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Virtual Assistant, Bookkeeping Administrator
Location
Philippines
Posted
69 days ago
Salary
$1.3K - $1.8K / month
Seniority
Mid Level
Job Description
Virtual Assistant, Bookkeeping Administrator
Hunt St
• Assist with data entry, including supplier invoices, expenses, and receipts • Provide basic reconciliation support and maintain accurate financial records • Liaise with the internal team to ensure correct coding and allocation • Prepare and maintain itemised pricing schedules for interior styling projects • Accurately input product selections, quantities, and pricing • Ensure consistency between design selections and client-facing documentation • Update schedules as projects evolve • Assist in preparing client-facing documents, including furniture schedules, presentation decks, and branded templates • Ensure all documents are visually consistent and aligned with brand standards • Support project tracking, task management, and workflow accuracy • Update project statuses, timelines, and key milestones • Assist with task allocation and follow-ups across projects • Maintain organised digital files and folders • Assist with documentation, process management, and general administrative tasks as required
Job Requirements
- At least 1-2 years’ experience as a Virtual Assistant, providing support in bookkeeping, project coordination, and client-facing presentations.
- Must have experience using Xero
- Highly proficient in Excel, including use of advanced formulas, data validation and reporting to ensure accuracy across pricing schedules and project tracking
- Highly proficient in Asana or Monday.com, with the ability to manage multiple projects, track tasks, maintain timelines and ensure nothing is missed across workflows
- Strong working knowledge of Canva
- Exceptional attention to detail and accuracy
- Strong organisational and time management skills
- Ability to follow processes and work independently
- Ideal Candidate**
- Experience working in design, styling, or property-related businesses (preferred)
- Experience working in bookkeeping
- Excellent communication skills
- Proactive, reliable, and systems-oriented
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