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Spectrum Matters

Spectrum Matters is focused on empowering families and individuals affected by Autism Spectrum Disorder (ASD) by offering knowledge-driven strategies tailored to each person's potential to live their best life. We pride ourselves on delivering high-quality therapy through Registered Behavior Technicians (RBT) under the supervision of Board Certified Behavior Analysts (BCBA), maintaining excellence through ongoing training and research-based practices.

Administrative Assistant

Location

California

Posted

52 days ago

Salary

0

Seniority

Mid Level

English

Job Description

Administrative Assistant

Spectrum Matters

Spectrum Matters, a dedicated provider of Applied Behavior Analysis (ABA) services for children on the autism spectrum and other related disorders in South Dakota, is seeking a detail-oriented and proactive Administrative Assistant to join our committed team. Our organization is focused on empowering families and individuals affected by Autism Spectrum Disorder (ASD) by offering knowledge-driven strategies tailored to each person's potential to live their best life. We pride ourselves on delivering high-quality therapy through Registered Behavior Technicians (RBT) under the supervision of Board Certified Behavior Analysts (BCBA), maintaining excellence through ongoing training and research-based practices. As an Administrative Assistant at Spectrum Matters, you will play a critical role in supporting our comprehensive team by managing daily operations, facilitating communication between families and clinicians, and ensuring the smooth execution of administrative tasks. This position offers a meaningful opportunity to contribute to a mission-driven company that prioritizes effective ABA services and fosters the growth and integration of individuals with ASD into their communities. If you are organized, compassionate, and eager to support mental health care services within a dynamic environment, Spectrum Matters welcomes you to apply and become part of a team working to positively impact lives through dedicated care and professional excellence. Responsibilities - Manage daily office operations and maintain a well-organized work environment. - Answer phone calls, respond to emails, and communicate effectively with families, clinicians, and staff. - Schedule appointments, therapy sessions, and team meetings, coordinating calendars to optimize workflow. - Maintain and update client records, ensuring confidentiality and compliance with HIPAA regulations. - Assist with billing, insurance verification, and documentation required for service provision and reimbursement. - Support the collection and organization of data related to therapy services for progress tracking. - Coordinate training sessions and in-services for staff, ensuring logistical arrangements and materials are prepared.

Job Requirements

  • High school diploma or equivalent; Associate’s degree or higher preferred.
  • Proven experience in administrative roles, preferably within healthcare or mental health settings.
  • Strong organizational skills with exceptional attention to detail.
  • Excellent verbal and written communication skills.
  • Proficiency with office software including Microsoft Office Suite and electronic health record systems.
  • Ability to maintain confidentiality and adhere to privacy regulations such as HIPAA.
  • Capable of multitasking and managing priorities in a fast-paced environment with a compassionate and patient approach.

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Journey with Haylee logo

Destination Administrative Specialist (Remote)

Journey with Haylee

Great Fit For: Stay-at-home parents Military spouses Hospitality or customer service backgrounds Individuals seeking flexible remote work Anyone who enjoys organization and travel-related experiences What Happens Next? Selected applicants will be invited to a brief informational session where we'll provide: A closer look at day-to-day responsibilities Training and support details Available tools and resources Next steps and onboarding information Apply Today: If you enjoy helping people, staying organized, and being part of meaningful travel experiences, we'd love to connect with you.

Do you thrive in organized environments, enjoy helping others, and take pride in creating seamless experiences behind the scenes? We're currently seeking detail-oriented, reliable individuals to support clients by coordinating plans, managing logistics, and ensuring everything runs smoothly from start to finish. This is a fully remote opportunity designed for individuals who value flexibility, independence, and the ability to grow within a supportive, professional environment. No prior industry experience is required — comprehensive training and ongoing support are provided. What You'll Be Doing - Connect with clients to understand their preferences, needs, and expectations - Coordinate schedules, confirmations, and key details with accuracy - Provide clear, timely, and professional communication throughout the process - Manage logistics to ensure a smooth and stress-free client experience - Maintain organization while handling multiple moving parts What We're Looking For - Strong communication skills and a client-first mindset - Highly organized with strong attention to detail - Self-motivated and comfortable working independently - Tech-comfortable (email, apps, online platforms) - Positive, reliable, and eager to learn Experience in customer service, coordination, or planning is a plus, but not required. Why This Opportunity Stands Out - 100% Remote — work from anywhere - Flexible schedule — build around your lifestyle - Structured training + ongoing mentorship - Growth opportunities based on performance - Collaborative, supportive team environment Location Requirements Applicants must be authorized to work in: United States, United Kingdom, Mexico, Australia, LATAM, or Spain What to Expect Next Selected applicants will be invited to a brief, professional information session where we'll walk you through: - A closer look at the role and day-to-day responsibilities - Compensation structure and earning potential - Training, tools, and ongoing support - Next steps and how to get started This session is designed to give you a clear understanding of the opportunity and allow you to ask any questions before moving forward. Apply to Learn More If you're looking for a flexible, remote opportunity where you can develop valuable skills while supporting clients and creating meaningful experiences — we'd love to connect.

United States

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