Bookkeeper and Office Manager- Hybrid Xzito Creative Solutions, LLC 2820 Hartford Avenue, Johnston, RI Full Time Hybrid | Johnston, RI | $45K–$70K Based on Experience THE OPPORTUNITY Most bookkeeper job postings ask for someone to maintain the books. This one asks for someone to own them. Xzito is a growth marketing and strategy firm that has served founders for over two decades. We don’t need someone to process transactions in the background. We need a bookkeeper who understands that accurate financials drive real business decisions, and wants a seat at that table. You’ll manage the full financial operation of a project-based agency. That means AP/AR, payroll, reconciliations, month-end close, job costing by client and project, and keeping our systems tight. You’ll work directly with leadership, surface insights that affect how we price, bill, and operate, and you’ll help us build better financial processes as we grow. Our primary system is Workamajig (agency project management + accounting). We’ll train you on it—but you need to show up with strong bookkeeping fundamentals and a willingness to learn fast. WHAT YOU’LL OWN - Full-cycle bookkeeping: Maintain accurate, up-to-date financial records across all accounts. - AP/AR management: Process invoices, payments, and collections. Chase what’s owed. Keep cash flow visible. - Payroll: Run payroll for employees and contractors, track PTO, and support compliance. - General ledger: Record journal entries, ensure proper categorization, and maintain the integrity of all financial data. - Reconciliations: Complete regular bank and credit card reconciliations. Identify and resolve discrepancies, don’t let them pile up. - Month-end close: Lead the close process and prepare financial reports that leadership can actually use. - Job/project costing: Track and allocate expenses by project and client so we know exactly where we’re profitable, and where we’re not. - System accuracy: Maintain clean project financials in Workamajig and ensure data integrity across platforms. - Leadership collaboration: Surface trends, flag risks, recommend improvements. You’re not just reporting numbers—you’re informing decisions. - Operational support: Pitch in on general admin and operational tasks when the team needs it. WHAT WE’RE LOOKING FOR Required: - QuickBooks Online (QBO) proficiency: 5+ years of hands-on experience (QBO specifically; QuickBooks Desktop alone won’t cut it) - Full-cycle bookkeeping experience in a small business environment, with the ability to manage the books independently - Strong understanding of accounting principles and financial processes - High attention to detail, accuracy, and a problem-solving mindset - Clear, direct communicator—comfortable asking questions, raising concerns, and speaking up Strongly Preferred: - Job costing or project-based accounting experience (tracking profitability by client, project, or engagement) - Payroll processing experience, including contractor payments and PTO tracking - Experience in an agency, professional services, or project-based business - Familiarity with Workamajig (a plus, not a requirement—we’ll train you) - Associate’s or Bachelor’s degree in accounting, finance, or related field (or equivalent hands-on experience) WHO THRIVES HERE This role is built for someone who: - Wants ownership, not just assignments. You take pride in the end-to-end accuracy and impact of your work. - Is proactive and resourceful. You don’t wait to be told what to do. You see what needs to happen and move. - Thinks like a business partner, not just a bookkeeper. You understand that financials inform strategy. - Is comfortable working closely with leadership—sharing ideas, pushing back when needed, and speaking up. - Thrives in a small-to-mid-sized business where your work has direct, visible impact. - Wants to improve processes, not just follow them. - Is adaptable. Our systems and processes are evolving—and you’ll help shape them. This role is NOT for someone who: - Wants to work in a silo with no interaction with leadership - Needs highly structured, repetitive daily routines that never change - Is uncomfortable being asked for their opinion or being part of business conversations SCHEDULE & LOCATION This is a full-time position, Monday through Friday, typically between 9:00 a.m. and 5:00 p.m. This role is hybrid, with an expectation to work from our Johnston, RI office 3–4 days per week, and the flexibility to work remotely 1 day per week. WHY JOIN XZITO - Your voice matters. You’ll work directly with leadership and have real input on how we price, bill, close, and operate. This isn’t lip service—we mean it. - Small team, real impact. Your work will directly influence how the business runs. You won’t be one of many—you’ll be someone we rely on. - Ownership and growth. This is more than maintaining the books. You’ll take ownership, improve processes, and grow your skills and career. - A values-driven team. We operate on teamwork, integrity, excitement, growth, and respect. We expect ownership, accountability, and continuous improvement from everyone—including ourselves.

