Job Title: Operations Specialist Position Type: Full-Time, Remote Working Hours: US Hours About the Role: At Pavago, One of Our client is seeking an Operations Specialist to manage and execute day-to-day workforce operations on a live scheduling platform. This role sits at the core of the business and is responsible for ensuring shifts are filled, workers are activated, and clients experience seamless execution. This is not a traditional admin or support role. You will oversee the full shift lifecycle from onboarding professionals to handling real-time attendance issues and last-minute changes. The Operations Specialist plays a critical role in maintaining service quality, reliability, and trust between HireApp, its clients, and its workforce. Responsibilities Shift Fulfillment & Coordination: - Own and manage the end-to-end shift fulfillment process. - Respond quickly to incoming client shift requests and ensure timely coverage. - Assign professionals to shifts and confirm availability and attendance. Workforce Onboarding & Management: - Onboard and activate professionals on the HireApp platform. - Maintain consistent communication to build engagement and long-term reliability. Live Operations & Issue Resolution: - Monitor attendance, track clock-ins, and follow up on late arrivals or no-shows. - Handle last-minute changes, cancellations, and emergencies by securing replacements. - Communicate with on-site managers to resolve operational issues in real time. Systems & Process Improvement: - Keep internal systems, trackers, and documentation accurate and up to date. - Identify recurring issues and recommend workflow improvements to enhance efficiency. What Makes You a Perfect Fit: - Highly organized and comfortable managing multiple live priorities. - Proactive and ownership-driven — you act before issues escalate. - Calm under pressure and effective in fast-changing environments. - Strong communicator who can coordinate confidently with clients and workers. - Solutions-oriented mindset with a focus on operational excellence. Required Experience & Skills: - 2+ years of experience in operations, staffing, or workforce coordination roles. - Fluency in English (spoken and written) with a neutral or modest accent. - Strong communication and stakeholder management skills. - Exceptional organizational and time-management abilities. - Proficiency using digital platforms, internal systems, and operational tools. - Reliable computer setup and stable internet connection. Ideal Experience & Skills: - Experience working in staffing platforms, marketplaces, or high-growth startups. - Background in shift-based or on-demand workforce environments. - Experience monitoring attendance, clock-ins, and operational KPIs. - Ability to suggest and implement process improvements. What Does a Typical Day Look Like? An Operations Specialist’s day is focused on keeping live operations running smoothly. You will: - Review new shift requests and ensure coverage is secured. - Communicate with professionals to confirm assignments and attendance. - Monitor live shifts and follow up on late arrivals or no-shows. - Resolve last-minute changes and coordinate replacements when needed. - Stay in close contact with clients and on-site managers. - Update internal systems and document outcomes. - Identify inefficiencies and suggest operational improvements. In essence: you are the backbone of daily execution, ensuring every shift is filled and every client is supported. Key Metrics for Success(KPIs): - Shift fill rate and time-to-fill - Attendance and no-show reduction - Response time to client requests - Accuracy and completeness of system documentation - Resolution time for operational issues - Client satisfaction and workforce reliability Interview Process: - Initial Phone Screen - Video Interview with Pavago Recruiter - Scenario-Based Operations Interview - Client Interview - Offer & Background Verification

Role Description This position is posted by Jobgether on behalf of a partner company. We are currently looking for a Vice President, Commercial Operations - REMOTE. In this strategic role, you will oversee Commercial Systems, Enablement, and RFP functions, connecting various teams such as Sales, Marketing, and Product. Your leadership will drive operational efficiency and scalable growth in a rapidly evolving healthcare landscape. You will leverage advanced technologies to transform operations and enhance collaboration across departments, ensuring that strategic priorities are met with excellence. This role is vital in maximizing sales productivity and optimizing commercial processes. Accountabilities - Own the strategy, planning, execution, and ongoing optimization of Commercial Operations and enablement functions. - Drive adoption, effectiveness, and integration of Commercial systems and tools (Salesforce, Conga, Definitive Healthcare). - Identify process improvement opportunities that increase efficiency, clarity, and sales productivity across Commercial teams. - Maintain clear, consistent process documentation to support scale and repeatability. - Lead, develop, and scale a high‑performing Commercial Operations organization. - Recruit, hire, coach, and promote talent while fostering a supportive, results‑oriented culture. - Provide clear direction, prioritization, and accountability across multiple direct reports. - Collaborate closely with Sales, Marketing, Client Experience, Product, Finance, and Commercial Ops partners. - Manage third‑party vendor relationships, budgets, and contracts. - Develop executive‑level reporting, dashboards, and presentations that support decision‑making. Qualifications - Bachelor’s degree in Business, Marketing, or a related field. - 10+ years of experience across Commercial, Sales, Marketing, Operations, or Account Management functions. - Demonstrated experience leading and developing teams in a collaborative, high‑performance environment. - Hands‑on experience with CRM platforms (Salesforce strongly preferred). - Strong technical proficiency, including Excel and PowerPoint. - Proven ability to manage competing priorities while driving long‑term initiatives. - Excellent written, verbal, organizational, analytical, and problem‑solving skills. Benefits - Competitive salary based on experience and qualifications. - Opportunity for professional growth and development. - Flexible working environment in a remote setting. - Supportive team culture focused on collaboration. - Comprehensive benefits package including health and wellness programs. - Opportunities to contribute to meaningful work impacting the community.

