Job Closed
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Patient Appointment Scheduler
Location
Colorado
Posted
75 days ago
Salary
$17 - $19 / hour
Seniority
Junior
Job Description
Patient Appointment Scheduler
Center for Healthy Aging
• Responsible for scheduling patient appointments using appointment scheduling software. • Accepts incoming patient phone calls and uses software to schedule patients. • Triages patient needs for timeliness of appointments based upon pre-determined criteria. • Determines which physician to place patient with based upon pre-determined criteria. • Retrieves appointment requests and places outbound calls to patients for scheduling of appointments. • Gathers and updates insurance information, personal data and notifies patients of financial expectations. • Communicates and collaborates with providers and provider’s staff to ensure patient scheduling needs are met. • Meets call quota expectations as assigned by supervisor/manager. • Monitor and work the Scheduling Department inbox (Portal messages and bumplist). • Communicates with other departments as needed regarding insurance inquiries, patient balances and same day add ons.
Job Requirements
- High School diploma or equivalent is required.
- Six months appointment scheduling experience in a healthcare setting preferred.
- Intermediate Computer skills
- Strong customer service
- Ability to communicate professionally in all written and oral communications, including email
- Strong organizational skills with great attention to detail
- Ability to apply common sense understanding to carry out instructions furnished in written, oral, or diagram form
- Demonstrated conflict management skills
- Ability to navigate through multiple systems at once
Benefits
- Healthcare Options : PPO, HDHP, and Surest plans with a $100/month tobacco-free discount
- Dental & Vision Insurance
- 401(k) with Annual Employer Contributions
- Additional Coverage : HSA/FSA, short- and long-term disability, life and AD&D, legal assistance, and more
- Employee Assistance Program (EAP) : Employer-paid support for life’s challenges
- Generous Paid Time Off : Up to 4 weeks of PTO starting out. (Increases with tenure) 7 paid holidays + 2 floating holidays
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Gemeinsam mit einem Partner bauen wir aktuell ein schlagkräftiges Team aus freiberuflichen Experten auf. Wir besetzen gesetzlich relevante Pflichtrollen (KI-Beauftragte, Datenschutzbeauftragte, Informationssicherheitsbeauftragte), die durch den EU AI Act, ISO27001 und NIS2 extrem gefragt sind. Werde Teil unseres Wachstums in einem absolut krisensicheren Zukunftsmarkt. Das bedeutet für dich: ➡ Hohe Nachfrage ➡ Leichter Zugang zu Entscheidern ➡ Sehr gute Abschlussquoten Aufgaben - Outbound: Telefon, LinkedIn oder E-Mail - Entscheider identifizieren - Interesse wecken (kein Verkauf!) - Bedarf klären: KI im Einsatz? Security‑Lücken? - Qualifizierte Termine direkt in unseren Kalender legen Deine Aufgabe endet beim Termin. Der Closer übernimmt alles Weitere. Qualifikation - Status: Du arbeitest eigenverantwortlich als freier Mitarbeiter (Freelancer) - Spaß an Outbound - Disziplin & Struktur - ideal: Erfahrung im SDR / Inside Sales - kein Fachwissen nötig — wir trainieren dich Benefits - 100 % Remote - freie Zeiteinteilung - Leistungsbasierte Vergütung - Flexible Arbeitszeiten Bewirb dich kurz & unkompliziert Schicke uns einfach: - deinen Namen - deine Erfahrung in 2–3 Sätzen - warum du glaubst, dass du gut passt Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.
Du bist gut am Telefon und hast Bock auf Outbound? Dann hast du hier eine Chance, bei der du richtig Geld verdienen kannst. Ich suche einen Setter, der E-Commerce Entscheider überzeugt und qualifizierte Erstgespräche für mich setzt, als erster Outbounder in einem Business, das gerade skaliert. Ich bin Karl Reitter: External CMO für E-Commerce Brands im DACH-Raum. 25M+ verwalteter AdSpend, 130+ betreute Shops, eigene D2C Brand. Mein Business ist gerade sehr stark am Wachsen, die Deal-Sizes werden immer größer und ich bin bereits ein namhafter Player im Bereich E-Commerce. Das Vergütungsmodell: Reine Provision, kein Fixum, dafür am oberen Ende dessen, was die Branche zahlt. Meine Deal-Werte sind fünfstellig und du verdienst einen Anteil an jedem Deal, der über deine Termine reinkommt. Mein Ziel und das obere Setting für diese Rolle: 10.000€ pro Monat für dich, weil das bedeutet, dass wir zusammen richtig Umsatz machen. Aufgaben - E-Commerce Entscheider (Founder, CMOs, Heads of Marketing) per Cold Call kontaktieren und für ein Erstgespräch mit mir begeistern - Qualifizierte Kennenlern-Calls setzen und über Calendly buchen - Mit vorqualifizierten Lead-Listen aus meinem Prospecting-System arbeiten, kein blindes Telefonieren - Erprobtes Call-Skript und Einwand-Guide nutzen und kontinuierlich verbessern - Tägliches Reporting deiner Ergebnisse - Perspektive: Wer sich als Setter durch konstant gute Ergebnisse beweist, kann zum Closer aufsteigen. Mit 15% Provision auf fünfstellige Deals Qualifikation - Bestenfalls mindestens 1 Jahr Erfahrung im Sales: Egal ob als Outbounder, Setter, Closer oder in einer vergleichbaren Rolle - Du bist richtig gut am Telefon und hast Bock auf Cold Calling - Du arbeitest eigenständig, ergebnisorientiert und brauchst niemanden, der dich 24/7 überwacht - Du bist es gewohnt, an KPIs gemessen und erfolgsbasiert vergütet zu werden - Du bist diszipliniert genug für Remote-Arbeit - Deutsch auf muttersprachlichem Niveau Benefits - Reine Provision ohne Deckelung: 10% vom Deal-Wert pro gesetztem