Role Description Die Rolle als (Senior) Specialist People Operations & Payroll in unserem gesunden und wachsenden Unternehmen ist ein Dreiklang aus operativer Verantwortung für die Personaladministration und Entgeltabrechnung eines definierten Mitarbeiterkreises, der Mitarbeit an der Weiterentwicklung effizienter und skalierbarer HR-Prozesse sowie einem wachsenden Beitrag im Personalcontrolling. Du arbeitest dabei eng mit einer Kollegin in gleicher Rolle zusammen und stellst gemeinsam mit ihr durch eine verlässliche gegenseitige Vertretung die Kontinuität in unseren Prozessen sicher. Der Fokus der Rolle liegt auf Deutschland sowie teilweise Österreich und umfasst insgesamt rund 400 Mitarbeitende. In deiner Funktion berichtest du direkt an den VP People & Culture DACH. Die Position kann vollständig remote ausgeübt werden. Auf den Punkt gebracht: Wir suchen in Voll- oder Teilzeit (mind. 80%) eine strukturierte und zahlenaffine Persönlichkeit mit hoher Zuverlässigkeit, Genauigkeit und dem Wunsch nach Gestaltung und Eigenbeitrag, die unsere HR-Prozesse zuverlässig steuert und aktiv weiterentwickelt. Im Mittelpunkt unseres Teams steht ein starkes Gemeinschaftsgefühl: Wir unterstützen uns gegenseitig, fordern uns heraus und wachsen gemeinsam. Uns verbindet der Anspruch, mit unserer Arbeit echten Mehrwert für unsere Kolleginnen und Kollegen zu schaffen. Mit Innovationsfreude und hoher Professionalität tragen wir dazu bei, ein Arbeitsumfeld zu gestalten, in dem sich alle im Sinne ihrer Stärken einbringen können, gut begleitet und wertgeschätzt fühlen. Qualifications - Strukturierte, zuverlässige und lösungsorientierte Persönlichkeit mit hoher Zahlenaffinität und einem ausgeprägten Qualitätsanspruch - Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Personal (z. B. Personalfachkaufmann/-frau) oder vergleichbare Qualifikation, alternativ fundierte Erfahrung in der Entgeltabrechnung, z. B. in einem Steuerbüro - Mehrjährige Berufserfahrung in der Entgeltabrechnung und idealerweise in der Personaladministration - Gute Kenntnisse im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht - Erste Erfahrung oder Interesse im Bereich Personalcontrolling und HR-Kennzahlen - Sicherer Umgang mit gängigen HR- und Abrechnungssystemen sowie sehr gute Excel-Kenntnisse, idealerweise zvoove PDL, zvoove Payroll, Datev und Personio - Interesse am und idealerweise bereits Erfahrung im Einsatz von KI Technologien - Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Freude an der Arbeit im Team - Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil Requirements - Eigenverantwortliche Durchführung der monatlichen Gehaltsabrechnung für einen definierten Mitarbeiterkreis - Sicherstellung einer reibungslosen Personaladministration entlang des Employee Lifecycles (z. B. Vertragswesen, Stammdatenpflege, Bescheinigungswesen) - Ansprechpartner*in für Mitarbeitende, Führungskräfte sowie externe Stellen (z. B. Sozialversicherungsträger, Behörden) in abrechnungsrelevanten Fragestellungen - Mitarbeit bei internen und externen Prüfungen (z. B. durch Wirtschaftsprüfer, Sozialversicherungsträger oder Finanzbehörden) - Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Optimierung von Prozessen in People Operations und Payroll - Mitwirkung im Personalcontrolling, z. B. bei Auswertungen, Reports und der Weiterentwicklung von Kennzahlen - Enge Zusammenarbeit mit angrenzenden Bereichen wie Finance und HR Business Partnering Benefits - Zusammenarbeit in einem empathischen und wertschätzenden Team - Strukturiertes Onboarding für Deinen guten Einstieg, begleitet von einem/einer “Mentor/Mentorin” - Du kannst Dein Wissen und Deine persönlichen Stärken zum Einsatz bringen, Dich weiterqualifizieren und entwickeln mit Hilfe von verschiedenen Lernformaten - Du hast die Möglichkeit an den Vorteilen unseres Hybrid Work Konzepts zu partizipieren, dies enthält das Arbeiten im Office, Home Office, mobile Work und Workation - Vielfalt an Benefits z. B. Altersvorsorge, Gesundheitsmanagement - bis hin zu Mitarbeiterrabatten - Gut erzogene Hunde sind an allen Standorten herzlich willkommen