Role Description This position is posted by Jobgether on behalf of a partner company. We are currently looking for a Vice President, Commercial Operations - REMOTE. In this strategic role, you will oversee Commercial Systems, Enablement, and RFP functions, connecting various teams such as Sales, Marketing, and Product. Your leadership will drive operational efficiency and scalable growth in a rapidly evolving healthcare landscape. You will leverage advanced technologies to transform operations and enhance collaboration across departments, ensuring that strategic priorities are met with excellence. This role is vital in maximizing sales productivity and optimizing commercial processes. - Own the strategy, planning, execution, and ongoing optimization of Commercial Operations and enablement functions. - Drive adoption, effectiveness, and integration of Commercial systems and tools (Salesforce, Conga, Definitive Healthcare). - Identify process improvement opportunities that increase efficiency, clarity, and sales productivity across Commercial teams. - Maintain clear, consistent process documentation to support scale and repeatability. - Lead, develop, and scale a high‑performing Commercial Operations organization. - Recruit, hire, coach, and promote talent while fostering a supportive, results‑oriented culture. - Provide clear direction, prioritization, and accountability across multiple direct reports. - Collaborate closely with Sales, Marketing, Client Experience, Product, Finance, and Commercial Ops partners. - Manage third‑party vendor relationships, budgets, and contracts. - Develop executive‑level reporting, dashboards, and presentations that support decision‑making. Qualifications - Bachelor’s degree in Business, Marketing, or a related field. - 10+ years of experience across Commercial, Sales, Marketing, Operations, or Account Management functions. - Demonstrated experience leading and developing teams in a collaborative, high‑performance environment. - Hands‑on experience with CRM platforms (Salesforce strongly preferred). - Strong technical proficiency, including Excel and PowerPoint. - Proven ability to manage competing priorities while driving long‑term initiatives. - Excellent written, verbal, organizational, analytical, and problem‑solving skills. Benefits - Competitive salary based on experience and qualifications. - Opportunity for professional growth and development. - Flexible working environment in a remote setting. - Supportive team culture focused on collaboration. - Comprehensive benefits package including health and wellness programs. - Opportunities to contribute to meaningful work impacting the community. Company Description

Über uns – Talentspring Academy Group Was passiert, wenn Millionen Menschen nicht mithalten können – aber die Arbeitswelt längst weiterzieht? Über 6 Millionen Menschen in Deutschland verfügen über keinen anerkannten Berufsabschluss. Gleichzeitig transformieren KI, Automatisierung und digitale Geschäftsmodelle ganze Branchen – schneller, als das Bildungssystem reagieren kann. In nahezu allen zukunftsrelevanten Sektoren fehlen qualifizierte Fachkräfte. Der Fachkräftemangel ist längst strukturell – und mit ihm wächst die Dringlichkeit, Menschen gezielt und wirksam neu zu qualifizieren.Genau hier setzen wir an: Mit digitalen, staatlich geförderten Weiterbildungen, die Menschen beruflich neu aufstellen, Chancengleichheit stärken, digitale Kompetenzen breit vermitteln – und so den Wirtschaftsstandort Deutschland langfristig zukunftsfähig machen.Die Talentspring Academy Group ist ein dynamisch wachsender Verbund staatlich anerkannter digital-first Bildungseinrichtungen mit klarem Fokus auf digitale