• Execute high-volume administrative tasks with accuracy and within defined SLAs • Maintain and update internal trackers, databases, and operational reports • Support workflow coordination and case/task follow-through across teams • Ensure documentation completeness, quality, and compliance with process standards • Manage email correspondence, scheduling, and follow-ups with internal and external stakeholders • Assist in process improvement initiatives and operational optimization efforts • Provide cross-functional support during peak periods or changing business needs • Adhere to data security, confidentiality, and compliance requirements

Fishtank Consultancy ist eine HR- und Digitalberatung mit Fokus auf internationale Projekte. Wir unterstützen Unternehmen bei der Weiterentwicklung ihrer HR-Systeme und Prozesse. Zur Erweiterung unseres Teams suchen wir ein neues Teammitglied. Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung zusammen und unterstützt internationale Projekte. Die Rolle erfordert eine strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, in einem internationalen und mehrsprachigen Umfeld sicher zu agieren. Dies ist eine Einstiegsposition in die Beratung mit klarer operativer Verantwortung und kein rein administrativer Assistenzjob. Aufgaben: Projekt- & PMO Support - Unterstützung bei der Koordination von Projektaktivitäten und Follow-ups - Erstellung und Strukturierung von Meeting-Notizen und Aufgabenlisten - Pflege einer klaren Projektdokumentation - Unterstützung in der Kommunikation mit internationalen und deutschsprachigen Kunden - Vorbereitung von Präsentationen und kundentauglichen Unterlagen Executive Assistant Support - Direkte Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft - Strukturierung und Priorisierung von Aufgaben und Themen - Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen - Unterstützung bei organisatorischen und operativen Themen Content & Social Media - Erstellung und Planung von Beiträgen für Social Media Plattformen auf Basis definierter Themen - Unterstützung bei der Strukturierung und Erstellung von Blogartikeln - Pflege und Aktualisierung von Website-Inhalten - Sicherstellung einer klaren und professionellen Kommunikation Operative Unterstützung - Strukturierung und Zusammenfassung von Informationen - Unterstützung bei internen und kundenspezifischen Dokumenten - Nachverfolgung von Aufgaben und Deadlines Requirements Sprachen - Deutsch: C1 (in Wort und Schrift) - Englisch: sehr gute Kenntnisse - Spanisch: gute Kenntnisse erwartet Standort - Wohnsitz in Spanien erforderlich - Remote-Arbeit möglich Reisebereitschaft - Bereitschaft zu gelegentlichen Reisen zu Kunden (vor allem DACH-Region) Erfahrung - 0–2 Jahre relevante Berufserfahrung - oder Studium im Abschluss mit praktischer Erfahrung Nice to Have - Erste Erfahrung im Consulting, PMO oder Assistenzbereich - Erfahrung im Umgang mit Social Media Plattformen oder Content-Erstellung - Interesse an HR-Technologie oder digitalen Prozessen Benefits Wir bieten - Mitarbeit in internationalen Projekten - Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung - Klare Struktur und Erwartungshaltung - Entwicklungsmöglichkeit in Richtung Beratung

• Calendar and schedule management • Email and inbox management • Meeting coordination and follow-ups • Task and time management • CRM and database management • Research and reporting • Project coordination • Executive support as needed • Use AI tools (e.g., ChatGPT or similar) to draft emails, summarize information, and improve workflows • Apply prompt engineering techniques to get high-quality outputs from AI tools • Identify repetitive tasks and automate processes where possible • Set up and manage tool integrations (e.g., Zapier, Make, API-based workflows) • Optimize workflows across tools like Asana, Slack, Notion, Google Workspace, CRM systems • Maintain and improve internal systems for efficiency and scalability • Support executives in leveraging AI for decision-making and productivity

• Executive & Calendar Management across multiple projects and time horizons • Project Coordination – track and provide updates on multiple initiatives • Communication Management Draft and manage email correspondence • Liaise with partners, clients, and collaborators • Support WhatsApp group coordination and general communication flow • Assist with content publishing (LinkedIn, Instagram, website, Substack) • Coordinate content pipeline and scheduling • Provide light design/admin support (Canva or similar tools advantageous) • Invoicing and basic financial coordination • Document preparation (presentations, proposals, summaries) • Travel and logistics coordination as required