Job Title: Payroll Accountant Position Type: Full-Time, Remote Working Hours: Flexible, aligned with U.S. client time zones About Pavago: Pavago seeks a Payroll Accountant to manage payroll operations for client organizations. This role is critical for ensuring employees are paid accurately and on time, taxes are filed correctly, and records are compliant and audit-ready. You will handle the end-to-end payroll lifecycle, integrating payroll data with accounting systems, resolving discrepancies, and delivering high-quality reporting. Responsibilities: Payroll Processing: - Administer bi-weekly, semi-monthly, or monthly payrolls for 50–500 employees. - Validate employee time entries, overtime, bonuses, and deductions before each run. - Process payroll through systems like ADP, Paychex, Gusto, QuickBooks Payroll, or BambooHR. Journal Entries & Reconciliations: - Post payroll transactions into QuickBooks, NetSuite, or Xero. - Reconcile payroll clearing accounts with bank statements. - Record benefit deductions and employer contributions accurately. Tax & Compliance: - Prepare and submit payroll taxes at federal, state, and local levels. - File quarterly/annual forms (941, W-2, 1099, state equivalents). - Track changes in labor/tax regulations and adjust processes accordingly. Benefits Administration: - Reconcile healthcare, retirement, and other benefit contributions with provider invoices. - Ensure deductions align with employee elections and company policy. Employee Support: - Respond to payroll inquiries (pay stubs, direct deposit, tax withholding changes) within SLA. - Assist employees with onboarding payroll setup. Reporting: - Generate recurring payroll and headcount reports for HR and finance. - Support audits with detailed payroll documentation. - Provide variance analysis of payroll vs. budget. Process Improvement: - Streamline workflows using Excel macros, payroll integrations, or APIs. - Document payroll SOPs for consistency and compliance. What Makes You a Perfect Fit: - Precision with numbers and attention to detail. - Discretion in handling confidential data. - Ability to troubleshoot discrepancies under tight deadlines. - Proactive in ensuring compliance across multiple states or entities. Required Experience & Skills (Minimum): - 2+ years payroll processing experience. - Hands-on use of at least one payroll system (ADP, Paychex, QuickBooks, Gusto, BambooHR). - Intermediate Excel/Google Sheets (pivot tables, VLOOKUP, reconciliations). - Knowledge of U.S. payroll tax regulations. Ideal Experience & Skills: - Certified Payroll Professional (CPP) or Fundamental Payroll Certification (FPC). - Multi-state or international payroll. - Experience reconciling payroll with accounting entries. - Familiarity with HRIS/payroll integrations (BambooHR, Zenefits, Workday). What Does a Typical Day Look Like? - Morning: Log into payroll dashboard (ADP or Gusto). Verify new hires/terminations, review overnight timecard entries, and check pending direct deposit changes. Run preliminary payroll reports to identify anomalies (missing hours, duplicate entries). - Midday: Finalize payroll run for approval, reconcile payroll register against general ledger accounts, and prepare bank funding file. Respond to 3–5 employee payroll inquiries (pay stubs, deductions). - Afternoon: File payroll tax payments online, reconcile benefit contributions with invoices from health insurance providers, and update payroll compliance log. Work with HR to update PTO accruals and ensure policy alignment. - End of Day: Prepare daily payroll dashboard for management (headcount, gross pay, tax liabilities). Document workflows and update SOP checklist for audit readiness. Key Metrics for Success (KPIs): - 100% payroll runs completed on schedule. - <1% error rate in payroll processing. - All tax filings completed before deadlines. - Payroll discrepancies resolved within 2 business days. Interview Process: - Initial Phone Screen - Video Interview with Pavago Recruiter - Practical Task (e.g., reconcile sample payroll register to bank file, resolve 3 discrepancies) - Client Interview - Offer & Background Verification

• Fachliche Verantwortung für die Weiterentwicklung einer Payroll-Anwendung im Zuge der Modernisierung • Enge Zusammenarbeit mit Fachbereichen (insbesondere HR/Payroll), Entwicklungsteams und weiteren Stakeholdern • Abstimmung mit unseren Kunden sowie Teilnahme an Workshops, Interviews u.a. zum optimalen Verständnis und Einbindung von Kundenbedarfen • Übersetzung fachlicher Anforderungen in strukturierte User Stories und Begleitung der Umsetzung • Sicherstellung von Transparenz hinsichtlich Projektfortschritt, Zielerreichung und Risiken • Einhaltung gesetzlicher und fachlicher Anforderungen inkl. Qualitätssicherung • Zusammenarbeit mit UX/UI zur Gestaltung einer intuitiven und effizienten Benutzeroberfläche • Anwendung agiler Methoden (z. B. Scrum, Design Thinking) mit Fokus auf Nutzerzentrierung und UX**

