Role Description We are seeking a highly organized and customer-oriented Virtual Receptionist to join our team. As a Virtual Receptionist, you will be responsible for managing all incoming calls and emails, providing excellent customer service, and assisting with administrative tasks. This is a full-time, remote position. - Answer and direct incoming calls and emails in a professional and timely manner - Greet and assist visitors to the virtual office - Provide information to callers and respond to inquiries - Schedule and confirm appointments and meetings - Maintain and update company contact lists and databases - Assist with administrative tasks such as data entry, filing, and organizing documents - Monitor and respond to customer reviews and feedback on various platforms - Collaborate with team members to ensure efficient and effective communication and workflow - Uphold company policies and procedures in all interactions with customers and colleagues Qualifications - High school diploma or equivalent - 1-2 years of experience in a customer service or administrative role - Excellent verbal and written communication skills - Proficient in Microsoft Office and other basic computer skills - Strong organizational and time-management skills - Ability to multitask and prioritize tasks effectively - Positive attitude and strong work ethic - Ability to work independently and as part of a team - Previous experience with virtual receptionist software or phone systems is a plus Requirements - This is a full-time, remote position based in Chicago, IL. - The Virtual Receptionist will work from their own home office and must have a reliable high-speed internet connection. - Occasional travel may be required for company meetings or events. Benefits - Competitive salary - Health, dental, and vision insurance - Paid time off - Retirement savings plan - Professional development opportunities - Collaborative and supportive work environment

Role Description Are you an experienced Personal Injury Demands Manager looking for an opportunity to lead a high-performing team while working remotely? The Ward Law Group is one of the fastest-growing plaintiff personal injury firms in the United States. We're seeking a bilingual (English/Spanish) leader to oversee our Demand Department, improve operational performance, coach team members, and help deliver outstanding results for our clients. If you thrive in a fast-paced environment, enjoy developing people, and have experience leading personal injury teams, we'd love to hear from you. What You'll Do - Lead and coach the Demand Department team - Monitor department productivity and quality - Conduct performance reviews and coaching sessions - Improve workflows and operational efficiency - Review KPIs and reporting - Partner with firm leadership on department initiatives - Ensure timely demand preparation and case progression - Resolve escalated client or operational issues - Support hiring, onboarding, and employee development - Foster a culture of accountability and excellence Qualifications - Minimum of 3 years of management experience required - Legal industry experience required; experience within a Plaintiff Personal Injury law firm strongly preferred - Experience managing teams in performance-driven environments with measurable productivity and quality standards - Experience conducting performance reviews, coaching conversations, audits, and performance improvement initiatives - Strong leadership, organizational, and team development skills - Ability to analyze data, identify trends, and implement process improvements - Strong written and verbal communication skills - Ability to manage multiple priorities and deadlines in a fast-paced environment - Proficiency with case management systems, reporting tools, and Microsoft Office applications - Reliable attendance, professionalism, and accountability - Fluency in both English and Spanish required Preferred Qualifications - Experience managing Demand, Pre-Litigation, Case Management, or Personal Injury operations teams - Experience using Litify (Salesforce), Filevine, or similar legal case management platforms - Experience implementing workflow improvements, automation initiatives, and operational efficiencies - Experience supporting departmental growth, workforce planning, and leadership development initiatives Benefits - Paid Time Off: All employees who work 30 hours per week and above qualify for Paid Time Off. You will accrue a total of 4.62 hours per pay period for a total of three (3) weeks per year. - Health Benefits: All employees who work 30 hours per week and above will be eligible for benefits starting on the 1st day of the month following their start date. The firm covers a fixed amount which typically covers 40 - 65% of the employee premium, depending on the selected plan. The medical insurance plans include options for national coverage and free mental health services. There are also dental plans (with unlimited coverage) and vision plans to choose from at the employee’s expense. - Disability Benefits: All employees who work 30 hours per week will have Short-term and Long-term Disability benefits, paid for by the firm. - Life Insurance: For all employees who work 30 hours per week and above, the firm provides 1X earnings life insurance coverage paid for by the firm. In addition, you will receive a Firm paid accidental death and dismemberment benefit that matches your life insurance coverage. Supplemental insurance options include Critical Illness, Accident, Cancer, Hospital Confinement Indemnity insurance, Term Life insurance, and Whole life insurance. - Retirement: All employees who work 30 hours per week and above qualify for the 401(K) plan. After the employee completes one year of service, the firm will match 100% of the first 3% of employee contributions and 50% on the next 2%, with immediate vesting.