Wir sind PENEMUE! Wir sind ein TrustTech-Startup aus dem Schwarzwald mit Teams in Freiburg und Hamburg. Unsere Mission ist es, die digitale Kommunikation sicherer zu machen, indem wir Menschen der Öffentlichkeit, Organisationen und Institutionen vor Online-Hass, digitaler Gewalt und Desinformation schützen. Als Backoffice-Assistenz (m/w/d) mit Schwerpunkt Buchhaltung in Teilzeit wirst du ein wichtiger Teil unseres dynamischen Teams sein. Du unterstützt uns dabei, unsere Finanzen im Griff zu behalten und trägst so zur Stabilität und zum Wachstum unseres Unternehmens bei. Wir schätzen Vielfalt, Kreativität und eine positive Arbeitsatmosphäre, in der jede Stimme zählt. Wenn du gerne Verantwortung übernimmst und in einem inspirierenden Umfeld arbeiten möchtest, dann bist du bei uns genau richtig. Werde Teil unserer Vision, die digitale Welt zu einem besseren Ort zu machen! Aufgaben - Unterstützung bei der Buchhaltung und Finanzverwaltung, inklusive der Bearbeitung von Rechnungen und der Pflege der Finanzdaten. - Organisation und Koordination von Büroabläufen, um den reibungslosen Betrieb des Unternehmens sicherzustellen. - Vorbereitung von Finanzberichten und Unterstützung bei der Erstellung von Budgetplänen. - Kommunikation mit externen Dienstleistern und Partnern (Steuerkanzlei, Wirtschaftsprüfer), um administrative Angelegenheiten zu klären. - Unterstützung des Teams bei allgemeinen administrativen Aufgaben und Projekten. Qualifikation - Erfahrung in der Buchhaltung und im Backoffice-Management - Sicherer Umgang mit Buchhaltungssoftware und MS Office-Anwendungen, sowie DATEV (Unternehmen online, Auftragswesen next) - Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Detailgenauigkeit - Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch, sowohl mündlich als auch schriftlich - Fähigkeit zur eigenständigen Arbeit sowie zur Zusammenarbeit im Team (Remote) Benefits Warum PENEMUE? - Frühes Startup mit echtem Gestaltungsspielraum - Direkte Zusammenarbeit mit dem Gründerteam und hohe Eigenverantwortung - Flexibles Arbeiten: Remote-first, persönlicher Austausch in Freiburg und Hamburg - Teilzeit: Wir suchen Teilzeit in einem Umfang, der gut zu deinem Leben passt - Sinnstiftender Impact: Technologie, die Menschen schützt und demokratische Prozesse stärkt Wir freuen uns auf dich!

TaxTalente ist eine junge Job-Matching Plattform für Jobsuchende und Unternehmen in der Steuerberatung. Unser Anspruch ist es, Bewerbern in der Steuerberatung das Leben zu vereinfachen und ihnen zu ihrem Traumjob zu verhelfen. Auf Basis deiner Wünsche können wir dir deinen passenden Job, aus der Vielzahl von Top-Kanzleien in unserem deutschlandweiten Netzwerk vorschlagen und dir vollumfänglich mit unserer Expertise beratend zur Seite stehen. Derzeit suchen wir nach einer Steuerfachkraft (Steuerfachangestellter, Steuerfachwirt oder Bilanzbuchhalter) für eine unserer Partner-Kanzleien in Bochum. Falls du woanders wohnst, ist dies kein Problem, da 100% Homeoffice ebenfalls möglich ist. Bei Rückfragen kannst du dich gerne jederzeit (auch nach deinem Feierabend) direkt telefonisch an Herrn Becker-Koch über folgende Nummer wenden: 015901431130 Aufgaben Dein Aufgabenbereich kannst du dir auf Basis deiner persönlichen Präferenzen selbst aussuchen. - Erstellung von Finanzbuchhaltungen für Unternehmen unterschiedlicher Größenklassen (optional Lohnbuchhaltung) - Vorbereitung und Erstellung von Jahresabschlüssen - Erstellung von betrieblichen und privaten Steuererklärungen - Korrespondenz mit Mandanten, Behörden und Ämtern - Unterstützung bei Digitalisierungsmaßnahmen - Weitere individuell wählbare Tätigkeitsbereiche, die deinen Interessen entsprechen Qualifikation Am Ende sollte es für beide Seiten passen. Deshalb wäre es gut, wenn du dich in den nachfolgenden Punkten wiederfindest. - Kommunikative Art und Freude am Austausch mit Mandanten - Sorgfältige, effiziente und gewissenhafte Arbeitsweise - Offen für eine digitale Arbeitsweise - Leidenschaft für steuerliche Themen Benefits Du hast genug von 0815 Benefits, von denen du nicht wirklich profitierst? Dann solltest du einen Blick auf die nachfolgenden Benefits werfen. - Außerordentliche Vergütung zwischen 52.000€ und 85.000€ / Jahr - Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten sowie die Option auf 100% Homeoffice - Nettolohnoptimierung mit monatlichen 50,00€ Sachbezugsgutscheinen - Umfangreiche Unterstützung bei Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen und ein persönlicher Mentor - Modernste Ausstattung mit digitalen Prozessen - Starker Teamzusammenhalt und regelmäßige Teamevents Schnell, unkompliziert und effizient deinen Traumjob finden – ein Versprechen an dich, dass