Termin, überdurchschnittlich für die Branche - 100% Remote: Arbeite von wo du willst, egal ob Deutschland, Bali, Südafrika oder sonst wo - Klarer Karrierepfad: Setter → Closer (15% Provision) → Growth Partner - Du baust einen neuen Sales-Kanal von Null mit auf und gestaltest aktiv mit - Vorqualifizierte Leads, erprobtes Skript und professionelles Tooling (perspektivisch Prospeo + Close CRM) - Einarbeitung, Sparring und Rollenspiele, uvm. -> Ich investiere in deinen Erfolg - Arbeit mit starken E-Commerce Brands im DACH-Raum Bewirb dich per Sprachnachricht + CV. Schick mir eine kurze Voice Message (60–90 Sekunden) per WhatsApp, LinkedIn oder als Audiodatei per E-Mail, zusammen mit deinem Lebenslauf. Erzähl mir: - Wer bist du? - Welche Sales-Erfahrung bringst du mit? - Was treibt dich an? Wie es danach weitergeht - Sprachnachricht + CV → Ich höre rein, schaue mir dein Profil an und melde mich - Kennenlerngespräch → Wir reden offen und ich zeige dir, was dich erwartet und warum sich das lohnt - Probemonat → Du startest, sammelst erste Erfahrung im Business und wir schauen, ob die Chemie stimmt - Langfristige Zusammenarbeit → Wenn's passt, bauen wir das gemeinsam weiter aus
• Call and text warm leads • Educate homeowners on the benefits of going solar • Set qualified appointments for our closers • Follow up with prospects and keep your pipeline moving • Represent Freedom Pros with confidence and professionalism
Appointment Setter - EXPATS
PavagoPavago specializes in connecting businesses with top-tier offshore talent in operations, sales, and marketing, offering a comprehensive recruitment solution designed to reduce cost
Job Title: Appointment Setter Position Type: Full-Time, Remote Working Hours: U.S. client business hours (aligned with prospect time zones) About the Role: Our client is seeking an Appointment Setter to support sales teams by scheduling qualified meetings with prospects. This role involves engaging leads through phone, email, and LinkedIn, confirming interest, and coordinating calendars between prospects and sales representatives. The Appointment Setter ensures the pipeline is consistently fueled with quality, sales-ready appointments that move opportunities forward. Please Note: EXAPTS are highly encouraged to apply. Responsibilities: Lead Engagement: - Call, email, and message prospects from lead lists or inbound interest queues. - Confirm prospect interest and availability before scheduling meetings. - Qualify leads using basic criteria (industry, role, need, budget alignment). Scheduling & Coordination: - Schedule appointments between prospects and sales reps using tools like Calendly, HubSpot Meetings, or Google/Outlook calendars. - Manage time zone differences and ensure accurate scheduling. - Send meeting confirmations, reminders, and reschedule if needed. CRM & Data Management: - Log all activities in Salesforce, HubSpot, or Zoho CRM. - Update lead statuses and notes with accurate details. - Maintain clean, up-to-date records of appointments and outcomes. Collaboration: - Work closely with SDRs/BDRs and Account Executives to align on target prospects. - Provide detailed handoffs with context on prospect needs. - Share feedback from calls and emails to refine outreach strategies. Performance Tracking: - Track metrics such as calls made, emails sent, appointments set, and show rates. - Identify bottlenecks (e.g., low show rates) and suggest improvements. What Makes You a Perfect Fit: - Confident communicator, comfortable on phone, email, and chat. - Organized and detail-oriented, ensuring no double-bookings or missed confirmations. - Persistent and resilient — able to handle rejections and keep going. - Able to balance volume with professionalism in every interaction. Required Experience & Skills (Minimum): - 1–2 years experience in sales support, inside sales, or customer-facing roles. - Familiarity with CRMs (Salesforce, HubSpot, Zoho) and scheduling tools (Calendly, Chili Piper). - Strong written and verbal communication skills. - Ability to manage multiple calendars and time zones. Ideal Experience & Skills: - Experience supporting SDR/BDR teams in high-volume environments. - Familiarity with sales engagement tools (Outreach.io, SalesLoft, Apollo). - Industry experience in SaaS, marketing, or B2B professional services. - Knowledge of basic sales methodologies (BANT, SPIN, Challenger). What Does a Typical Day Look Like? An Appointment Setter’s day revolves around connecting with leads and booking qualified meetings. You will: - Begin by reviewing CRM tasks and prioritizing follow-ups or new lead lists. - Make outbound calls and send emails to prospects, confirming interest and securing meeting times. - Coordinate schedules between prospects and sales reps, sending reminders and confirmations. - Update CRM records with call notes, statuses, and scheduled appointments. - Review daily metrics (appointments booked, show rates) and plan improvements. In essence: you ensure that sales reps always have a steady flow of qualified conversations lined up. Key Metrics for Success (KPIs): - Daily/weekly call and email activity targets met. - Appointments booked per week/month (per client benchmarks). - Show rate of scheduled meetings (≥ 70–80%). - CRM hygiene: 100% of interactions logged accurately. - Positive feedback from sales reps on handoff quality. Interview Process: - Initial Phone Screen - Video Interview with Pavago Recruiter - Practical Task (e.g., roleplay scheduling a call with a prospect, or log sample leads into CRM + schedule mock appointments) - Client Interview with Sales Team - Offer & Background Verification