Role Description Im Auftrag unseres Klienten T. Eilers & Partner suchen wir Verstärkung im Bereich Büromanagement und Organisation (m/w/d). Eilers & Partner ist eine Unternehmensberatung, die kleine und mittelständische Unternehmen sowie private Haushalte dabei unterstützt, Einnahmen und Ausgaben strukturiert zu optimieren. Klare Abläufe, digitale Prozesse und eine zuverlässige Umsetzung bilden die Grundlage dieser Arbeit. - Du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert. - Organisation und Koordination interner sowie externer Abläufe. - Planung und Unterstützung von Terminen und Online-Meetings. - Kommunikation mit Kunden, Bewerbern und dem Team. - Bearbeitung von Anfragen per Telefon, E-Mail und Chat. - Unterstützung des digitalen Büromanagements. Qualifications - gerne organisierst und den Überblick behältst. - eigenverantwortlich und zuverlässig arbeitest. - klar und wertschätzend kommunizierst. - Freude an digitalen Arbeitsweisen hast. - sicher mit MS Office umgehst. - deinen Wohnsitz oder Zweitwohnsitz in Deutschland hast. Benefits - Ab 8 - 15 Stunden / Woche, mtl. Verdienst 530 Euro - 2.750 Euro je nach Qualifikation. - Teilzeit, Vollzeit und Selbstständig (z.B.: Virtuelle Assistenz) möglich und das Einkommen wird entsprechend angepasst. - 100 % digitales Arbeiten – ortsunabhängig innerhalb Deutschlands. - Strukturierte Einarbeitung und moderne digitale Prozesse. - Leistungsorientierte Vergütung mit Entwicklungsperspektive. - Persönliche und fachliche Weiterbildung. Company Description Claudia Buhl unterstützt Unternehmen dabei, nachhaltig zu wachsen. Als zuverlässiger Recruiting- und Consulting-Partner bringen wir Unternehmen mit den passenden Persönlichkeiten zusammen und begleiten unsere Mandanten von der Stellenausschreibung bis zur erfolgreichen Besetzung offener Positionen. - Professionalität, Diskretion und Effizienz bilden dabei die Grundlage unseres Handelns. - Wir legen besonderen Wert auf Persönlichkeit, Potenzial und nachhaltige Partnerschaften. - Moderne digitale Prozesse, professionelle Arbeitsabläufe und eine wertschätzende Kommunikation prägen unsere tägliche Zusammenarbeit.

Role Description Du bist die rechte Hand, das Organisationsgenie und der wichtigste Sparringspartner für unser Gründer-Team. In dieser abwechslungsreichen Position ist deine Hauptmission klar: - Uns im operativen Tagesgeschäft maximal den Rücken freizuhalten, damit wir uns auf das strategische Wachstum konzentrieren können. - Du bist ein echtes Multitalent, denkst proaktiv mit und packst genau dort an, wo es gerade brennt. Deine Aufgaben im Detail: - Daten- & Office-Management: Du baust und pflegst übersichtliche Tabellen (Google Sheets/Excel), erstellst professionelle, ansprechende Präsentationen (Google Slides/PowerPoint) und hältst unsere internen Systeme strukturiert. - Finanzadministration & Sales-Support: Du unterstützt uns im Daily Business, schreibst Angebote, erstellst Rechnungen und übernimmst vorbereitende Aufgaben für unsere Buchhaltung. - Kommunikation & Schnittstelle: Du bist das sympathische Aushängeschild nach außen. Du tätigst wichtige Anrufe und telefonierst bzw. korrespondierst absolut stilsicher mit unseren Partnern, Dienstleistern und Kunden. - Event- & Reisemanagement: Von der Idee bis zur Umsetzung: Du planst und organisierst unvergessliche Workations, Teamevents sowie die allgemeine Termin- und Reisekoordination für interne und externe Teilnehmer. - Operatives Allround-Management: Von A wie Anrufe bis W wie Workation-Planung – du übernimmst eigenständig wechselnde Ad-hoc-Projekte und administrative To-dos, die im Startup-Alltag anfallen. Qualifications - Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder bringst durch relevante Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management- oder Startup-Umfeld das nötige Handwerkszeug mit. - Du bist ein echter Generalist, liebst die Abwechslung und denkst immer einen Schritt voraus. Monotone Routinen sind nichts für dich. - Du arbeitest hochgradig selbstständig, zuverlässig und behältst auch dann die Ruhe und den Überblick, wenn viele verschiedene To-dos parallel anstehen. - Durch die tägliche Anwendung bist du absolut routiniert im Umgang mit der Google Suite (insb. Sheets & Slides), MS Office, Slack und ähnlichen digitalen Tools. - Du hast eine positive Ausstrahlung, bist serviceorientiert und hast echte Freude am direkten (telefonischen) Kontakt mit Partnern und Kunden. - Du suchst keine Position zum reinen Verwalten. Du bist energetisch, lösungsorientiert und möchtest aktiv anpacken, um spürbaren Impact zu liefern. Benefits - Du spielst eine Schlüsselrolle für den Erfolg der nächsten Generation von erfolgreichen Startups. - Du entwickelst mit uns ein erstklassiges Netzwerk von Organisationen und Personen in der Startup-Welt. - Wir setzen auf kurze Kommunikationswege, ein offenes Miteinander, arbeiten eng und motiviert an gemeinsamen Zielen und wachsen täglich über uns hinaus. Sei dabei und gestalte die Arbeitskultur aktiv mit. - Eigenverantwortung mit spürbarem Impact für neue Ventures und Geschäftsmodelle. - Du kommst in den Genuss langfristiger persönlicher Entwicklungsmöglichkeiten und einer fairen Vergütung sowie Sachzuwendungen.