wir aufgrund unseres selektiven, breit gefächerten und deutschlandweiten Kanzleinetzwerks halten werden. Deine Vorteile mit uns auf einen Blick: - Du führst keine unsinnigen Bewerbungsgespräche mehr, bei denen du während des Bewerbungsprozesses merkst, dass es (bspw. wegen des Gehalts) sowieso nicht passt - wir klären vor deinem Bewerbungsgespräch all deine mit uns besprochenen Kriterien mit der Kanzlei ab. - Wir führen deine Gehaltsverhandlungen und kennen die Gehaltsstrukturen der Branche dabei bestens - 100% Anonymität – solange du uns nicht das „Go“ gibst und einem Kennenlernen mit deinem neuen potentiellen Arbeitgeber zustimmst, erfährt niemand von deinem Namen oder deinen bisherigen Arbeitgebern – deine dir wichtigen Kriterien können wir auch zunächst anonym mit unseren Partnerkanzleien klären - Attraktive Kanzleien – die Kanzleien in unserem breit gefächerten Kanzleinetzwerk sind selektiv ausgewählt und heben sich klar von “normalen” Kanzleien ab (z.B. hinsichtlich der Vergütung, Benefits, Hierarchien, Digitalisierungsgrad, Ausstattung etc.) - Und das Beste: Unser gesamter Service ist unverbindlich und völlig kostenfrei für dich

TaxTalente ist eine junge Job-Matching Plattform für Jobsuchende und Unternehmen in der Steuerberatung. Unser Anspruch ist es, Bewerbern in der Steuerberatung das Leben zu vereinfachen und ihnen zu ihrem Traumjob zu verhelfen. Auf Basis deiner Wünsche können wir dir deinen passenden Job, aus der Vielzahl von Top-Kanzleien in unserem deutschlandweiten Netzwerk vorschlagen und dir vollumfänglich mit unserer Expertise beratend zur Seite stehen. Derzeit suchen wir nach einer Steuerfachkraft (Steuerfachangestellter, Steuerfachwirt oder Bilanzbuchhalter) für eine unserer Partner-Kanzleien in Duisburg. Falls du woanders wohnst, ist dies kein Problem, da 100% Homeoffice ebenfalls möglich ist. Bei Rückfragen kannst du dich gerne jederzeit (auch nach deinem Feierabend) direkt telefonisch an Herrn Becker-Koch über folgende Nummer wenden: 015901431130 Aufgaben Dein Aufgabenbereich kannst du dir auf Basis deiner persönlichen Präferenzen selbst aussuchen. - Erstellung von Finanzbuchhaltungen für Unternehmen unterschiedlicher Größenklassen (optional Lohnbuchhaltung) - Vorbereitung und Erstellung von Jahresabschlüssen - Erstellung von betrieblichen und privaten Steuererklärungen - Korrespondenz mit Mandanten, Behörden und Ämtern - Unterstützung bei Digitalisierungsmaßnahmen - Weitere individuell wählbare Tätigkeitsbereiche, die deinen Interessen entsprechen Qualifikation Am Ende sollte es für beide Seiten passen. Deshalb wäre es gut, wenn du dich in den nachfolgenden Punkten wiederfindest. - Kommunikative Art und Freude am Austausch mit Mandanten - Sorgfältige, effiziente und gewissenhafte Arbeitsweise - Offen für eine digitale Arbeitsweise - Leidenschaft für steuerliche Themen Benefits Du hast genug von 0815 Benefits, von denen du nicht wirklich profitierst? Dann solltest du einen Blick auf die nachfolgenden Benefits werfen. - Außerordentliche Vergütung zwischen 52.000€ und 85.000€ / Jahr - Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten sowie die Option auf 100% Homeoffice - Nettolohnoptimierung mit monatlichen 50,00€ Sachbezugsgutscheinen - Umfangreiche Unterstützung bei Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen und ein persönlicher Mentor - Modernste Ausstattung mit digitalen Prozessen - Starker Teamzusammenhalt und regelmäßige Teamevents Schnell, unkompliziert und effizient deinen Traumjob finden – ein Versprechen an dich, dass wir aufgrund unseres selektiven, breit gefächerten und deutschlandweiten Kanzleinetzwerks halten werden. Deine Vorteile mit uns auf einen Blick: - Du führst keine unsinnigen Bewerbungsgespräche mehr, bei denen du während des Bewerbungsprozesses merkst, dass es (bspw. wegen des Gehalts) sowieso nicht passt - wir klären vor deinem Bewerbungsgespräch all deine mit uns besprochenen Kriterien mit der Kanzlei ab. - Wir führen deine Gehaltsverhandlungen und kennen die Gehaltsstrukturen der Branche dabei bestens - 100% Anonymität – solange du uns nicht das „Go“ gibst und einem Kennenlernen mit deinem neuen potentiellen Arbeitgeber zustimmst, erfährt niemand von deinem Namen oder deinen bisherigen Arbeitgebern – deine dir wichtigen Kriterien können wir auch zunächst anonym mit unseren Partnerkanzleien klären - Attraktive Kanzleien – die Kanzleien in unserem breit gefächerten Kanzleinetzwerk sind selektiv ausgewählt und heben sich klar von “normalen” Kanzleien ab (z.B. hinsichtlich der Vergütung, Benefits, Hierarchien, Digitalisierungsgrad, Ausstattung etc.) - Und das Beste: Unser gesamter Service ist unverbindlich und völlig kostenfrei für dich