Job Title: Payroll Accountant Position Type: Full-Time, Remote Working Hours: Flexible, aligned with U.S. client time zones About Pavago: Pavago seeks a Payroll Accountant to manage payroll operations for client organizations. This role is critical for ensuring employees are paid accurately and on time, taxes are filed correctly, and records are compliant and audit-ready. You will handle the end-to-end payroll lifecycle, integrating payroll data with accounting systems, resolving discrepancies, and delivering high-quality reporting. Responsibilities: Payroll Processing: - Administer bi-weekly, semi-monthly, or monthly payrolls for 50–500 employees. - Validate employee time entries, overtime, bonuses, and deductions before each run. - Process payroll through systems like ADP, Paychex, Gusto, QuickBooks Payroll, or BambooHR. Journal Entries & Reconciliations: - Post payroll transactions into QuickBooks, NetSuite, or Xero. - Reconcile payroll clearing accounts with bank statements. - Record benefit deductions and employer contributions accurately. Tax & Compliance: - Prepare and submit payroll taxes at federal, state, and local levels. - File quarterly/annual forms (941, W-2, 1099, state equivalents). - Track changes in labor/tax regulations and adjust processes accordingly. Benefits Administration: - Reconcile healthcare, retirement, and other benefit contributions with provider invoices. - Ensure deductions align with employee elections and company policy. Employee Support: - Respond to payroll inquiries (pay stubs, direct deposit, tax withholding changes) within SLA. - Assist employees with onboarding payroll setup. Reporting: - Generate recurring payroll and headcount reports for HR and finance. - Support audits with detailed payroll documentation. - Provide variance analysis of payroll vs. budget. Process Improvement: - Streamline workflows using Excel macros, payroll integrations, or APIs. - Document payroll SOPs for consistency and compliance. What Makes You a Perfect Fit: - Precision with numbers and attention to detail. - Discretion in handling confidential data. - Ability to troubleshoot discrepancies under tight deadlines. - Proactive in ensuring compliance across multiple states or entities. Required Experience & Skills (Minimum): - 2+ years payroll processing experience. - Hands-on use of at least one payroll system (ADP, Paychex, QuickBooks, Gusto, BambooHR). - Intermediate Excel/Google Sheets (pivot tables, VLOOKUP, reconciliations). - Knowledge of U.S. payroll tax regulations. Ideal Experience & Skills: - Certified Payroll Professional (CPP) or Fundamental Payroll Certification (FPC). - Multi-state or international payroll. - Experience reconciling payroll with accounting entries. - Familiarity with HRIS/payroll integrations (BambooHR, Zenefits, Workday). What Does a Typical Day Look Like? - Morning: Log into payroll dashboard (ADP or Gusto). Verify new hires/terminations, review overnight timecard entries, and check pending direct deposit changes. Run preliminary payroll reports to identify anomalies (missing hours, duplicate entries). - Midday: Finalize payroll run for approval, reconcile payroll register against general ledger accounts, and prepare bank funding file. Respond to 3–5 employee payroll inquiries (pay stubs, deductions). - Afternoon: File payroll tax payments online, reconcile benefit contributions with invoices from health insurance providers, and update payroll compliance log. Work with HR to update PTO accruals and ensure policy alignment. - End of Day: Prepare daily payroll dashboard for management (headcount, gross pay, tax liabilities). Document workflows and update SOP checklist for audit readiness. Key Metrics for Success (KPIs): - 100% payroll runs completed on schedule. - <1% error rate in payroll processing. - All tax filings completed before deadlines. - Payroll discrepancies resolved within 2 business days. Interview Process: - Initial Phone Screen - Video Interview with Pavago Recruiter - Practical Task (e.g., reconcile sample payroll register to bank file, resolve 3 discrepancies) - Client Interview - Offer & Background Verification