensilien bestellen, Geburtstagsgeschenke koordinieren, Offboarding sauber durchziehen. - Events & Messen: Du übernimmst die operative Koordination für OMR, DMEXCO, K5 und andere Events. Hotels, Anreise, Team-Koordination, Pre-Events — du hast den Timetable des Jahres im Kopf und führst ihn souverän aus. - Finance-Backup (dauerhaft, 5–10h/Woche): Bestellwesen, Ausgangsrechnungen erstellen, Eingangsrechnungen sammeln, Kreditkartenabrechnung monatlich durchziehen, Stammdatenpflege. Kleine Routine-Themen wie UID-Checks und quartalsweise Provisionen laufen fest mit. - Marketing & Brand Support: Du entwickelst ein Gefühl für unsere Brand, unterstützt bei Content-Marketing, führst unsere Klaviyo Co-Marketing Anträge durch und hilfst bei kleineren Go-to-Market-Themen. - Projekt-Support & Ad-hoc: Du setzt einmalige Projekte für 2026 um — Corporate Benefits, Arbeitgebershop, 1Password-Rollout, neue AGBs in PandaDoc, AVV-Aufräumen. Und springst für Thomas bei Recherche-Aufgaben, Angebotsvorbereitungen und spontanen Themen ein Office & Operations light: Tools und Subscriptions verwalten, Dokumentenmanagement, saubere Doku für die gesamte Company aufbauen. Qualifikation - Erfahrung: Du hast mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle — Executive Assistant, Chief of Staff, Founders Associate oder Ops Manager. Idealerweise in einem Startup, einer Agentur oder einem Scale-up. Kein Konzern-Sekretariat. - Hands-on-Mentalität: Du arbeitest proaktiv, selbststeuernd und vorausschauend. Du planst deine Woche und kennst deine Deadlines. - Tool-Affinität: Du bist versiert im Umgang mit Google Workspace, Notion, Asana und AI-Tools (ChatGPT, Claude). Neue Tools lernst du schnell. - Buchhaltungsgrundkenntnisse: Du verstehst, was eine Rechnung ist, wie man Belege sauber ablegt und wie Stammdatenpflege funktioniert. - Extreme Flexibilität: Dein Aufgabenfeld rotiert ständig — heute HR, morgen Finance, übermorgen Event-Koordination. Das findest du spannend, nicht nervig. - Kommunikationsstärke: Du bist nach außen repräsentabel, nach innen klar. Du weichst schwierigen Gesprächen nicht aus.Sprachkenntnisse: Du sprichst fließend Deutsch und hast solide Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Benefits - Payment: Faires Gehalt plus Entwicklungsperspektive in einem schnell wachsenden Unternehmen - Teamkultur: 100 % Remote mit Flexibilität (z.B. Sport in der Mittagspause) und gleichzeitig klarer Meetingstruktur - Incentive: Mit Ablauf der Probezeit bekommst du eine Sachbezugskarte (Kreditkarte, die jeden Monat mit 50 € aufgeladen wird) - Entwicklung: Mentoring durch Thomas, unsere externen Berater und unser stetig wachsendes Company Wiki - Ownership: Du arbeitest direkt mit dem Geschäftsführer zusammen und hast direkten Einfluss auf unsere Prozesse und StrukturenWorkation: Regelmäßiges Zusammentreffen an verschiedenen Orten — arbeite dort, wo andere Urlaub machen Konnten wir dein Interesse wecken? Was für eine Frage — wenn du schon bis hierhin gelesen hast, freuen wir uns sehr über deine Bewerbung. Thomas und das ganze Team von MAILODY freuen sich von dir zu lesen! Disclaimer: Dein Alter ist nicht ausschlaggebend. Obwohl wir ein sehr junges Team sind, sind jegliche Altersklassen gerne gesehen. Diese Stellenausschreibung beschränkt sich rein auf Deutschland.