Berufsfelder. Wir qualifizieren Menschen ohne formalen Abschluss, Quereinsteiger:innen und Arbeitssuchende und Arbeitnehmende für gefragte Tätigkeiten in der digitalen Arbeitswelt – staatlich zertifiziert, praxisnah und anschlussfähig. Unsere Programme qualifizieren für zukunftsrelevante Berufsfelder in Bereichen wie Künstliche Intelligenz, Online Marketing und Digital Sales – flexibel gestaltet, arbeitsmarktnah und mit echten Karriereperspektiven.Was uns besonders macht: Wir verbinden die Geschwindigkeit und Innovationskraft eines EdTechs mit der Reichweite und Glaubwürdigkeit etablierter Bildungsstrukturen. Durch strategische Partnerschaften im Bildungssektor verfügen wir über eine bundesweite Infrastruktur mit mehreren hundert Standorten, tiefem institutionellem Vertrauen und direktem Zugang zu unseren Zielgruppen – über digitale wie lokale Kanäle. Das schafft Marktzugang, Vertrauen und nachhaltige Skalierbarkeit in einem regulierten Umfeld.Wir stehen vor dem nächsten Wachstumsschub – mit klarem Produkt-Markt-Fit, KI-first-DNA, gesellschaftlichem Hebel und einem einzigartigen Marktzugang, den kein anderer Anbieter in dieser Form replizieren kann. Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um einzusteigen – und mitzugestalten, wie Bildung in Deutschland neu gedacht wird. Bist Du dabei? Über die Rolle Als Junior Operations Manager:in bist du ein wichtiger Teil unseres Operations-Teams und sorgst dafür, dass unsere Bildungsangebote reibungslos, effizient und strukturiert umgesetzt werden. Du unterstützt den laufenden Kursbetrieb, arbeitest an der Optimierung interner Prozesse und hilfst dabei, digitale Tools und Automatisierungen sinnvoll einzusetzen. Dabei arbeitest du eng mit verschiedenen Fachbereichen zusammen – von Dozent:innen über Verwaltung bis hin zu Produktmanagement und EduOps. Du unterstützt nicht nur das Tagesgeschäft, sondern wirkst auch an der Weiterentwicklung unserer Bildungsstrukturen mit: zum Beispiel beim Aufbau neuer Programme, bei der Dokumentation von Prozessen oder bei der Einführung neuer Systeme. Deine Rolle verbindet operative Organisation mit technischer Affinität und Projektarbeit. Du trägst dazu bei, dass unsere Teilnehmenden eine professionelle, strukturierte und hochwertige Lernerfahrung erhalten – und dass unsere internen Abläufe kontinuierlich besser, transparenter und skalierbarer werden. Deine Aufgaben 1. Kurs- & Teilnehmermanagement - Unterstützung im laufenden Kursbetrieb (z. B. Kursvorbereitung, CRM-Pflege, Prozessumsetzung) - Mitwirkung bei AZAV-relevanten Dokumentationen und administrativen Abläufen 2. Prozess- & Toolmanagement - Pflege und Weiterentwicklung operativer Tools (z. B. Moodle, Notion, HubSpot, Monday, Automatisierungen) - Dokumentation und Optimierung von Workflows im Bildungsbetrieb - Unterstützung beim Testen und Einführen neuer Systeme 3. Automatisierung & Daten - Aufbau kleiner Automatisierungen (z. B. Zapier, Formulare, Excel/Sheets) - Unterstützung beim Reporting (Teilnehmerzahlen, Auslastung, KPIs) - Sicherstellung von Datenqualität und Systempflege 4. Projektunterstützung & Aufbauarbeit - Mitarbeit an neuen Bildungsprojekten und Programmen - Übernahme von Teilprojekten (z. B. Tool-Rollouts, Prozessdokumentation) - Unterstützung bei Innovations- und Optimierungsprojekten - Mitwirkung an strategischen EduOps-Themen (z. B. Talent Journey, Academy Culture, Lernstrukturen) 5. Kommunikation & Schnittstellenarbeit - Abstimmung mit Dozent:innen, Verwaltung, EduOps und Produktmanagement - Unterstützung bei interner Kommunikation und Prozessdokumentation - Begleitung von Change- und Kommunikationsprojekten Das bringst Du mit Fachlich - Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung im relevanten Bereich (z. B. BWL, Bildungsmanagement, Projektmanagement, Verwaltung o. ä.) - Erste Berufserfahrung im operativen Umfeld (z. B. Bildung, Projektmanagement, Administration, Start-up, HR, Customer Ops) - Grundverständnis für digitale Tools, Prozesse und Daten - Interesse an Lernplattformen, CRM-Systemen, Projekttools und Automatisierung - Interesse an Bildungsprozessen, Skalierung und Qualitätsmanagement Organisatorisch & methodisch - Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise - Freude an Prozessoptimierung und Dokumentation - Grundkenntnisse in Datenpflege, Reporting oder KPI-Tracking von Vorteil - Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren Persönlich & kommunikativ - Hohe Lernbereitschaft und Hands-on-Mentalität - Teamfähigkeit und Freude an Schnittstellenarbeit - Klare, wertschätzende Kommunikation - Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein - Motivation, aktiv zur Academy Culture beizutragen Formales - Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) - Bereitschaft zur fachlichen und methodischen Weiterentwicklung - Remote-Arbeit möglich Was wir Dir bieten - Sinnvolle Arbeit mit echtem Impact Du unterstützt Menschen dabei, neue berufliche Perspektiven zu entwickeln – oft in einer entscheidenden Phase ihres Lebens. - Zukunftsorientierte Schnittstellenrolle Du arbeitest an der Schnittstelle von Bildung, Technik und Organisation und gestaltest aktiv moderne Bildungsprozesse mit. - Vielfältige Lern- & Entwicklungsmöglichkeiten Du erhältst Einblicke in Prozessmanagement, digitale Tools, Automatisierung, Qualitätsmanagement und Projektarbeit – inklusive professionellem Coaching und strukturierter Einarbeitung. - Flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten Remote-Arbeit ist bei uns selbstverständlich – ob von zu Hause, aus dem Café oder aus dem Ausland. - Starkes Team & wertschätzende Kultur Dich erwartet ein diverses, ambitioniertes Team mit echtem Zusammenhalt, offener Kommunikation und einer gesunden Portion Humor. - Faire Vergütung & Perspektiven Attraktive Bezahlung sowie Entwicklungsmöglichkeiten in Richtung Projektleitung, EduOps oder andere verantwortungsvollere Rollen. - Optionaler Workspace in Berlin Wenn du vor Ort bist, stehen dir unsere Mindspace-Offices mit Dachterrasse und inspirierender Atmosphäre zur Verfügung. - Wellbeing & Benefits Vergünstigte Urban Sports Club Mitgliedschaft und weitere Corporate Benefits inklusive. Unser Bekenntnis zur Chancengleichheit Wir bei Talentspring sind stolz auf die Vielfältigkeit unseres Teams. Weder bei der Einstellung noch während des Beschäftigungsverhältnisses werden Entscheidungen auf Basis von Hautfarbe, Religion oder religiösen Glaubens, ethnischer oder nationaler Herkunft, Nationalität, Geschlechtsidentität, sexuelle Orientierung, Behinderung oder Alter getroffen. Talentspring steht für einen sicheren Arbeitsplatz und geht gegen Diskriminierung und Belästigung jeglicher Art vor. Uns ist es besonders wichtig, das jede:r sich zu seinem/ihrem vollsten Potential entwickelt und in keinster Weise Benachteiligung erfährt. Wir sind stolz auf unser diverses Team und stellen sicher, dass wir in jeder Besetzung diese gelebte Diversität auch erfüllen. Jetzt bewerben! Bereit, mit uns Zukunft zu gestalten? - JETZT BEWERBEN IN UNTER 2 MINUTEN Mehr zum Bewerbungsprozess Du möchtest mit Deiner Arbeit echten Impact schaffen und Menschen auf ihrem Weg in eine sichere, digitale Berufszukunft begleiten? Dann möchten wir Dich kennenlernen. Sende uns einfach Deinen Lebenslauf (ohne Anschreiben) an karim@talentspring-academy.com oder bewirb Dich direkt über unser Karriereportal – wir melden uns innerhalb von 48 Stunden bei Dir zurück.